Det kan hända även den bästa projektledaren. Ena stunden är allt lugnt och fint, leveranserna kommer in i tid och allting håller budget, och sedan kraschar allting. Oenigheter uppstår, entreprenörer försvinner, tidsfrister missas och intressenterna är långt ifrån nöjda med händelseutvecklingen.
Att veta hur man löser problem kan vara svårt nog i sig självt, så att behöva göra det samtidigt som man se till att projektet håller sig på rätt spår kan vara ännu svårare. För att hjälpa dig att få en uppfattning om vilka problem som kan uppstå mitt i ett projekt och hur de kan hanteras har vi beslutat att titta närmare på några vanliga problem.
- Förlust av lagmedlemmar från projektet
Anställda kommer och går som en del av den normala affärsverksamheten. Detta kan dock leda till stora problem under projektets livscykel, eftersom teamets roller ofta överlappar och kompletterar varandra, så att om man förlorar en bit av pusslet förstörs hela bilden.
Solution: Vilka problemlösningsmetoder du kan använda för att hantera en brist i teamet beror på situationen. Anställning eller rekrytering av en ny medlem kan vara tidskrävande och dyrt, men är ofta nödvändigt. Beroende på projektets skede kan det också vara möjligt att ändra projektets omfattning något eller försöka förlänga tidsfristerna och sedan omfördela uppgifterna mellan de återstående teammedlemmarna. Tiden det tar att "sätta igång" medarbetarna är också en faktor att ta hänsyn till, särskilt om de måste hoppa in i ett befintligt projekt eller initiativ. Om pågående projekt finns i ett samarbetssystem som håller ett löpande register över relaterade diskussioner, dokument och planer, kan det vara mycket mindre smärtsamt att lägga till nya medlemmar och det kan bli mycket snabbare att komma igång med projektet.
- Kostnader som spårar ur
Även om budgetförvaltning kanske inte är projektledarens huvudansvar, är det absolut nödvändigt att hålla ett öga på den under projektets gång. Om projektet överskrids avsevärt kommer det att betraktas som ett misslyckande, oavsett vad som uppnås i övrigt, och om detta redan är uppenbart mitt i projektet måste du göra några justeringar snabbt.
Lösning: En av de de mest uppenbara problemlösningsmetoderna i den här situationen är att sätta dig ner med ditt finansiella team och se vart pengarna exakt går. En genomgång av de dagliga, veckovisa och månatliga utgifterna bör identifiera var överskridandet sker, varefter tuffa beslut måste fattas om vilka utgifter som måste skäras ned.
- Projektets omfattning ändras.
När ett projekt väl är i full gång är det ganska vanligt att andra hoppar på tåget för att försöka få en del av budgeten eller för att själva utnyttja de effektivitetsvinster som skapas. Detta kan vara godartad, till exempel en investering i utökad kapacitet för molnlagring kan användas i hela organisationen utan att påverka ditt projekt, men det kan också skapa problem. Detta beror på att projektets omfattning lätt kan komma på avvägar.
Lösning: Att veta hur man löser problem med projektets omfattning och hålla teamet fokuserat på de exakta mål som har fastställts för dem är ett viktigt ansvar för varje projektledare. På gruppmöten och med jämna mellanrum bör du påminna ditt team och dig själv om vilka de kort-, medel- och långsiktiga målen för ditt projekt är och se till att ditt projekt förblir anpassat. Om du har full överblick över resursbelastning och tillgänglighet i förväg och på vägen dit leder det till mycket mindre huvudvärk (eller tåghaverier!) på vägen dit. Om ad hoc-ändringar måste vara du är förberedd med ett tillvägagångssätt som kan anpassas till teamets projektbelastning och kompetens.
Precis som en bra pilot som vet vad han ska göra i nödsituationer måste en bra projektledare ha en rad olika problemlösningsmetoder när oförutsedda omständigheter uppstår mitt i projektet. Det finns inget problem utan en lösning, så om du undrar hur du ska lösa problem mitt i flödet, ta dig tid att samla in åsikter eller tänka utanför boxen, som Svaret finns där ute.
