Den fruktade frågan "Har du fem minuter på dig?" verkar på ytan vara relativt ofarlig; vem har inte fem minuter över? Alla vill hjälpa till - därför är du alltid villig att lägga ner det du gör för att lyssna på dina kollegors brännande frågor. Sedan kämpar du för att förstå sammanhanget i deras problem och ägnar dig åt den oundvikliga kunskapsöverföring som krävs för att komma ikapp deras tankeprocess.
På något sätt har fem minuter blivit 20 minuter. Du har lämnat ditt svar och de är nöjda med resultatet. Du kommer äntligen tillbaka till datorn och är redo att fortsätta där du slutade - men du fastnar: "Var var jag nu igen?"
Kontextväxeln som fortsätter att växla
När du försöker minnas det sista du gjorde, kommer det där "fem minuter långa" samtalet tillbaka till ditt minne: "Gav jag dem goda råd? Svarade jag fullständigt på deras fråga?" Du vet att det oväntade svar du just gav kommer att socialiseras med ditt namn på det. Var det det svar du skulle ha gett om du hade haft mer tid att tänka igenom det?
Du kanske känner att du behöver skicka ett uppföljningsmeddelande för att klargöra - vilket ger ytterligare 10 minuter till denna "femminutersfråga". Det tar dig ytterligare 15 minuter att återuppta det arbete du ursprungligen hade tänkt göra, 45 minuter efter schemat.
Hur Kanban hjälper
Kanban-tavlor möjliggör effektivare kommunikation än dessa "snabba" utbyten. Istället för att bara informera om var arbetet befinner sig kan ni diskutera hur ni kan föra arbetsuppgifterna framåt till ett framgångsrikt slutförande. Att visualisera arbetet gör kommunikationen sundare för både den som utför och den som observerar. Kommunikationen går också snabbare när båda sidor har en gemensam plats där de kan titta på arbetet.
Visualisera ditt arbete på en Kanban-tavla för att snabbt förmedla status, markera flaskhalsar i processen, identifiera blockerade uppgifter och visa kommentarer i samband med uppgiften på korten.
Avsätt tid för problemlösning
Kanban är ett mycket effektivt verktyg för att kommunicera aktuell status - men det är inte avsett att ersätta personlig kommunikation, särskilt inte när det gäller komplexa problemlösningar. Vissa problem kan lösas med ett kort möte mellan en eller två personer, medan andra problem kan lösas med hjälp av en gruppdiskussion.
Vi måste avsätta tid för informella samtal utan någon egentlig agenda, förutom att diskutera teamproblem som måste lösas. Teamsessioner ansikte mot ansikte ger ett forum för att dyka ner i komplexa problemlösningar, med en gemensam förståelse för sammanhanget och de aktuella frågorna. I Lean-världen kallas dessa sessioner för Lean Coffees. Att hålla regelbundna Lean-kaféer är ett utmärkt sätt att öva på ständiga förbättringar med ditt team.
Du kan använda en Kanban-tavla för att fånga upp viktiga ämnen mellan sessionerna. Låt alla i teamet lägga till kort (som representerar frågor som ska diskuteras) på denna tavla och håll ett regelbundet möte för att gå igenom den. Använd tavlan för att hålla diskussionerna fokuserade genom att flytta varje kort till de välkända banorna "Att göra, Att göra och Gjort".
Jag gillar att planera in möten i rad, samma dag, med andra gruppmedlemmar, så att vi kan tänka på att vårt sammanhang kommer att förändras snabbt. Genom att ha samtalen i rad kan vi minska tiden för kunskapsöverföring om andra har samma schema för mötena.
Avslutande reflektioner
Din hjärna arbetar enligt LIFO-metoden (Last In First Out), vilket innebär att det kan vara extremt skadligt för din produktivitet att byta sammanhang - särskilt om du mäts på det äldsta som finns på din att-göra-lista. Håll koll på teamets dagliga arbete på en Kanban-tavla för att eliminera behovet av statusuppdateringar och göra det lättare att återgå till arbetet om du blir avbruten. Använd en Kanban-tavla för att registrera teamets problem som behöver diskuteras och håll regelbundna teamträffar för att samarbeta för att lösa komplexa problem.
Om du ser någon på kontoret som har bråttom med ögonen nedfällda, gå till Kanban-tavlan för att få en aktuell status på deras uppgifter i stället för att stoppa dem för en "snabb" pratstund. Vi vill alla känna oss viktiga, behövda och hjälpsamma - så de flesta människor kommer sällan att välja att inte hjälpa dig om du ställer en fråga till dem. Men dessa goda intentioner kan vara kostsamma och leda till mer frustration med tiden i hela teamet.
Om man går från att arbeta i en miljö som inte använder visualisering av uppgifter till att arbeta i en miljö som lever av det, skulle det vara mycket svårt att gå tillbaka till det gamla sättet. Det är så mycket bättre att se ditt arbetsflöde och se hur vardagliga problem löses visuellt... samtidigt som du undviker onödiga och kostsamma kontextbyten.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
