Introduction par Jon Terry, COO de Planview AgilePlace
Comme beaucoup d'entre vous le savent, nous travaillons depuis un certain temps au développement d'une nouvelle version de Planview AgilePlace qui, entre autres, permettra à nos clients de gérer leurs projets et portefeuilles d'entreprise avec une hiérarchie de plusieurs niveaux de tableaux kanban. Certains d'entre vous ont peut-être assisté à une démonstration lors d'une conférence récemment. Nous avons été sur la route - beaucoup. Nous avons commencé à mettre à niveau les clients bêta vers la nouvelle fonctionnalité il y a plusieurs semaines, nous avons donné à chacun un aperçu et nous avons annoncé le calendrier de mise à niveau de tous les autres clients hier. Les réactions ont été fantastiques. Les gens sont vraiment excités, et, bien sûr, nous le sommes aussi.
Quelle coïncidence parfaite (et, nous vous le promettons, totalement fortuite) que la dernière contribution de notre série de blogueurs invités arrive aujourd'hui, avec pour sujet la gestion de portefeuille avec Kanban. L'auteur, Pawel Brodzinski, est un de nos amis de longue date de la communauté virtuelle et de conférence Kanban. Il est un orateur fréquent (et extrêmement efficace) lors des conférences Lean-Agile en Europe et dans le monde. Nous l'avons vu parler récemment à Madrid de la façon dont les meilleures pratiques en matière de Kanban émergent souvent (habituellement) de l'évolution au sein des équipes plutôt que d'une approche descendante. Et, nous avons lu avec grand intérêt ses articles sur ses propres expériences de mise en œuvre de Kanban comme approche de gestion de portefeuille pour une organisation de développement de plus de 100 personnes. Nous sommes très heureux qu'il ait écrit quelque chose de spécifique sur ce sujet, d'autant plus qu'il correspond parfaitement à ce que nous nous efforçons de fournir à nos clients.
Gestion de portefeuille avec Kanban
L'utilisation de Kanban pour traiter un portefeuille de projets est un concept qui devient de plus en plus populaire de nos jours. On pourrait se demander si le Kanban ramené au niveau du portefeuille correspond toujours à la définition mais, comme vous le savez peut-être, je ne suis pas orthodoxe lorsqu'il s'agit de sémantique.
Quoi qu'il en soit, la première question qui se pose est : pourquoi ? Pourquoi utiliser Kanban pour organiser un portefeuille de projets, en dehors du simple fait que c'est possible ?
Une chose certaine est la visualisation. Il est difficile de surévaluer le pouvoir de disposer d'une vue concise des informations relatives à tous les projets en cours dans une organisation. En fait, je ne vais pas essayer de vous convaincre de cela. Je vous demande simplement de faire une expérience : utilisez la visualisation pour votre portefeuille de projets pendant quelques mois et voyez ensuite si cela vous aide. Ou plutôt à quel point il vous aide.
Avec un portefeuille visualisé, vos décisions quotidiennes liées au projet sont plus informées, donc très probablement meilleures. Il vous rappelle également sans cesse ces travaux moins importants dans lesquels votre organisation s'est engagée, même s'ils font rarement la une des journaux.
Un autre avantage sera le mécanisme de gestion du changement que vous obtiendrez en introduisant Kanban. Je vais être honnête avec vous, cependant. Étant donné que le système Kanban au niveau du portefeuille est encore immature, s'attendre à ce qu'il apporte des améliorations à ce niveau est plus une supposition éclairée, basée sur notre connaissance des applications Kanban dans différents domaines, qu'une vérité prouvée.
Personnellement, j'utilise portefeuille de projets Kanban et je constate déjà des améliorations. Toutefois, le domaine du problème est si vaste qu'il est difficile de trouver et de décrire des modèles généraux d'améliorations ou de changements. En d'autres termes, Kanban au niveau d'un portefeuille est davantage une expérience en cours qu'un outil éprouvé qui produit des résultats prévisibles.
Une raison qui pourrait également être vraie dans certains cas est la commodité. Si vous utilisez l'un des tableaux Kanban logiciels disponibles pour vos équipes, vous y disposez déjà d'un grand nombre d'informations. L'ajout d'une autre couche - celle des portefeuilles - ne représente qu'un faible coût et peut pourtant vous fournir des informations précieuses, à défaut d'autre chose.
Malgré le fait que les attentes générales de Kanban portefeuille sont quelque peu similaires à celles de Kanban au niveau de l'équipe, la mise en œuvre est différente.
Le premier défi consiste à décider de la granularité des éléments que nous voulons mettre sur le tableau. Les projets, de par leur nature, peuvent varier énormément. Si vous travaillez dans une organisation comme la mienne, un projet peut signifier n'importe quoi, de quelques mois de travail pour 2-3 personnes à des entreprises impliquant 25+ personnes pendant plus d'un an. Si nous ramenons cela à l'échelle du Kanban au niveau de l'équipe, cela reviendrait à avoir des tâches qui prennent entre 1 jours et 4-5 mois. C'est fou, n'est-ce pas ?
C'est un peu plus facile lorsque vous travaillez dans une organisation de produits car alors la taille des "projets" que vous mettez dans votre backlog est sous votre contrôle. Vous pouvez par exemple utiliser des histoires épiques, des produits viables minimaux, etc. Vous n'avez pas nécessairement ce confort lorsque vous travaillez sur des projets personnalisés ; leur taille est déterminée par vos clients.
Une fois que vous avez décidé de ce que vous allez exactement mettre sur le tableau (très probablement une sorte de représentation des projets ou des produits dans votre contexte), la décision suivante est quelles données vous voulez suivre sur votre tableau Kanban de portefeuille. Là encore, cela dépendra fortement du type de travail que vous effectuez dans votre organisation.
La conception du tableau lui-même, dans le contexte du portefeuille de projets Kanban, est un grand défi. Utiliser un design de carte typique semble être un choix assez naturel, et c'est exactement le design que j'ai commencé avec. Cependant, une telle conception ne s'avère pas très utile à long terme, surtout lorsqu'une fiche représente un plus gros morceau de travail. Au bout d'un moment, vous vous rendez compte - rien ne bouge.
C'est pourquoi il est bon de se rappeler que nous ne sommes pas obligés d'utiliser un design de carte spécifique et que les alternatives de fonctionneront souvent mieux. Dans mon cas, le tableau a été complètement remanié afin qu'il présente les données importantes de manière plus accessible. Cela signifie également que les cartes d'index ont commencé à se présenter et à fonctionner différemment d'un tableau Kanban typique.
La lutte pour développer le design optimal de la carte a un objectif important - limiter les travaux en cours. Comme les limites d'encours sont à l'origine de changements positifs lorsque nous utilisons Kanban au niveau de l'équipe, nous aimerions également voir un impact similaire au niveau du portefeuille. Le problème est qu'en raison de l'énorme variabilité de la taille des projets, la limitation de l'encours de production simplement en limitant le nombre de projets construits simultanément fonctionne rarement.
C'est pourquoi vous devez garder à l'esprit les limites du WIP lorsque vous concevez votre tableau Kanban au niveau du portefeuille. L'approche que vous adoptez peut varier. Dans les petites organisations, il peut être possible de construire un conseil à deux niveaux qui couvre à la fois le travail au niveau du portefeuille et les tâches au niveau de l'équipe. Dans ce cas, limiter le WIP est assez simple. D'un autre côté, cette approche ne s'adapte pas très bien à l'échelle, car un tel tableau finit par être surchargé et sa valeur se détériore rapidement.
Avec un tableau de portefeuille séparé, limiter le WIP ne sera pas aussi simple, donc j'insiste : gardez-le à l'esprit lorsque vous concevez le tableau.
Même si, au départ, vous n'avez pas toutes les réponses ou que vous êtes toujours à la recherche d'un design de tableau judicieux, il est très utile d'expérimenter le portefeuille Kanban. La visualisation est un fruit facile à cueillir. La disponibilité des informations de base sur tous les projets de l'organisation est améliorée. La transparence de ce qui se passe est meilleure. Rappelez-vous : vous ne le faites pas uniquement pour la PMO. Les membres de l'équipe sont également intéressés par ce qui se passe dans les autres équipes.
Un conseil au niveau du portefeuille est un outil puissant en termes de planification à moyen et long terme. Il doit signaler vos capacités en vous indiquant le montant que vous pouvez engager. Tant que le tableau est tenu à jour, il est probablement l'outil le plus convivial, et pourtant fiable, que vous puissiez utiliser pour planifier de nouveaux engagements.
Enfin, si vous êtes en mesure de faire fonctionner les limites d'encours pour votre Kanban au niveau du portefeuille, cela devrait également fonctionner comme un véhicule d'amélioration.
Cela vous semble intéressant ? Pourquoi n'essayez-vous pas dans votre organisation ?
![Un plan de gestion du travail collaboratif mondial [Vidéo] (en anglais)](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
