Tout chef de projet aimerait pouvoir savoir exactement ce qui se passe dans son projet à tout moment. Pour d'autres acteurs, plus éloignés de cette boucle d'information, un tel rêve est encore plus fantaisiste. Malheureusement, en dehors d'une sorte de superpuissance de visibilité de projet, un tel aperçu immédiat et exploitable est impossible. Toutefois, cela ne signifie pas qu'il ne faut pas essayer de se rapprocher le plus possible de la perfection.
Le flux d'informations inefficace entre les différents niveaux d'une organisation peut entraîner le non-alignement des projets, le gaspillage des ressources et de graves discordes entre les parties prenantes importantes. La solution consiste à améliorer la visibilité, bien que cela soulève la question suivante : qu'est-ce que la visibilité d'un projet?
La visibilité du projet est la facilité (ou non) avec laquelle toutes les parties prenantes ayant un intérêt dans le projet peuvent accéder et comprendre ce qui a été réalisé sur le projet, où il en est maintenant et ce qu'il fera à l'avenir.
Si vous voulez savoir comment améliorer la visibilité de votre projet au sein de votre organisation, voici quelques conseils :
Disposer d'une source unique de vérité
Dans la plupart des projets, les gestionnaires et les chefs d'équipe disposent de divers plans de tâches et de listes de choses à faire, soit sous forme de copies papier (par exemple, un tableau blanc de projet), soit sur leur ordinateur ou un appareil intelligent. Le problème est que, bien que la personne immédiatement responsable sache ce qui se passe, personne d'autre ne le sait.
Pour améliorer la visibilité, il est essentiel de disposer d'un emplacement unique, comme l'utilisation d'une plateforme de gestion de projet telle que Planview AdaptiveWork, où toutes les informations du projet sont stockées, ce qui signifie que toutes les parties prenantes peuvent facilement connaître l'état du projet sans avoir à envoyer un e-mail à la personne responsable.
Établir des liens entre les parties prenantes
Avoir une idée claire de la performance du projet signifie également comprendre le rôle de chaque membre de l'équipe et la manière dont les responsabilités ont été attribuées. Dans ce cas, créer une plus grande visibilité signifie connecter les différentes parties prenantes impliquées. En tant que chef de projet, cela peut inclure la liaison avec les cadres supérieurs ou les parties prenantes externes pour expliquer les fonctions du projet, tandis qu'au sein de votre propre équipe, les chefs d'équipe doivent être conscients de leurs responsabilités pour télécharger les plans de tâches et mettre à jour les progrès.
Maintenez les informations pertinentes et mises à jour
Il ne sert pas à grand-chose d'éduquer les parties prenantes qui se demandent : "qu'est-ce que la visibilité d'un projet ?", si les informations qu'ils regardent ne changent jamais. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet, il est essentiel d'apprendre également ce qui doit être affiché et quand il doit être mis à jour. Heureusement, les bons logiciels disposent de feuilles de travail simples qui peuvent être construites, bloc par bloc. Cela signifie que la saisie nécessaire peut être effectuée en quelques minutes, tout en mettant à jour une tâche, (par ex. La première phase de la conception est terminée, la phase de révision a commencé) ne prend que quelques secondes.
Ne faites pas de microgestion
De nombreux membres de la communauté de gestion de projets débattent actuellement de l'utilisation du logiciel de suivi du temps pour suivre la productivité et les progrès des employés, sur le site . Outre le fait qu'il brise la confiance entre l'employé et l'employeur, un autre problème majeur de ce logiciel est qu'il peut conduire les chefs de projet à faire de la microgestion et à être obsédés par trop de petits détails, tout en perdant de vue la vue d'ensemble. La visibilité des projets doit être simple et facile d'accès, ce qui permet un meilleur partage des informations, mais elle doit éviter de devenir une méthode de surveillance utilisée pour observer et faire pression sur les employés.
