In the 1967 movie Cool Hand Luke, a brutal prison warden summarizes his chronic disconnect with rebellious convict Paul Newman by uttering what is arguably the biggest under-statement in history: “what we have here, is a failure to communicate.”
Vi har nu gått ett halvt sekel framåt, och exakt samma ord uttalas med samma grad av rättfärdig ilska. Men den här gången är det projektledare och andra organisatoriska chefer och ledare som inte kan förstå varför deras nya "funktionsfyllda" programvara för projekthantering har gjort allt sämre i stället för att förbättra synligheten, effektiviteten och resultatet.
![Bristande kommunikation_Den ödesdigra bristen hos konventionella programvaror för projektledning]()
Det här kom just in: Samtalen är viktiga!
Det här kom just in: Samtalen är viktiga!Grundproblemet här är inte en fråga om orientering, utbildning eller integration. Var och en av dessa faktorer - eller snarare deras ineffektivitet - kan bidra till krisen, men det är inte de som startar branden. Därför måste vi titta på något som är mycket större och mer grundläggande än vad någon mjukvarulösning någonsin skulle kunna vara: verkligheten själv.
Det vill säga, organisationslivet styrs inte uteslutande av formella kommunikationskanaler, riktlinjer, förfaranden och protokoll. Varje dag genereras en oöverskådlig mängd intelligens genom bra, gammaldags samtal. Ibland uppstår dessa samtal på nätet, t.ex. i chattrum, forum, sociala medier, eller genom IMs och e-post. Andra gånger uppstår de i korridorer, på parkeringsplatser, i lunchrum eller som ett resultat av vad Google kallar spontana "informella sammandrabbningar" mellan personer och team som arbetar med tvärfunktionella frågor.
Dessa samtal - som äger rum hela tiden, på alla nivåer och med alla intressenter, inklusive kunder - är ofta fulla av relevant och rik information som organisationer bör samla in och använda för att föra arbetsresan framåt. Så varför i hela världen gör de det inte? Det beror inte på att de inte vill, utan ironiskt nog på att deras programvara inte låter dem!
"Öppna dörrarna till kapseln, Hal"
Eftersom det är enklare att göra det definierar konventionell projektledningsprogramvara i huvudsak samtal som sker utanför de formella kanalerna som ovidkommande, ytliga, marginella och i slutändan meningslösa engagemang som inte "handlar om arbete" - och därför ignoreras de. Med andra ord: om kommunikationen inte formellt fångas upp av programvaran existerar den inte.
Det enda som är mer anmärkningsvärt än det absurda i denna aspekt är den uppenbart oacceptabla effekten: organisationer som belastas av sådan programvara missar i praktiken en stor mängd arbetsrelaterad kommunikation, inte på grund av vad som ingår i utbytet, utan enbart på grund av var och hur kommunikationen ägde rum.
För att hålla oss till våra filmreferenser har vi lämnat Cool Hand Luke bakom oss och kommit fram till 2001: A Space Odyssey, där den hjälpsamma datorn Hal visade sig vara farlig. Nej, det var inte en konventionell projektledningsprogramvara, men om Hollywood gör en ny film kommer konventionell projektledningsprogramvara säkerligen att vara med vid castingen.
Att åtgärda misslyckandet med att kommunicera
Lyckligtvis finns det ett sätt att åtgärda misslyckandet med att kommunicera. Detta kräver att man lämnar den konventionella programvaran för projekthantering och tar till sig ett centraliserat system för hantering av samarbete som faktiskt återspeglar verkligheten snarare än förkastar den genom att göra 3 viktiga saker:
- Gör det intuitivt, enkelt och praktiskt taget utan ansträngning att fånga informella, ostrukturerade konversationer som uppstår via IM, e-post, video, chatt och så vidare.
- Kopplar automatiskt den fångade kommunikationen till ett lämpligt och relevant strukturerat arbetsobjekt - t.ex. ett projekt, en aktivitet, ett dokument osv.
- Säkerställer att allt relevant kunskapskapital i organisationen - oavsett om det sker i styrelserummet eller runt det omtalade vattenkylaren - utnyttjas effektivt och ändamålsenligt för att föra arbetet framåt genom sin resa och mot fullbordan.
I slutändan, när ovanstående blir centrala egenskaper för att "få arbetet gjort" på daglig basis, får organisationer äntligen den belöning som de länge har blivit lovade av konventionell projektledningsprogramvara: tydligare synlighet än de någonsin har upplevt, så att de kan agera snabbare än de någonsin har trott var möjligt.
Tänker du att det är dags att byta från konventionell projektledning till samarbetsbaserad arbetsledning ? Registrera dig för en kostnadsfri produktvisning på begäran av Planview AdaptiveWorks prisbelönta lösning här .
