För att gå från projekt till produkt och implementera värdeflödeshantering krävs det att hela organisationen, inklusive högre chefer, är med på tåget. Vid årets Planview Accelerate Customer Conference svarade ledande personer från hälso- och sjukvården och finansiella tjänster på frågor om deras beslut att påbörja denna resa, hur den påverkade värdeskapandet i deras organisation och vad de rekommenderar till organisationer som precis har börjat med sin omvandling.
I paneldiskussionen deltog Russell Moss, vice vd och teknikansvarig för divisionen, teknisk leverans och support på HCSC, Darrell Fernandes, tidigare chef för projektteknik på TIAA, och Emily Kelsey, strategisk kundansvarig på Planview.
Hur deras resa från projekt till produkt började
För fem år sedan började Moss leda övergången från projekt till produkt på HCSC. Han började med att skapa stabila, tvärfunktionella team som var och en fokuserade på en enda produktvärdesström. Denna struktur ersatte en projektbaserad modell där arbetet planerades ett år i förväg. Planeringen åtföljdes också av utarbetade färdplaner och budgetar.
I en anda av kontinuerlig förbättring började Moss snart få feedback från alla produktchefer. På frågan om hur deras team klarade av den nya produktorienterade modellen svarade alla chefer på samma sätt: "Det går inte jättebra, men jag känner mig säker på att mitt team är bäst."
Kort sagt, produktcheferna hade ingen koll på sina prestationer. I sin strävan efter större synlighet och kvantitativa mätningar började Moss experimentera med value stream management (VSM).
På TIAA hade Fernandes en liknande brist på synlighet. TIAA:s uppdrag är att hjälpa dem som undervisar, helar och tjänar att uppnå ekonomiskt välbefinnande. Som ideell organisation har det alltid högsta prioritet att ge kunderna värde, men det är svårt att veta vilka investeringar eller förändringar som kommer att ha störst effekt på kunderna. Behovet av att anpassa arbetet till kundvärdet var det som fick Fernandes att fokusera sin energi på VSM.
Hur VSM driver kontinuerlig förbättring
I dagens ekonomi är VSM viktigare än någonsin. Branschen upplever vad Fernandes kallar "ett krig om talanger", där många organisationer har brist på resurser eller kvalificerade anställda. Med tanke på bristen på talanger måste IT-organisationer optimera som galningar. Det är där VSM kommer in i bilden.
På HCSC och TIAA har värdeflödeshantering hjälpt cheferna att hitta flaskhalsar, investera mer avsiktligt, experimentera säkert med förändringar av arbetsflöden och främja en enhetlig, värdedriven kultur inom affärs- och IT-organisationerna.
Rekommenderad läsning: Övergång från projekt till produkt med Flow Framework
För Darrell är en av de största fördelarna med VSM att den ger den nödvändiga insynen för att fatta beslut om resursfördelning. Han använder Planviews VSM-lösning för att hitta flaskhalsar i värdeflöden och ta reda på var investeringarna kommer att få störst effekt.
"Jag tror att [VSM] hjälper oss som chefer och ledare att förstå var utmaningarna finns i grupperna", säger Fernandes. När han vet vilka team som behöver hjälp kan han vara "mycket strategisk och kirurgisk" när det gäller var han använder talanger och resurser.
VSM hjälper också Fernandes att förbättra förutsägbarhet och konsekvens genom att tillhandahålla en baslinje och realtidsdata om var arbetet samlas på hög. Med den här insynen i teamets pågående arbete är det lätt att experimentera med saker som gränser för pågående arbete (WIP) och strukturella förändringar för att förbättra baslinjerna.
Hur VSM överbryggar kommunikationsklyftan mellan grupper
Förutom effektivitetsvinster märkte Moss också en positiv förändring av organisationskulturen: "En av de saker vi identifierade tidigt var att genom att börja implementera Flow Framework och få produktchefer och team att tänka på värde... förbättrades deras partnerskap med kollegor som räknade med det värdet."
Flow Metrics gör det enkelt för företagsledare att förstå vad som händer i varje värdeflöde; de fungerar som ett gemensamt språk som överbryggar den kommunikationsklyfta som kan finnas mellan företag och IT.
“I’m on a journey to eliminate IT people using ‘business’ to describe ‘they’ instead of ‘business’ to describe ‘us’” says Moss. With Planview Viz®, Flow Metrics can be displayed alongside business results so that executives, product managers, and developers can see the direct impact of their work on business outcomes.
Moss avslutar: "I en digital värld kan det inte vara viktigare än att förena IT och affärsverksamhet för organisationens överlevnad."
Tips för att hantera förändringar
VSM går hand i hand med en it-produktmodell. En av de största utmaningarna när man implementerar VSM är att förändra organisationskulturen, dvs. att få alla med på produktbaserad IT, anpassa teamen till produktvärdesflöden och upprätthålla moralen under hela förändringen.
Moss och Fernandes gav några råd om hur man kan inleda och hantera förändringen:
- Få stöd i hela organisationen. Inte bara från andra chefer, utan även från produktchefer och team. För att få stöd för VSM tog Moss in kunskapsexperter och chefer från Planview för att prata med HCSC:s ledningsgrupp.
- Börja i liten skala. Ta det steg för steg genom att implementera VSM i ett team. Skapa sedan ett utbildningsprogram för andra team baserat på dessa erfarenheter och resultat. Detta påskyndar senare driftsättningar.
- Ha tålamod och styrka. Att införa Flow Framework är som att flytta till ett nytt land och försöka lära sig språket. "Du kan översätta och det går bra, men du måste tänka på modersmålet", säger Moss. Det tar tid att ändra hur produktchefer och team tänker på mätvärden för mjukvaruleverans, även om din VSM-lösning är snabb att implementera.
- Införliva flödesmått i OKR. Detta kommer att bidra till att öka de anställdas engagemang. Fernandes använder flödesrelaterade nyckelresultat för att dra en linje från programvaruleveransaktiviteter till affärsresultat, och i förlängningen till organisationens uppdrag.
Förändring är värt det
Efter att ha tillbringat månader med att försöka lista ut hur han skulle "hårdkoda" arbetsflödet genom sina system blev Moss "överväldigad" av Planviews mycket konfigurerbara och användarvänliga VSM-lösning. "[Det] presenterades för oss vid exakt rätt tillfälle", tillägger han.
Fernandes å sin sida valde Planview VSM på grund av den oöverträffade transparensen i dess flödesmätningar. "Det är väldigt tydligt hur du blir bättre", säger han, "och om du inte blir bättre kan du fokusera på de områden där det går åt fel håll."
Om du vill veta hur Planviews VSM-lösning kan förändra din organisation kan du besöka vår sida med produktlösningar .
