Pendant longtemps, trop longtemps en fait, les feuilles de calcul ont été le principal outil utilisé par les organisations pour établir leur budget, leur planification et leurs prévisions. Elle est devenue une partie intégrante de l'ADN du fonctionnement des organisations, le fondement des rapports quotidiens et de la transmission d'informations vitales. Certaines équipes échanger des centaines de feuilles de calcul chaque jour, ceci en dépit du fait que près de 90% des feuilles de calcul comportent des erreursUne enquête sur l'utilisation de la feuille de calcul d'Enron a révélé qu'elle contenait plus de 83,000 erreurs.
Alors pourquoi les feuilles de calcul sont-elles encore si courantes ? L'une des raisons est qu'il en a toujours été ainsi. Les feuilles de calcul électroniques existent depuis la fin des années 1960 et, à mesure que l'utilisation des ordinateurs s'est développée, les feuilles de calcul ont également envahi le monde. Ils ont certainement une fonction, mais malheureusement la façon dont ils sont utilisés par de nombreuses entreprises est au mieux lourde et chronophage et au pire expose votre organisation à des pertes massives et à des risques réglementaires.
Cependant, comme il s'agit d'une telle pierre angulaire de la pratique commerciale moderne, on pourrait penser que passer de feuilles de calcul à saisie manuelle à une version automatisée équivaut à recevoir une greffe de cerveau inutile. Compliquée, coûteuse et chargée de facteurs de risque majeurs.
En fait, c'est exactement le contraire qui est vrai. Les avantages de planification de projet automatisée et basée sur le cloud sont multiples tandis que sa mise en œuvre est rapide, flexible et sans douleur. Il n'est pas vraiment nécessaire de réinventer la roue pour qu'une voiture aille plus vite, il suffit de lui donner un meilleur moteur.
Comment l'automatisation de vos données peut changer votre monde :
- Tableaux de bord et supervision : En ayant un seul endroit d'où vous pouvez facilement accéder à toutes les les éléments d'avancement d'un projetvous pouvez réduire considérablement le temps perdu à chercher ou à demander les informations dont vous avez besoin. Chaque volet de travail et chaque métrique étant mis à jour et stocké dans le nuage, tous les utilisateurs peuvent suivre un projet à distance sans avoir à partager des dizaines, voire des centaines, de feuilles de calcul.
- Gouvernance et conformité : Les règlements de la loi Sarbanes-Oxley concernant l'obligation de rendre des comptes, la responsabilité et la transparence font de la disponibilité facile des données une facette essentielle de la bonne gouvernance d'entreprise. La saisie automatisée des données relatives aux projets et aux organisations permet aux auditeurs de clôturer vos comptes plus rapidement, ce qui soulage les risques associés et vous permet de réduire le temps passé à vous assurer que tout est conforme à la réglementation.
- Collaboration en temps réel : L'une des principales tâches d'un chef de projet est d'être le lien entre une équipe et les autres parties prenantes. Malheureusement, cela signifie qu'une grande partie de leur travail est consacrée à la collecte et au partage de mises à jour de projets au moyen de feuilles de calcul, ce qui est loin d'être l'utilisation la plus bénéfique de leur temps. Grâce au suivi automatisé, chaque membre de l'équipe peut accéder et saisir son statut individuel, créant ainsi un portail centralisé à partir duquel toutes les parties prenantes peuvent superviser et communiquer sur l'avancement et les besoins d'un projet.
- Embarquement des nouveaux employés : Lorsqu'un nouveau membre de l'équipe est introduit, la dernière chose dont il a besoin est de voir arriver dans sa boîte de réception des dizaines de feuilles de calcul pour le "mettre au courant". La vitesse est la dernière chose qu'il leur donnera. La meilleure façon d'aider un nouveau membre à comprendre le fonctionnement d'une équipe ou d'une organisation est de lui donner accès aux dossiers historiques des projets qu'il peut facilement consulter pour son domaine d'expertise spécifique.
Les feuilles de calcul détruisent votre entreprise et plus votre organisation construit ses fonctions autour d'eux, moins vous serez en mesure de l'arrêter. En même temps, les avantages en termes de visibilité, de gain de temps et de prise de décision qu'offre le suivi automatisé sont indéniables. Alors, quelle est la raison pour laquelle vous n'avez pas encore changé ?
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