Einführung von Planview AgilePlace COO Jon Terry
Wie viele von Ihnen wissen, arbeiten wir seit einiger Zeit an der Entwicklung einer neuen Version von Planview AgilePlace, die es unseren Kunden unter anderem ermöglichen wird, ihre Unternehmensprojekte und -portfolios mit einer Hierarchie aus mehreren Ebenen von Kanban-Boards zu verwalten. Einige von Ihnen haben vielleicht kürzlich eine Demonstration auf einer Konferenz gesehen. Wir waren unterwegs - sehr viel. Und wir haben bereits vor einigen Wochen damit begonnen, Beta-Kunden auf die neuen Funktionen zu aktualisieren, haben allen einen kleinen Vorgeschmack gegeben und erst gestern den Zeitplan für die Aktualisierung aller anderen Kunden bekannt gegeben. Das Feedback war fantastisch. Die Leute sind wirklich begeistert, und wir natürlich auch.
Was für ein perfektes (und wir versprechen, völlig zufälliges) Timing, dass heute der neueste Beitrag in unserer Gastblogger-Serie mit dem Thema Portfoliomanagement mit Kanban eintrifft. Der Autor, Pawel Brodzinski, ist ein langjähriger Freund von uns aus der virtuellen Kanban- und Konferenzgemeinschaft. Er ist ein häufiger (und äußerst effektiver) Redner auf Lean-Agile-Konferenzen in Europa und weltweit. Wir sahen ihn kürzlich in Madrid, wo er darüber sprach, dass die besten Kanban-Praktiken oft (normalerweise) aus der Entwicklung innerhalb der Teams hervorgehen und nicht aus einem Top-Down-Ansatz. Und wir haben mit großem Interesse seine Artikel über seine eigenen Erfahrungen mit der Implementierung von Kanban als Portfoliomanagementansatz für eine Entwicklungsorganisation mit mehr als 100 Mitarbeitern gelesen. Wir freuen uns sehr, dass er speziell für uns etwas zu diesem Thema geschrieben hat - vor allem, weil es so gut zu dem passt, was wir unseren Kunden anbieten wollen.
Portfolio Management mit Kanban
Die Verwendung von Kanban für die Verwaltung eines Projektportfolios ist ein Konzept, das heutzutage immer beliebter wird. Man könnte sich fragen, ob Kanban auf Portfolioebene noch der Definition entspricht, aber wie Sie vielleicht wissen, bin ich nicht orthodox, wenn es um Semantik geht.
Die erste Frage, die sich aufdrängt, ist jedoch: Warum? Warum sollte man Kanban zur Organisation eines Projektportfolios verwenden, abgesehen von der einfachen Tatsache, dass es möglich ist?
Eine Sache ist ganz sicher die Visualisierung. Die Vorteile einer übersichtlichen Darstellung der Informationen zu allen Projekten in einem Unternehmen können gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Eigentlich werde ich nicht versuchen, Sie davon zu überzeugen. Ich bitte Sie nur um ein Experiment: Verwenden Sie die Visualisierung für Ihr Projektportfolio ein paar Monate lang und sehen Sie dann, ob sie Ihnen hilft. Oder vielmehr, wie sehr es Ihnen hilft.
Mit einem visualisierten Portfolio sind Ihre täglichen projektbezogenen Entscheidungen fundierter und damit sehr wahrscheinlich besser. Es erinnert Sie auch immer wieder an die weniger wichtigen Aufgaben, für die sich Ihre Organisation einsetzt, auch wenn sie nur selten in den Schlagzeilen erscheinen.
Ein weiterer Vorteil ist der Mechanismus für das Änderungsmanagement, den Sie durch die Einführung von Kanban erhalten. Aber ich will ehrlich zu Ihnen sein. Da Kanban auf Portfolioebene noch nicht ausgereift ist, ist die Erwartung, dass es dort zu Verbesserungen führen wird, eher eine Vermutung, die auf unserem Wissen über Kanban-Anwendungen in verschiedenen Bereichen beruht, als eine bewiesene Wahrheit.
Ich persönlich verwende Projektportfolio Kanban und sehe bereits Verbesserungen. Der Bereich des Problems ist jedoch so breit gefächert, dass es schwierig ist, allgemeine Muster von Verbesserungen oder Veränderungen zu finden und zu beschreiben. Mit anderen Worten: Kanban ist auf Portfolio-Ebene eher ein fortlaufendes Experiment als ein bewährtes Werkzeug, das vorhersehbare Ergebnisse liefert.
Ein Grund, der in einigen Fällen auch zutreffen könnte, ist die Bequemlichkeit. Wenn Sie eine der verfügbaren Software-Kanban-Tafeln für Ihre Teams verwenden, verfügen Sie dort bereits über viele Informationen. Das Hinzufügen einer weiteren Ebene - die des Portfolios - ist also mit geringen Kosten verbunden und kann Ihnen dennoch wertvolle Informationen liefern.
Trotz der Tatsache, dass die allgemeinen Erwartungen an Portfolio-Kanban denen an Kanban auf Teamebene ähneln, ist die Umsetzung anders.
Die erste Herausforderung besteht darin, die Granularität der Elemente zu bestimmen, die wir auf die Tafel setzen wollen. Projekte können von Natur aus sehr unterschiedlich sein. Wenn Sie in einer Organisation wie der meinen arbeiten, kann ein Projekt alles Mögliche bedeuten, von ein paar Monaten Arbeit für 2-3 Personen bis hin zu Unternehmungen, an denen 25+ Personen mehr als ein Jahr lang beteiligt sind. Wenn wir dies auf die Kanban-Skala auf Teamebene übertragen würden, wäre es so, als ob wir Aufgaben hätten, die zwischen 1 Tagen und 4-5 Monaten dauern. Verrückt, nicht wahr?
Es ist etwas einfacher, wenn Sie in der Produktorganisation arbeiten, denn dann haben Sie die Größe der "Projekte", die Sie in Ihr Backlog aufnehmen, unter Kontrolle. Sie können zum Beispiel epische Geschichten verwenden, minimal viable products, usw. Diesen Komfort haben Sie nicht unbedingt, wenn Sie an maßgeschneiderten Projekten arbeiten; deren Größe wird von Ihren Kunden bestimmt.
Sobald Sie sich entschieden haben, was genau Sie auf die Tafel schreiben wollen (höchstwahrscheinlich eine Art der Darstellung von Projekten oder Produkten in Ihrem Kontext), lautet die nächste Entscheidung , welche Daten Sie auf Ihrer Portfolio-Kanban-Tafel verfolgen wollen. Auch dies hängt stark von der Art der Arbeit ab, die Sie in Ihrem Unternehmen verrichten.
Die Gestaltung der Tafel selbst ist im Zusammenhang mit dem Projektportfolio Kanban eine große Herausforderung. Die Verwendung eines typischen Board-Designs scheint eine ziemlich natürliche Wahl zu sein, und das ist genau das Design, mit dem ich begonnen habe. Allerdings erweist sich ein solches Design auf Dauer nicht als sehr nützlich, vor allem, wenn eine Karteikarte einen größeren Brocken Arbeit darstellt. Nach einer Weile stellen Sie fest - nichts bewegt sich.
Deshalb sollten Sie daran denken, dass wir nicht gezwungen sind, ein bestimmtes Board-Design zu verwenden, und dass Alternativen oft besser funktionieren. In meinem Fall wurde das Board komplett neu gestaltet, so dass es wichtige Daten auf leichter zugängliche Weise präsentiert. Das bedeutete auch, dass die Karteikarten anders aussahen und anders funktionierten als auf einer typischen Kanban-Tafel.
Das Ringen um das optimale Board-Design hat ein wichtiges Ziel - die Arbeit zu begrenzen. Da die WIP-Limits für positive Veränderungen sorgen, wenn wir Kanban auf Teamebene einsetzen, möchten wir auch auf Portfolio-Ebene ähnliche Auswirkungen sehen. Das Problem ist, dass aufgrund der enormen Variabilität der Projektgrößen die Begrenzung des WIP durch die Begrenzung der Anzahl der gleichzeitig durchgeführten Projekte nur selten funktioniert.
Aus diesem Grund sollten Sie bei der Gestaltung Ihrer Kanban-Tafel auf Portfolioebene die WIP-Grenzen im Auge behalten. Der Ansatz, den Sie letztendlich wählen, kann variieren. In kleineren Organisationen kann es möglich sein, ein zweistufiges Board zu erstellen, das sowohl die Arbeit auf Portfolioebene als auch die Aufgaben auf Teamebene abdeckt. In diesem Fall ist die Begrenzung des WIP ziemlich einfach. Andererseits lässt sich dieser Ansatz nicht sehr gut skalieren, da ein solches Board irgendwann überfüllt ist und sein Wert schnell abnimmt.
Bei einem separaten Portfolioboard wird die Begrenzung des WIP nicht so einfach sein, daher betone ich: Denken Sie bei der Gestaltung des Boards daran.
Auch wenn Sie anfangs noch nicht alle Antworten haben oder noch auf der Suche nach einem vernünftigen Board-Design sind, ist es sehr wertvoll, mit Portfolio-Kanban zu experimentieren. Visualisierung ist eine tief hängende Frucht. Die Verfügbarkeit von grundlegenden Informationen über alle Projekte im Unternehmen wird verbessert. Es ist besser, transparent zu machen, was vor sich geht. Denken Sie daran: Sie tun es nicht nur wegen PMO. Die Teammitglieder sind auch daran interessiert, was in anderen Teams passiert.
Ein Board auf Portfolioebene ist ein leistungsstarkes Instrument für die mittel- bis langfristige Planung. Es sollte Ihnen signalisieren, wie viel Sie sich verpflichten können. Solange das Board auf dem neuesten Stand gehalten wird, ist es wahrscheinlich das benutzerfreundlichste und zugleich zuverlässigste Instrument, das Sie bei der Planung neuer Engagements verwenden können.
Wenn Sie schließlich in der Lage sind, WIP-Limits für Ihr Kanban auf Portfolioebene zu verwenden, sollte dies auch als Verbesserungsinstrument funktionieren.
Klingt interessant? Warum versuchen Sie es nicht in Ihrem Unternehmen?
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