L'objectif premier de la gestion de projet est d'évaluer un travail et de le décomposer en tâches digestibles pour atteindre un objectif fixé. La capacité à gérer un projet et à le mener à bien de la conception à l'achèvement est généralement un ensemble de compétences qui s'acquiert par l'expérience.
Un bon gestionnaire de projet a la capacité d'avoir une vue d'ensemble pour organiser et déléguer en conséquence. Ce sont des personnes qui ont toujours un objectif final en tête et qui sont chargées de veiller à ce qu'il soit atteint dans les délais promis. C'est pourquoi, parfois, le passage d'une entreprise à la gestion de portefeuille peut être le choix le plus judicieux.
En quoi consiste la gestion de portefeuille de projets ?
Pour évaluer l'ampleur d'un projet, un chef de projet doit fixer un calendrier. Pour ce faire, il est parfois nécessaire de considérer l'entreprise dans son ensemble. Cela inclut l'examen de chaque projet sur la table et la hiérarchisation des tâches au sein de ceux-ci. Les projets peuvent ensuite être regroupés en programmes, qui forment finalement un portefeuille.
La gestion du portefeuille de projets est souvent déjà effectuée au cours des opérations quotidiennes, il lui manque simplement le label. Chaque fois qu'une entreprise aligne des projets et des programmes sur un objectif commun, elle pratique la GPP. Ce processus crée une relation hiérarchique de divers éléments qui peuvent être définis comme suit :
- Les tâches forment des projets
- Les projets forment des programmes
- Les programmes forment des portefeuilles
L'idée est de regrouper les projets et les programmes dans un portefeuille de manière à maximiser la marge bénéficiaire et à augmenter le retour sur investissement global. Avant de faire le grand saut, il est sage de considérer les avantages et les inconvénients de la gestion active de portefeuille avant de se lancer pleinement dans le processus.
La gestion de portefeuille de projets est-elle le bon choix ?
Afin de comprendre si cette solution PM convient à votre entreprise, il est important d'examiner les avantages et les inconvénients de la gestion de portefeuille de projets dans son ensemble.
Avantages
La gestion active du portefeuille de projets présente une quantité incroyable d'avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles ce pourrait être le bon choix :
INVENTAIRE
Lorsqu'il y a une variété de programmes en cours, il est difficile de déterminer exactement quelles ressources sont disponibles à quel endroit. L'ensemble du processus est fragmenté. Le PPM permet à une entreprise d'avoir une visibilité commune de la situation dans son ensemble. Chacun sait exactement avec quoi il doit travailler dès les premières étapes de la planification. L'alignement incite une entreprise à accélérer certains projets et à faire des choix en fonction de l'orientation stratégique.
Implication
Le PPM permet une plus grande profondeur d'implication dans tous les secteurs verticaux. Les portefeuilles ont tendance à attirer l'attention des cadres supérieurs, et le fait de les impliquer dès le début garantit un plus grand niveau de réussite pour tous les projets. Ce type d'alignement rend également les problèmes de performance entièrement plus visibles et plus faciles à résoudre.
Risque
Chaque fois que vous ouvrez un projet au partage des ressources dans un portefeuille, vous diminuez le risque d'échec de ce projet. Le regroupement de plusieurs programmes et l'affectation de ressources permettent à une entreprise d'assumer plus de travail, tout en garantissant la réussite de ses projets en cours.
Inconvénients
Bien qu'il semble que le PPM soit une évidence, lorsqu'il s'agit des avantages qu'une entreprise peut en tirer, il y a des façons dont il peut aller radicalement mal ou perturber les opérations quotidiennes. Le site suivant n'est qu'un exemple des moyens par lesquels le PPM peut ne pas convenir à votre entreprise :
Ressources
Tout comme les ressources peuvent être un avantage lorsque la responsabilité du programme est partagée, cela peut également être l'inconvénient de la gestion du portefeuille de projets. Si la mauvaise personne est chargée d'allouer les ressources, il y a des chances qu'elles soient détournées. Il est essentiel que les ressources soient réparties de manière uniforme et en conséquence, pour que le PPM fonctionne.
Définition
La gestion de projet requiert la capacité de définir et de catégoriser les éléments d'un projet afin d'en établir les priorités. C'est un travail beaucoup plus facile lorsqu'il s'agit simplement de définir des tâches au sein d'un projet. Cependant, lorsque le champ d'application passe des programmes à un portefeuille, les choses deviennent plus difficiles à trier.
Si les priorités des programmes ne font pas l'objet d'un accord en raison de l'incapacité à définir correctement les éléments de l'ensemble du portefeuille, ce type de gestion risque de ne pas fonctionner. En fait, cela pourrait tout simplement compliquer complètement les choses.
Taille
La taille d'une entreprise est peut-être le seul facteur qui détermine le succès de la gestion d'un projet de portefeuille. Si une entreprise est plutôt petite ou a peu de projets en cours, il ne semble pas nécessaire de gaspiller la main-d'œuvre ou le coût de leur organisation. Surtout s'ils sont déjà au maximum de leurs performances. Le PPM n'est nécessaire que lorsqu'il existe un espace de croissance défini par un champ de gestion plus large.
Il existe plusieurs avantages et inconvénients de la gestion de portefeuille de projets . Il est donc important de comprendre s'il s'agit du bon processus pour votre organisation avant de vous lancer. La gestion de projet de portefeuille encourage les personnes à s'impliquer à tous les niveaux de l'organisation. Cela réduit les risques et permet à la direction de surveiller de plus près l'inventaire dans son ensemble.
Le PPM peut également être une charge pour les ressources et ne pas convenir à une entreprise de petite taille. Dans l'ensemble, il s'agit de regarder la situation dans son ensemble et de défendre les valeurs et les objectifs de l'entreprise. Les portefeuilles peuvent être la clé d'une installation désorganisée, mais vous devez d'abord vous assurer que le système fonctionne.
