Dans les deux premiers articles de cette série de blogs, nous avons fourni des exemples de la manière dont les organisations utilisent la planification dynamique et la redéfinition rapide des priorités pour pivoter rapidement en réponse aux changements perturbateurs et aux nouvelles opportunités. Nous avons également souligné comment les EPMO et les responsables financiers devraient collaborer avec la C-suite pour prendre les meilleures décisions possibles à court et à long terme :
Partie 1 : Planification dynamique et révision rapide des priorités : les clés de la résilience face aux chocs
Partie 2 : Planification dynamique : objectif recentrage, repriorisation et réaffectation rapides
Quel est le prochain niveau de planification dynamique ? Il s'agit d'opérationnaliser les nouveaux plans pour s'assurer que tout le monde continue à exécuter la stratégie. Mais comment procéder à une redéfinition rapide des priorités, à un transfert de ressources, à une réaffectation des budgets et à un réalignement des équipes - surtout lorsque vos employés sont éparpillés dans des fuseaux horaires, des cultures, des méthodologies de travail, et maintenant surtout dans des bureaux à domicile - ou des tables de salle à manger ?
Les PMO sont en mesure de faciliter tout cela en douceur. Ils peuvent s'assurer que les personnes, l'argent et les technologies sont concentrés sur le bon travail qui permettra de réaliser la stratégie. Voici quelques-unes des façons dont les BGP avisés s'y prennent.
Rester sur la stratégie au milieu des perturbations
Les PMO disposent d'une sorte de pierre de Rosette : Les feuilles de route stratégiques qui les aident à traduire continuellement la stratégie en livraison à l'échelle de l'organisation et des fonctions. Lorsque les plans changent, le PMO détermine la meilleure façon d'ajuster ou de déplacer les ressources, les budgets et les résultats (produits, technologies, services, etc.) pour atteindre les objectifs stratégiques.
Ils peuvent hiérarchiser et classer les projets en fonction de leur alignement sur les stratégies et les finances de l'entreprise. Les PMO peuvent alors créer des plans exploitables au niveau des projets et des programmes, ce qui est essentiel pour que tout le monde reste aligné et travaille sur la stratégie à tout moment.
Les PMOs avisés réévaluent et ajustent les plans selon les besoins via une planification continue. Ils ont un aperçu en temps réel de variables telles que les finances du projet, les ressources, les changements dans l'exécution quotidienne et les performances, qui sont toutes liées aux plans stratégiques et de portefeuille.
Au fur et à mesure que les plans et priorités stratégiques sont révisés et que de nouvelles informations arrivent de toute l'entreprise, les PMO peuvent rapidement procéder à une redéfinition des priorités, déplacer des projets vers l'extérieur ou l'intérieur, voire les mettre en attente. L'ensemble de l'organisation est alors en mesure de s'aligner de concert.
Assurer la livraison du travail
Il est difficile, dans le meilleur des cas, de s'assurer que le travail est effectué en fonction de la stratégie. Aujourd'hui, alors que la plupart des équipes travaillent virtuellement, l'alignement sur la stratégie et la redéfinition des priorités sont encore plus difficiles. Les équipes distribuées n'ont rien de nouveau et de nombreuses organisations parviennent à maintenir leurs équipes engagées, motivées et performantes grâce aux bons outils de visualisation du travail.
L'une des façons dont les PMO assurent une livraison opportune, de qualité et conforme à la stratégie est de soutenir toutes les différentes façons dont les équipes travaillent aujourd'hui, comme les projets traditionnels, hybrides ou itératifs, Lean, Agile et collaboratifs. Plutôt que de faire de la microgestion, ces PMO s'attachent à aider leurs équipes à fournir le travail de la plus haute valeur en utilisant la méthode la mieux adaptée à l'équipe.
Par exemple, les équipes Agile sont libres d'utiliser leurs propres outils, méthodologies et processus, ainsi que de hiérarchiser leurs tâches et leur travail. Les PMO suivent les progrès des équipes et s'assurent que leur travail soutient les objectifs stratégiques. Lorsque plusieurs équipes ou groupes d'équipes ont des conflits sur les ressources, les budgets ou le travail réel, le PMO peut les résoudre et garder tout le monde sur la bonne voie.
Pour rester dans la stratégie, il faut avoir une visibilité sur le statut, les tendances et les interdépendances dans l'ensemble du programme. Les équipes ont besoin d'espaces de travail numériques partagés qui leur permettent de collaborer et de faire avancer les choses. Les données provenant de ces espaces de travail et d'autres applications et exécutions de travail mixtes alimentent en informations critiques l'outil PPM centralisé et remontent jusqu'au portefeuille. Avec ces données à portée de main, les PMO peuvent visualiser, partager et étudier les performances pour identifier les problèmes, gérer par rapport aux KPI et ajuster les plans si nécessaire.
Gérer les ressources de manière efficace
Les PMO avisés ont une visibilité sur le travail en cours ainsi que sur la demande future. Grâce à ces informations, ils peuvent identifier efficacement les personnes et les équipes pour les bons projets au bon moment. Ils sont en mesure d'identifier de manière proactive les contraintes de capacité par rôle, par lieu et par d'autres facteurs, tels que la réduction de la capacité individuelle due au travail à domicile, aux congés temporaires ou aux réductions malheureuses des effectifs.
Au fur et à mesure que les plans et les budgets changent, les PMO utilisent la repriorisation pour rééquilibrer, redéfinir les priorités et reprogrammer la capacité des ressources dans tous les projets et travaux. Leurs décisions sont éclairées par la création et la comparaison de scénarios pour évaluer différentes options de dotation en personnel. Ils peuvent voir comment divers scénarios ont un impact sur différents portefeuilles de projets.
Suivi des finances planifiées et réelles
La redéfinition des priorités offre la possibilité de réaffecter rapidement les budgets, ce qui est essentiel en période de changement rapide. Les plans et budgets annuels limitent l'agilité - les changements intervenant peu après leur approbation. De nombreuses organisations passent à un financement progressif, qui permet une réaffectation rapide lorsque les priorités changent, que des projets sont mis en attente ou annulés, ou que de nouvelles opportunités de croissance se présentent.
Au minimum, il est essentiel de gérer les coûts par rapport au budget. Les PMO peuvent fournir des données réelles comparées aux données planifiées pour l'avancement du portefeuille et des projets, l'utilisation des rôles et des ressources, et les coûts. Cela leur permet de réorganiser le travail, de promouvoir la livraison à temps et de gérer les finances.
Visualiser les impacts de la redéfinition des priorités
La bonne visibilité et les bons rapports sont essentiels à la réalisation de la stratégie. Les PMO avisés ont une visibilité en temps réel des performances couvrant la stratégie, les programmes, les projets et les ressources, ce qui leur permet de prendre rapidement les décisions et les ajustements nécessaires.
Les cadres et les autres parties prenantes de l'entreprise peuvent avoir accès à ces informations pour les aider à prendre ces décisions et à maintenir les plans sur la bonne voie. La visibilité en temps réel leur permet de travailler avec les PMO pour répondre à des questions telles que :
- Travaillons-nous sur les bons projets pour soutenir nos buts et objectifs commerciaux ?
- Disposons-nous d'un nombre suffisant de personnes ayant les bonnes compétences pour effectuer le travail ?
- Respectons-nous le budget et obtenons-nous le retour sur investissement attendu ?
- Avons-nous la bonne combinaison de projets et de produits pour répondre à nos initiatives stratégiques ?
Les PMO avisés s'efforcent d'identifier les mesures les plus importantes pour les parties prenantes, puis élaborent des rapports et des tableaux de bord pour visualiser ces informations. Les cadres doivent rapidement voir l'état et les performances de haut niveau des indicateurs clés de performance et des paramètres pour que la redéfinition des priorités puisse se faire à tout moment.
Soyez l'agent du changement
Les changements perturbateurs peuvent être difficiles pour tout le monde. Les dirigeants du PMO sont bien placés pour aider l'organisation à se recentrer rapidement et à se concentrer sur ce qui apporte le plus de valeur à tout moment, y compris en période de perturbation. Il ne s'agit pas seulement de réorienter les ressources, mais de renforcer la position concurrentielle de l'organisation à long terme.
Planview est là pour vous aider à franchir ce cap avec agilité. Notre gamme complète de solutions de gestion de portefeuille et de gestion du travail aide les organisations à accélérer la mise en œuvre de la stratégie et à donner aux équipes les moyens de fournir leur meilleur travail. Pour les clients actuels de PPM Pro, consultez ma série de vidéos en six parties contenant des conseils pratiques pour "Réagir rapidement en période de changement."
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