Projektledning är en knepig uppgift där projektledare måste balansera intressenternas krav och teamets kapacitet, samtidigt som projekten anpassas till företagets mål och framför allt säkerställa att projektet lyckas. Mitt i allt detta är det förståeligt att vissa åtgärder blir vanor och ingår i projektledningsprocessen.
Ofta är det dock så att dessa vanor som vi tror gör jobbet lättare (eller som vi aldrig har tänkt så mycket på) i själva verket skadar våra chanser att lyckas. Här tar vi en titt på några av de värsta bovarna.
Fokus på att kryssa i rutorna
Affärsvärlden och därmed projektledning kan ofta tyckas reduceras till en enda lång rutin som går igenom en projektplan, uppskattar kostnader och avkastning, bedömer risker och rapporterar om framstegen. För en utomstående kan det verka som om de viktigaste färdigheterna inom projektledning är att se till att folk vet vad de gör och att kontrollera om de har gjort det än.
Men en projektledare är, eller bör åtminstone vara, så mycket mer än så. Att fokusera för mycket på att följa protokollet gör att en PM liknar en robot, snarare än att ge arbetsgivaren det verkliga värdet som de kan åstadkomma. Projektledningsfärdigheter som mentorskap, innovation och problemlösning bör gå hand i hand med den mycket viktiga processen för projektanpassning. Låt inte fokus på att kryssa i rutor distrahera dig från att visa ditt sanna värde.
Hantering av helikoptrar
Eftersom projektledaren vanligtvis är den viktigaste kontaktpunkten för teamet får han eller hon ofta ta emot alla påtryckningar om framsteg från externa intressenter. Intressenterna vill veta hur långt framskridet något är, när det kommer att vara färdigt eller varför det kostar så mycket, vilket kan leda till att PM:n måste hålla sig över axlarna på teamet för att försäkra sig om att de har svaren. Slutresultatet är att alla blir stressade och ingen arbetar optimalt, varken den övervakade medarbetaren eller PM:n som borde fokusera på andra uppgifter.
Nyckeln är att agera som en sköld snarare än ett spjut. Även om trycket kommer utifrån kan du, om du litar på ditt team, se till att de inte känner av det.
Om du däremot tycker att de inte gör sitt jobb, låt dem veta det - men se till att det alltid kommer från dig, inte från "styrelsen där uppe".
Besvara förfrågningar med ja eller nej
Om du är otydlig i dina svar leder det till förvirring i teamet och frustration hos intressenterna, men om du ser allting som ett ja eller nej, kan du inte kompromissa. Men om du ser förfrågningar som början på en förhandling öppnar det möjligheter snarare än att stänga av dem.
Principen "ja, och..." föreslår att om till exempel en intressent vill ändra projektets omfattning eller en teammedlem vill genomföra en teknisk förändring, bör du inleda med "Ja, vi kan ändra projektets omfattning, men det kommer att ta X gånger längre tid och kosta Y gånger mer" eller "Ja, det finns utrymme för att införa ny teknik, men vi bör införa den i mindre skala för att testa den först".
Om någon vill göra saker på ett annat sätt behöver du inte stänga av dem eller instämma blint. Du kan istället förhandla fram ett sätt som fungerar för alla.
Förutsätter att människor vet att de är erkända
Erkännande är en av de viktigaste humör- och moralhöjarna i en projektledares arsenal för både team och individer. Inte bara det, utan anställda som känner att de inte får något erkännande blir ointresserade och oengagerade. När man läser mycket managementlitteratur kan man vara förlåten om man tror att grupper och enskilda anställda bara behöver rätt riktning och processer för att nå framgång och att denna framgång kommer att vara tillräcklig för att upprätthålla dem.
Vare sig vi vill eller inte är anställda tänkande, kännande och känslomässiga varelser, och även om du inte behöver blanda dig i deras privatliv (och inte bör göra det om du inte uttryckligen ber om det), bidrar uppskattning av deras insatser och erkännande av det arbete de lägger ner, oavsett om det sker i form av pengar, bonusar eller enkla uppskattande ord, till att öka lojaliteten, engagemanget och produktiviteten.
Även om många av dagens viktigaste projektledarkunskaper handlar om detaljer och precision, handlar lika många om empati och förståelse. Om du vill veta mer om hur olika metoder tar sig an projektets omfattning och budget kan du läsa vår blogg, A PM's Guide to Project Management Methodologies.
