Om du är ny i projektledning kan du tycka att det är otroligt svårt att delegera uppgifter, spåra resurser och hålla kontakten med teammedlemmarna. Tanken på att jonglera med flera ansvarsområden samtidigt kan till och med vara lite överväldigande - oroa dig inte, det är normalt. Den goda nyheten är att bra projektledningsmetoder är ett bra sätt att se till att tidsfristerna hålls i tid och på ett effektivt sätt. Och för att uppnå detta måste du först utveckla en handlingsplan som håller kommunikationskanalerna öppna mellan avdelningar och team, så att alla som är involverade i ett projekt alltid vet vad som förväntas av dem. Läs mer om detta i våra tips för nya projektledare.
Det är viktigt att komma ihåg att det inom projektledning inte finns någon universallösning för att hantera team. Alla projekt är olika och innan projektledarna kan utforma en effektiv strategi måste de ta hänsyn till följande:
- Typ av projekt som förvaltas.
- kundernas och intressenternas behov och förväntningar
- organisationens stadgar och riktlinjer
Framför allt måste du ta hänsyn till den bransch du arbetar i när du skapar en projektplan. Metoder för att nå projektmålen inom ett område som IT kan inte nödvändigtvis överföras till en bransch som byggbranschen och vice versa. Men när det gäller allmänna organisatoriska färdigheter, planering och problemlösning finns det några grundläggande tips som kan hjälpa dig att hålla koll på dina projekt från början till slut.
- Börja med en formell projektstart
Det sista du vill göra är att gå in i ditt projekt oförberedd - särskilt om du är ny i projektledning. Genom att anordna en formell projektstartssession kan du få kontakt med alla som är involverade i projektet, från teammedlemmar till intressenter, innan projektet officiellt inleds. Även om detta kan låta onödigt är det ett bra sätt att se till att alla som är involverade i projektet är på samma sida. Här är några saker som du vill bekräfta under startmötet:
- Dina intressenters mål och förväntningar.
- De resurser som finns tillgängliga för att slutföra projektet.
- Projektets omfattning och tidsram.
Om du väljer att genomföra startmötet per telefon eller ett personligt möte beror på hur stort teamet är och hur tillgängligt det är. Det behöver inte nödvändigtvis vara en lång och omfattande process så länge alla inblandade kan samlas och komma överens om alla viktiga detaljer.
2. Granska detaljerna med ditt team
Det är mycket troligt att kunden/intressenterna ger dig en lista med krav innan projektet startar. Om du inte har denna lista, se till att be om den under projektstarten, eftersom den kommer att hjälpa dig att bättre förstå vilka resultat du bör arbeta för att uppnå.
Dessutom vill du involvera ditt team i planeringen när du har fått den här informationen. Det är de som aktivt kommer att arbeta för att uppnå dessa mål, så det är en bra idé att dra nytta av deras kunskap och erfarenhet när du skapar din handlingsplan. Det skapar inte bara en bättre sammanhållning mellan dig och dina medarbetare, utan ger dig också en uppfattning om vad ditt team kan åstadkomma inom en viss tidsram.
3. Följ alltid upp utvecklingen
En konsekvent rapportering är en viktig del av god projektledning. Utan den kan chefer och teammedlemmar inte mäta sina framsteg på ett korrekt sätt, vilket kan hindra dem från att hålla tidsfristerna. Tack vare projektledningsteknik är det enklare än någonsin att följa upp hur dina projekt fortskrider. Med funktioner som Gantt-diagram och Kanban-tavlor kan du alltid se hur mycket dina team har åstadkommit och hur långt de är från mållinjen.
4. Håll dig uppdaterad om budgetering
Projekt misslyckas inte på grund av för stora utgifter. De misslyckas när cheferna inte håller koll på budgeten. Ett av de vanligaste misstagen som nya projektledare gör är att de inte håller koll på budgeten efter att projektet har inletts. Som regel bör du utvärdera projektbudgeten en gång i veckan. Om du överskrider budgeten med en liten summa, till exempel 10 %, kan du justera och hålla projektet igång på ett smidigt sätt. Men om du inte upptäcker överutnyttjande förrän du har gått 50% eller 60% över din budget kan du vara för långt borta för att rädda ditt projekt.
5. Använd en smart lösning för projekthantering
Tekniska framsteg har gjort projektledning enklare än någonsin, särskilt för nya chefer. När du väljer ett verktyg för projekthantering är det viktigt att välja en plattform som är kraftfull och samtidigt lätt att använda. Plattformar som erbjuder många sällan använda funktioner kan verka tilltalande, men de kan vara överväldigande att navigera i. Därför rekommenderas det att välja ett verktyg som är särskilt utformat för projektledning.
Viktiga funktioner att leta efter i en mjukvarulösning är bland annat:
- Sömlös kommunikation mellan avdelningar och gruppmedlemmar.
- Visuell representation av framsteg som uppdateras i realtid när gruppmedlemmarna slutför uppgifter.
- Möjligheten att lägga till, ta bort och ändra uppgifter i takt med att arbetets omfattning förändras.
Är du en oavsiktlig projektledare som råkade hamna i en ledarposition utan någon tidigare utbildning? I så fall är ProjectPlace perfekt för dig. Den intuitiva plattformen är tillräckligt enkel för att passa nya och tillfälliga chefer, samtidigt som den är tillräckligt kraftfull för att uppfylla behoven hos traditionella projektledare.
ProjectPlace gör det enklare för team att samarbeta i projekt, planera tidsfrister och dela information var som helst i världen. Med Gantt-diagram och Kanban-tavlor kan teammedlemmarna nå sina mål snabbare och projektledarna kan följa upp resultatet på ett effektivare sätt.
Läs mer om ProjectPlace och hur det kan användas för att förbättra arbetsflödet för projektledning.
