Si vous demandez à un chef de projet expérimenté "que fait un chef de projet? ", préparez-vous à ce que l'on réponde à votre demande par une autre question : "eh bien, que ne fait pas un chef de projet ?" En effet, les responsabilités d'un chef de projet sont vastes, et vont de l'exécution de tâches tactiques et techniques à l'exercice de fonctions stratégiques et exécutives - et souvent dans la même heure !
Cet article apporte un éclairage supplémentaire à la question "que fait un chef de projet? ". Cela sera particulièrement utile pour les personnes qui envisagent une carrière dans la gestion de projet, ainsi que pour celles qui ne sont pas officiellement des gestionnaires de projet, mais qui travaillent dans une capacité liée à un projet.
Que font les chefs de projet toute la journée (et parfois toute la nuit) ?
Selon le site de l'Association for Project Management (APM), qui est la seule organisation mondiale de membres agréés représentant la profession de la gestion de projet, les gestionnaires de projet ont les principaux domaines de responsabilité suivants :
- Planifier le travail à effectuer.
- Décider qui va effectuer les travaux et quand.
- Analyser et gérer les risques du projet.
- Veiller à ce que le travail soit achevé selon une norme acceptable (y compris le respect de la conformité et des obligations réglementaires).
- Motiver les membres de l'équipe.
- Coordination des travaux.
- Veiller à ce que les travaux soient exécutés conformément au calendrier et au budget.
- Traiter les changements nécessaires.
- Vérifier qu'un projet produit les résultats et les avantages attendus.
Avant d'explorer une autre façon de répondre à la question "que fait un chef de projet?", il est important de souligner que les chefs de projet ne sont pas des virtuoses. Ils travaillent au sein d'une équipe collaborative, qui comprend généralement le sponsor du projet (qui peut être un cadre interne ou un client externe), ainsi que des collègues d'autres départements. Ils peuvent également travailler en étroite collaboration avec le bureau de gestion de projet (PMO).
Vue du cycle de vie du projet sur les fonctions du chef de projet
Une autre façon de répondre à la question "que fait un chef de projet?" est d'examiner les responsabilités à travers le prisme du cycle de vie du projet (PLC).
Selon le Project Management Institute (PMI), qui est la principale association professionnelle mondiale regroupant des millions de professionnels de projets, il existe cinq groupes de processus qui composent le CPL. Ces groupes de processus sont :
Initiation :
les processus nécessaires au lancement d'un nouveau projet, ou d'une nouvelle phase importante d'un projet existant.
Planification:
Les processus qui impliquent l'identification, le développement et la planification de la portée du projet, et de tous ses divers aspects, y compris le budget, le calendrier et l'approvisionnement.
Exécution de:
les processus liés à la réalisation des activités programmées du projet et toutes les communications (internes et externes), afin d'atteindre les objectifs commerciaux prévus.
Surveillance/Contrôle :
des processus qui couvrent le suivi et la gouvernance, et qui cherchent à optimiser la productivité, les performances et l'engagement des membres de l'équipe.
Fermeture :
les processus qui sont nécessaires pour finaliser et achever un projet, ou une phase majeure d'un projet existant.
Encore une fois, il est important de noter que les chefs de projet ne sont pas les seuls responsables de l'exécution de toutes les tâches de ces différents groupes de processus. Il s'agit plutôt d'un travail d'équipe. La taille et la composition de l'équipe changent en fonction de la tâche et de l'objectif.
Prophètes, joueurs, experts et exécutants
Qu'est-ce qui fait un "bon" gestionnaire de projet ? Dans un article publié sur Harvard Business Review, les chercheurs Carsten Lund Pedersen et Thomas Ritter ont proposé qu'il existe quatre types fondamentaux de gestionnaires de projets : Les prophètes, les joueurs, les experts et les exécutants.
- Les prophètes sont des chefs de projet qui poursuivent des opportunités commerciales au-delà des limites stratégiques existantes, et proposent une vision grandiose et audacieuse, nettement différente du statu quo. Les prophètes ont besoin que leurs partisans et leurs collègues adhèrent à leur vision et, dans une certaine mesure, fassent un "acte de foi".
- Gamblers sont des chefs de projet qui poursuivent des opportunités commerciales audacieuses dans les limites stratégiques existantes, mais qui n'ont pas d'analyse de rentabilité solide - non pas par incompétence ou paresse, mais parce que des données quantitatives fiables concernant la probabilité de succès ne sont pas disponibles actuellement.
- Les experts sont des gestionnaires de projets qui poursuivent des opportunités commerciales qui se situent au-delà des frontières stratégiques existantes. Cependant, contrairement aux Gamblers, ils disposent de données qualitatives fiables pour construire une solide analyse de rentabilité.
- Executors sont des gestionnaires de projets qui poursuivent des opportunités commerciales dans les limites stratégiques existantes, et qui sont soutenues par des données solides et une solide analyse de rentabilité. Cependant, contrairement aux experts, leur objectif n'est pas visionnaire - il n'y a pas de risque, pas d'incertitude et pas de défi. Il y a juste besoin d'une exécution.
À première vue, il peut sembler judicieux d'avoir un ou deux types de gestionnaires de projet dans une organisation - par exemple, des experts et des exécutants. Cependant, Pedersen et Ritter affirment que la diversité des styles de gestion de projet constitue un avantage concurrentiel. En tant que tel, il est intelligent d'avoir chaque type au sein d'une organisation (oui, y compris les joueurs !). Il est également conseillé aux leaders organisationnels de :
- Permettez à chaque type de chef de projet de travailler d'une manière qui met en valeur ses points forts. Les processus et les politiques qui motivent et responsabilisent les prophètes déclencheront de l'anxiété et de la frustration chez les exécuteurs. À l'inverse, un style et un système qui s'adressent aux exécuteurs sera fastidieux et étouffant pour les prophètes.
- Lorsque vous engagez chaque type de gestionnaire de projet - et surtout lorsque vous évaluez leurs idées et leurs conseils - sachez qu'ils ont des cadres et des paradigmes différents. Attendre des Joueurs qu'ils aient une aversion pour le risque est aussi contre-productif que d'attendre des Experts qu'ils aillent de l'avant en toute confiance sans une solide analyse de rentabilité.
- Réalisez que tous les projets ne conviennent pas à tous les chefs de projet. La réalisation d'un projet essentiel à la mission et fondamental pour la santé de l'organisation sera probablement mieux gérée par des experts et des exécutants que par des prophètes et des joueurs. À l'autre bout du spectre, l'exploration de nouvelles opportunités et l'élargissement des limites de la stratégie commerciale existante sont le domaine des prophètes et des joueurs.
Qualités d'un chef de projet
Quel que soit le type de gestionnaire de projet, toutes les femmes et tous les hommes dans ce domaine - et ceux qui aspirent à les rejoindre - doivent faire preuve des qualités et compétences suivantes :
- Compétence
- Esprit de décision
- Vision
- Communication (y compris l'écoute active)
- Stabilité
- Ouverture d'esprit
- Empathie
- Résilience
- Flexibilité
- Fiabilité
- Apprentissage continu
Les chefs de projet doivent également être organisés et posséder de solides compétences administratives et de délégation. Et bien qu'ils ne doivent pas nécessairement être des "magiciens de la technique" (à moins que cela ne soit au cœur de leur fonction de gestionnaire de projet), ils doivent être à l'aise avec divers outils et systèmes axés sur la technologie, tels que le logiciel de gestion de projet et de portefeuille "cloud" .
Le mot de la fin
Que vous soyez formellement et officiellement sur la voie du travail de chef de projet - ou que, comme beaucoup de gens, vous soyez devenu en quelque sorte un "chef de projet accidentel" - le fait est que vous voulez faire de votre mieux ; à la fois pour votre épanouissement personnel et votre croissance professionnelle. Cet article a mis en évidence certains des rôles et responsabilités clés qui feront partie de votre expérience et qui, idéalement, serviront de base à votre satisfaction et à votre réussite à long terme !
