En tant que gestionnaire de projet, l'équilibre et l'établissement de priorités constituent la moitié de la bataille. Vous devez être en mesure d'assigner des tâches aux membres de l'équipe de manière à tirer le meilleur parti du temps limité de chacun. Cela peut toutefois s'avérer difficile lorsque les parties prenantes de votre projet semblent vouloir que chaque tâche soit la priorité numéro un.
Lorsque vous commencez à vous sentir dépassé par les défis de la hiérarchisation des projets, rappelez-vous qu'il y a toujours une voie à suivre. Vous ne pourrez peut-être pas satisfaire toutes les parties prenantes du projet en cours de route, mais si vous utilisez les stratégies décrites ci-dessous, vous pourrez utiliser le plus efficacement possible les ressources dont vous disposez tout en maintenant vos projets sur la bonne voie.
Suivez vos tâches en un seul endroit
Si vous ne pouvez pas évaluer les tâches et les exigences de votre projet au même endroit, vous aurez du mal à prendre des décisions raisonnables sur ce qui doit passer en premier. Solutions avancées de gestion de projet comme Planview AdaptiveWork permettent de définir, de suivre et d'organiser facilement les tâches d'un projet, afin que rien ne passe à travers les mailles du filet. Planview AdaptiveWork permet également à tous les membres de l'équipe de projet de voir le plan actuel du projet en temps réel, ce qui permet à chacun de rester informé des changements de calendrier ou de priorités.
Confirmez vos estimations de temps et d'effort
Même les meilleurs gestionnaires de projet ratent parfois la cible lorsque l'estimation du temps nécessaire à la réalisation de certaines tâches du projet. Lorsque vous êtes confronté à une longue liste d'éléments hautement prioritaires, il vaut la peine d'y regarder à deux fois et de déterminer si vous avez alloué trop ou trop peu de temps à l'une des tâches de votre équipe. Demandez aux membres de votre équipe de vous faire part de leurs commentaires pour vous aider à affiner vos estimations, et envisagez de passer à une approche ascendante de la planification du projet, plutôt qu'au modèle traditionnel descendant.
Évaluer les risques et les impacts
Si vous êtes confronté à une situation dans laquelle certaines tâches ou certains produits livrables devront être terminés en retard, il est important de bien comprendre l'effet en aval qu'aura un délai manqué. Souvent, il est préférable de dé-prioriser une tâche à haute visibilité qui a moins de dépendances plus tard dans le plan de projet, plutôt que de retarder une tâche apparemment moins importante dont dépendent des dizaines d'autres activités. Il est également important de comprendre l'effet budgétaire de l'extension des délais pour les différentes tâches, surtout lorsqu'elles impliquent de garder les membres de l'équipe sur le projet plus longtemps que prévu.
Obtenez l'avis des parties prenantes principales
Comme tout gestionnaire de projet expérimenté le sait, les parties prenantes de haut niveau ne communiquent pas toujours clairement leurs priorités la première fois. Si vous avez du mal à faire entrer des tâches concurrentes dans votre calendrier, expliquez la situation au client, au sponsor exécutif ou à la direction de l'entreprise. autre partie prenante de haut niveau. Vous obtiendrez peut-être des éclaircissements sur quelques points, ce qui vous évitera de stresser lors de l'établissement des priorités de votre gestion de projet.
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