Répondre aux exigences de priorités en constante évolution au sein d'un gouvernement peut conduire à des processus incohérents, à des départements ayant une visibilité limitée sur ce sur quoi on travaille, et à l'impossibilité de contrôler les investissements. Le gouvernement néo-zélandais, comme de nombreuses autres agences gouvernementales, a été chargé de surmonter ces obstacles pour développer et gérer des portefeuilles de projets et d'investissements afin de faire croître l'économie pour offrir une plus grande prospérité, sécurité et opportunités à tous les citoyens. Ce blog fournit un résumé de la récente étude de cas et partage les défis auxquels ils étaient confrontés, leur approche de l'amélioration, et certains des avantages réalisés après avoir amélioré les processus de gestion de portefeuille et l'exécution des projets.
Étude de cas du gouvernement de la Nouvelle-Zélande
Le gouvernement néo-zélandais sert environ 4.7 million de personnes. Il supervise les questions qui touchent l'ensemble du pays, tandis que les gouvernements locaux, composés de conseils régionaux et d'autorités territoriales, fournissent un soutien au niveau communautaire. Les dirigeants du gouvernement central sont déterminés par un vote démocratique tous les trois ans.
Défis : Des systèmes et des données disparates avec des initiatives en constante évolution
Comme la plupart des gouvernements peuvent en témoigner, faire passer des projets dans le système peut être un travail lent. Les données sont rarement partagées et il y a peu de collaboration sur les projets. Les dirigeants du gouvernement étant susceptibles d'entrer et de sortir tous les trois ans, et lorsqu'ils changent, les priorités changent fréquemment avec eux. Les projets plus lents sont
ont souvent été interrompus ou, au minimum, ont été considérablement retardés, ce qui a augmenté les coûts et épuisé les ressources.
En 2008, la Nouvelle-Zélande a connu un important changement de direction de la part du gouvernement. Les nouveaux élus ont mis l'accent sur la gestion des dépenses d'infrastructure et des grands projets, ce qui a coïncidé avec la croissance des bureaux de gestion de portefeuille (PMO).
Le département du Trésor avait besoin d'un outil pour mieux comprendre et suivre le grand nombre de projets qu'il gérait. Une variété d'outils étaient utilisés par 40 différents départements et plus de 200 agences gouvernementales, mais il n'y avait aucune cohérence ou intégration. "Nous avons réalisé que, pour comprendre les projets que nous menons, il nous fallait quelque chose de plus sophistiqué que des feuilles de calcul", explique Ricky Utting, ancien responsable de la gestion des investissements et de la performance des actifs au Trésor. "Vous pouvez gérer des centaines de projets dans des feuilles de calcul, mais c'est une plaie."
Le département du Trésor était déterminé à prendre le contrôle du portefeuille d'investissements du gouvernement - à surveiller les investissements, à comprendre les décisions d'investissement à venir, à identifier et à gérer les risques, et à équilibrer le portefeuille pour s'assurer que certains secteurs ne sont pas perdants. Un outil commun faciliterait le déplacement des données et leur assurerait la transparence requise dans tout le département. De plus, une solution flexible et évolutive pourrait fournir une structure qui résisterait à l'épreuve du temps et établir un cadre basé sur la valeur qui pourrait survivre aux nombreux changements au sein du gouvernement.
Solution : Une vue consolidée du portefeuille
Après que le ministère du développement social ait créé une liste de contrôle technique de 400 exigences, Planview Enterprise a été choisi. "La fonctionnalité de portefeuille de Planview Enterprise est impressionnante", déclare M. Utting. "Aucun autre produit ne nous permettait d'effectuer une analyse aussi détaillée de notre portefeuille, et nous savions que nos feuilles de calcul étaient totalement inefficaces dans ce domaine."
Planview Enterprise automatise ce que le département du Trésor consacrait du temps et des ressources à faire manuellement. Planview Enterprise est désormais utilisé comme source commune de connaissances du ministère pour ses plus de 600 projets importants. "Notre ministre des Finances doit être au courant de chaque grand projet", déclare M. Utting. "Comme d'autres pays, la Nouvelle-Zélande a un historique d'échecs importants de projets, donc plus le gouvernement peut comprendre ses projets et mettre en place des contrôles, plus les ministres du gouvernement peuvent être à l'aise pour réduire les risques."
Aujourd'hui, le Trésor peut produire des rapports détaillés à partir de Planview Enterprise, tels que l'état des pipelines, les zones à risque, les finances actuelles associées et celles à venir dans le prochain cycle budgétaire. La trésorerie utilise également les rapports lorsqu'elle examine des projets individuels.
"Planview Enterprise a été d'une valeur inestimable", conclut M. Utting. "Sans Planview Enterprise, nous serions revenus à l'âge des ténèbres."
Résultats : Une solution qui fournit des données de portefeuille pour piloter les stratégies, les programmes et les projets
Depuis la mise en œuvre de Planview Enterprise, le département du Trésor a :
- Des données fiables qui donnent au Trésor la capacité de créer des stratégies d'investissement efficaces au profit de la population néo-zélandaise.
- Une solution unique qui dispose des informations stratégiques pour gérer et réaliser ses grands projets
- La capacité de prioriser les projets et de maximiser les ressources en augmentant le succès et en minimisant les risques.
- Progression des rapports basés sur des preuves pour justifier les investissements et démontrer les résultats par rapport aux objectifs, améliorant ainsi le processus de prise de décision.
J'ai été véritablement inspirée par l'histoire du gouvernement néo-zélandais qui a réussi à gérer son portefeuille pour faire croître l'économie pour ses citoyens et réaliser les priorités ministérielles - j'espère que vous l'avez été aussi. Voici un lien vers l'étude de cas complète PDF.
