Tout projet comporte des risques. Même les plus petits projets nécessitent des investissements en temps et en argent, et lorsque les projets échouent, ces investissements sont perdus. Au niveau de l'entreprise, lorsque la durée des projets se mesure en milliers d'heures et que les investissements financiers se chiffrent souvent en millions, les risques sont énormes.
Comprendre les événements futurs qui pourraient mettre un projet en péril, et avoir un plan pour minimiser l'effet de ces événements, est l'une des compétences les plus importantes d'un chef de projet .
. Les stratégies décrites ci-dessous vous aideront à repérer les problèmes à l'avance afin que vous puissiez maintenir vos projets sur la voie du succès.
Intégrer la gestion des risques dans le plan
Personne ne gère un projet (ou ne travaille sur un projet, d'ailleurs) sans penser de temps en temps aux choses qui pourraient mal tourner. Cependant, le simple fait d'envisager les risques de temps en temps ne signifie pas que vous pratiquez la gestion des risques. Les chefs de projet doivent s'efforcer de créer une culture de la gestion des risques au sein de l'équipe du projet dès le premier jour, en intégrant des activités de gestion des risques dans le plan du projet. Typiquement, cela implique une réunion ou une série de réunions pour identifier et analyser les risques du projet, ainsi que l'ajout de discussions sur les risques dans les ordres du jour des réunions d'état récurrentes.
Faites de l'identification des risques une activité d'équipe
Plus vous identifiez tôt la variété des risques de votre projet, plus vous avez de chances de les éviter. De nombreux chefs de projet réservent du temps pour une évaluation des risques du projet dès que leur structure initiale de répartition du travail ou leur plan de projet est terminé. Un aspect important de gestion des risques d'entreprise est d'engager autant de parties prenantes que possible dans ce processus - certains risques peuvent être évidents pour tout le monde, mais d'autres ne le seront probablement que pour les membres de l'équipe qui y seront directement confrontés.
Élaborer des plans pour éviter et traiter les risques du projet
Une fois que vous avez identifié et analysé les risques pour votre projet, vous devez élaborer deux séries de plans : des plans pour empêcher les événements indésirables de se produire, et des plans pour atténuer l'effet des événements qui se produisent. De nombreuses tactiques d'atténuation des risques consommeront du temps, de l'argent, ou les deux, il est donc important de quantifier vos risques avant de faire des plans pour y remédier. La plupart des chefs de projet se concentrent d'abord sur les risques à forte probabilité et à fort impact, afin que l'équipe de projet soit préparée aux menaces les plus graves.
Suivre les risques tout au long des projets
La plupart des chefs de projet estiment qu'ils ont déjà trop de listes et de documents à gérer, et ajouter un journal des risques à un projet peut sembler n'être qu'une corvée administrative de plus. Cependant, la tenue d'un registre officiel des activités de gestion des risques du projet peut en fait faire gagner du temps en fin de compte, en gardant les risques en tête pour tous les membres de l'équipe du projet. Si les membres de l'équipe sont autorisés à perdre de vue les menaces que vous avez identifiées, c'est à ce moment-là que votre projet est vraiment en danger. Il est également important de pouvoir avoir un aperçu de l'ensemble du cycle de vie d'un projet ou d'un portefeuille afin de pouvoir évaluer la santé en cours en temps réel. Ainsi, votre équipe peut repérer les tendances, réagir et résoudre les problèmes avant que un projet ou un programme ne passe au statut "à risque".
Les outils de gestion de projet, comme Planview AdaptiveWork, peuvent vous aider à gérer vos listes, e-mails et documents afin que vous ayez le temps de vous concentrer sur l'évaluation, la prise en compte et l'évitement des risques.
