Voici la situation : personne ne souhaite avoir des processus ou des normes commerciales inefficaces. Elles se produisent naturellement au fil du temps, soit parce que les pratiques deviennent gonflées d'apports et de surveillance, perdant ainsi leur objectif initial, soit parce qu'elles deviennent tout simplement obsolètes. Même si elles n'étaient pas intentionnelles, les inefficacités opérationnelles vous coûtent très probablement du temps et de l'argent en ce moment même, dans certains cas jusqu'à 20% ou 30% de vos revenus annuels.
Les inefficacités peuvent se glisser dans votre entreprise de nombreuses façons différentes, mais les trouver et les traiter est une partie très importante de la réussite d'un gestionnaire de projet. Cela peut toutefois être plus difficile qu'il n'y paraît, car ce sont très souvent les processus les plus courants, que vous utilisez depuis des années, qui sont désormais les plus inefficaces.
Voici quelques inefficacités opérationnelles courantes à surveiller :
Spreadsheets
Ils sont partout et sont utilisés depuis la nuit des temps. Pourtant, les feuilles de calcul sont l'une des plus grandes inefficacités qui tuent les entreprises aujourd'hui. Ce n'est pas vraiment de leur faute, ils n'ont tout simplement pas été conçus pour effectuer les tâches spécifiques qu'ils sont maintenant obligés d'accomplir. Des feuilles de calcul uniques ont été s'est avéré contenir 10ses milliers d'erreurs et ils peuvent subir des centaines d'itérations au cours de leur vie.
Problèmes causés par les feuilles de calcul :
- Manque de visibilité claire
- Retards dans les mises à jour et la recherche d'informations importantes
- Mauvaise gouvernance
- Rend la collaboration plus difficile
- Pas de partage automatique des mises à jour
Naturellement, l'utilisation de quelque chose qui n'a pas été construit dans ce but ne sera pas aussi efficace comme quelque chose qui est. Passage à un système plus rapide, entièrement personnalisable et facilement mis à jour système de logiciel de gestion de projet rendra votre communication, votre gestion des tâches et le déroulement général du projet beaucoup plus fluides.
Mauvais canaux de communication
Trop de réunions peuvent être improductives, c'est pourquoi les gourous du management nous disent depuis des années de les réorganiser, de les tenir debout ou de les supprimer complètement. Tout cela est bien beau, mais les gens doivent encore savoir ce qu'ils sont censés faire et vous, en tant que chef de projet, devez savoir comment ils le font.
Ainsi, la nécessité d'une bonne communication est évidente et maintenant, heureusement, avec l'utilisation croissante de nouveaux logicielsLes gens peuvent obtenir toutes les informations dont ils ont besoin sans perdre plus de temps que nécessaire.
Équipes cloisonnées
Lorsqu'un projet est en plein essor, il peut être tout à fait normal que les équipes se séparent et se concentrent sur leurs propres tâches individuelles.c'est ce qu'on appelle être "cloisonné".. Bien qu'il puisse sembler formidable que tout le monde se contente de consacrer son temps à son volet de tâches spécifique, il s'agit en fait de l'un des processus d'entreprise les plus inefficaces.
En effet, dans l'ensemble, votre projet pourrait ne pas être en mesure de tirer parti des gains d'efficacité créés ou, pire encore, un travail en double pourrait être effectué. Pour éviter que cela ne se produise, vous devez chercher à devenir vous-même un maillon, en comblant l'éventuel manque de connaissances et en veillant à ce que les sections disparates restent unies et concentrées sur l'objectif global.
Systèmes dépassés
Lorsqu'un nouveau système a été installé, il était très probablement à la pointe de la technologie. Cependant, même après quelques années, il est susceptible de devenir obsolète. La vitesse du travail effectué ne sera pas plus lente qu'il y a quelques années, mais si un concurrent est resté à jour, il sera plus rapide que vous. Ainsi, ne pas rester à la pointe du progrès signifie que vous ne devenez pas physiquement plus lent, vous restez simplement au même rythme alors que tous ceux qui vous entourent deviennent plus rapides.
