Det går inte att förneka att dagens arbetsliv är snabbfotad och högteknologisk, och projektgrupper måste anpassa sina kommunikationsmetoder för att hålla jämna steg med konkurrenterna. Gantt-diagram ger den nödvändiga projektöversikten och flexibiliteten för att hålla sig på rätt spår och uppfylla projektmålen. Men du kanske inte känner till Gantt-diagram eller är osäker på var du ska börja.
Innan vi går in på detaljerna i Gantt-diagrammprogramvaran, låt oss överväga vikten av visuell kommunikation. Enligt en artikel i Harvard Business Review, "visuell kommunikation är ett måste för alla chefer, eftersom det allt oftare är det enda sättet att förstå det arbete de utför"1 Arbetsflöden för affärsprocesser kan vara otroligt svåra att förstå eller ändra om man inte kan se dem på något sätt. Dessutom måste du kunna koppla dessa arbetsflöden till organisationens mål för att förbättra strategin. Det är här som Gantt-diagrammen kommer in i bilden.
"Projicera tanken att du visar en återspegling av mänsklig aktivitet, av saker som människor gjorde för att få en linje att gå upp och ner. Det är inte 'Här är våra finansiella resultat för Q3', utan 'Här har vi missat våra mål'." - Nancy Duarte 2
Vad är Gantt-diagram?
Gantt-diagrammen är visuella verktyg som hjälper dig att hålla dina team på rätt spår och på så sätt garantera projektens effektivitet. De består av en hierarki av aktiviteter, som alla visas i tid, så att varje gruppmedlem kan se och slutföra tilldelade aktiviteter och se till att de är kopplade till projektmålen. Kortfattat kan man säga att Gantt-diagrammen visar:
- Alla olika projektverksamheter
- Startdatum, slutdatum och varaktighet för varje aktivitet.
- Om det finns några överlappningar mellan verksamheterna, och i vilken utsträckning.
- Start- och slutdatum för hela projektet.
Vem använder Gantt-diagram?
Om du eller ett team arbetar med ett projekt med flera rörliga delar kan du ha nytta av ett Gantt-diagram. Att ha en grafisk representation av varje viktig del av ett projekt, från början till slut, förenklar processen genom att allt visas på ett och samma ställe. Dessutom förblir kommentarer och diskussioner kopplade till de relevanta stegen, vilket hjälper till att klargöra eventuella ändringar som behöver göras och ger en referenspunkt för granskning när projektet är avslutat.
Hur man kommer igång
Planview ProjectPlace placerar styrkan i det ursprungliga Gantt-diagrammet i ett modernt program som gör att du effektivt kan kommunicera och uppfylla deadlines och mål. Genom att binda Gantt-diagrammelement till kort på Kanban-tavlor kan du följa framstegen varje steg på vägen. När teammedlemmarna slutför uppgifter på enskilda kort rapporteras uppgiften automatiskt tillbaka till diagrammet. På så sätt får du en visualisering i realtid av hur projektet fortskrider.
Genom att slippa använda flera verktyg och rapporter kan du ägna mer tid åt att fokusera på själva projektet. Med Projectplace blir det enklare att spåra projektleveranser genom visuell kommunikation, allt samlat på ett ställe. Kom igång genom att registrera dig för en kostnadsfri provperiod på ProjectPlace idag och upplev fördelarna med Gantt-diagram själv.
1, 2 Berinato, Scott. "Visualiseringar som verkligen fungerar". Harvard Business Review, juni 2016, hbr.org/2016/06/visualizations-that-really-work. Tillgänglig 25 mars. 2018.
3 "Vad är ett Gantt-diagram? Programvara, information och historia om Gantt-diagram." Gantt.com, https://www.gantt.com/. Tillgänglig 25 mars. 2018.
