Au cours des dernières années, la nature de la collaboration a changé. Les membres de l'équipe ne sont plus strictement confinés au bureau maintenant que le travail à distance est devenu plus répandu. De nos jours, il n'est pas rare que les équipes collaborent depuis différentes parties du pays, ou dans le cas des grandes entreprises, depuis différents coins du globe. Et si vous êtes en charge de plusieurs membres d'une équipe travaillant sur divers projets, la communication par e-mail et les feuilles de calcul ne suffisent pas à assurer une collaboration efficace. Vous aurez besoin d'une solution de gestion intelligente qui vous permettra de rester en contact avec les membres de votre équipe à tout moment.
Mais avec toutes les plateformes de gestion existantes, il peut être difficile de trouver celle qui vous convient. Voici une liste de quatre fonctions indispensables à rechercher dans toute plateforme collaborative, afin que vos projets se déroulent sans heurts, quels que soient vos objectifs et attentes spécifiques.
1. Technologie basée sur le cloud
Il y a dix ans, la plupart des solutions logicielles stockaient les données sur des disques durs. Cela rendait la collaboration à distance difficile, car vous étiez limité aux ordinateurs sur lesquels votre logiciel était chargé. De nos jours, collaborer n'a jamais été aussi facile. La technologie du nuage et les plateformes SaaS (Software-as-a-Service) vous permettent de récupérer des données de n'importe où, et pas seulement des ordinateurs de bureau. Désormais, vous pouvez également accéder à des informations importantes à partir de votre appareil mobile et de votre ordinateur personnel et partager des documents avec les membres de votre équipe en appuyant sur un bouton.
Pour tirer le meilleur parti de la technologie du nuage, recherchez une plateforme de collaboration qui vous permet de télécharger des documents sur un stockage en nuage, où vous pouvez ensuite partager et collaborer avec les membres de l'équipe et les parties prenantes. De cette façon, tout le monde a accès aux mêmes informations à tout moment, et cela élimine les problèmes résultant de dysfonctionnements informatiques.
2. Outils de gestion du flux de travail
Une bonne solution de gestion de projet est celle qui rassemble tout le monde. Pour que la collaboration à distance soit efficace, les équipes doivent maintenir une ligne de communication ouverte à tout moment. Malheureusement, c'est souvent plus facile à dire qu'à faire lorsque les chefs de projet assignent les tâches par e-mail.
Puis vint le développement d'outils de planification numériques. Des fonctionnalités telles que les tableaux Kanban et les diagrammes de Gantt permettent aux responsables et aux équipes de :
- Organisez les tâches plus efficacement. Les responsables peuvent déléguer des missions aux membres de l'équipe en fonction de leur priorité, ainsi que classer les tâches en fonction de leur statut actuel.
- Augmentez la communication. La plupart des outils de flux de travail disposent d'une plateforme de communication intégrée où les membres peuvent partager des informations et changer d'objectif si nécessaire.
- Suivez les progrès. Grâce aux outils de gestion du flux de travail, vous pouvez programmer des échéances pour une ou plusieurs tâches, suivre les étapes importantes et même représenter visuellement votre progression sous forme de graphiques pour mieux comprendre ce qui a été accompli.
Une autre fonction utile que vous pourriez envisager est le suivi du temps. En fonction de votre projet, vous pourriez être amené à enregistrer les heures que les employés consacrent à leurs tâches. Les outils de suivi du temps automatisent l'ensemble du processus pour vous, de sorte que vous ne devez pas consacrer votre temps à calculer les heures travaillées par chaque employé.
3. Une représentation visuelle de votre charge de travail
Outre les outils de flux de travail mentionnés ci-dessus, il est important de disposer d'une solution qui vous permette de cartographier votre charge de travail, en vous laissant organiser les projets en fonction de leur statut et de leur priorité. De plus, le fait de disposer d'une représentation visuelle du flux de travail du début à la fin permet à chacun de savoir ce qui a été accompli et quelles sont les tâches restantes, ce qui permet aux responsables de déléguer les tâches plus efficacement.
Les plateformes qui actualisent le statut d'une tâche en temps réel augmentent la précision des rapports du projet. Ainsi, les gestionnaires ont une meilleure idée du temps nécessaire à l'achèvement des projets, ainsi que des ressources supplémentaires (le cas échéant) à allouer pour garantir la réussite du projet.
4. La capacité de suivre plusieurs projets
Le but d'un logiciel de gestion de projet est de faciliter la collaboration. Pour s'assurer que c'est le cas, votre plateforme de gestion devrait activement :
- Supprimez les obstacles à la collaboration.
- Facilitez le suivi de l'état d'avancement des différents projets pour les responsables, les parties prenantes et les membres de l'équipe.
Avoir accès aux informations est un élément essentiel de la gestion de projet. Pour que les tâches soient accomplies de manière fluide et efficace, les managers doivent savoir :
- Quelles ressources ils ont en main et où les ressources sont allouées.
- Rapports actualisés sur l'avancement de toutes les tâches d'un projet.
- Les tâches sur lesquelles les membres de l'équipe travaillent.
L'un des plus grands défis auxquels sont confrontés les chefs de projet est de retrouver et de compiler ces mesures. Même avec l'aide d'un logiciel de gestion de projet qui enregistre automatiquement ces informations, le fait de devoir localiser chaque indicateur de performance individuel prend du temps et est inefficace. Pour cette raison, envisagez de déployer une solution logicielle avec un tableau de bord intégré qui fournit toutes vos informations de projet en un seul endroit pratique.
Le logiciel de gestion de projet allie accessibilité et efficacité
La réussite de votre projet dépend de votre capacité à collaborer avec les membres de votre équipe. Lorsque les gens sont jetés tête baissée dans un projet sans aucune communication ni structure, le résultat est le chaos et l'inefficacité. D'un autre côté, lorsque les membres de l'équipe sont inclus dans une plate-forme conçue pour accroître la collaboration et garder votre flux de travail organisé, les gens ont tendance à travailler plus intelligemment et à accomplir davantage.
Bien que les logiciels de gestion de projet soient utiles à tous, quelle que soit l'ampleur de la tâche, ils sont particulièrement utiles aux gestionnaires chargés de plusieurs projets de grande envergure. Si vous êtes le chef de projet d'une entreprise et que vous n'utilisez pas d'outils collaboratifs dans vos opérations quotidiennes, vous ne travaillez pas aussi efficacement que vous le pourriez. Que vous collaboriez à distance avec les membres de votre équipe ou que vous travailliez ensemble dans un bureau, ces outils facilitent l'enregistrement et le suivi des progrès, le partage des mises à jour et la garantie que chacun travaille sur les bonnes tâches.
De plus, les solutions de gestion de projet qui incluent les quatre éléments mentionnés ci-dessus améliorent encore le flux de travail en augmentant la transparence du projet. L'avantage est que vous connaissez toujours l'état d'avancement de vos projets, comme si vous travailliez vous-même sur les tâches.
En déployant une solution de collaboration de projet qui comprend ces éléments, vous êtes en mesure de maximiser la collaboration sans avoir à doubler le temps consacré à la supervision de vos projets. En effet, les plates-formes de collaboration de projet efficaces automatisent les parties clés du processus de gestion, en mesurant les progrès et en générant des rapports, ce qui vous laisse plus de temps à consacrer à la planification de nouveaux projets.
Augmenter la productivité en travaillant plus intelligemment, pas plus durement
Dans le monde actuel où tout va très vite, on attend souvent des chefs de projet qu'ils accomplissent davantage en moins de temps. Heureusement, le logiciel intelligent de gestion du travail collaboratif facilite l'organisation et la collaboration des équipes en supprimant les obstacles à la communication et l'opacité du flux de travail. En travaillant sur une plate-forme qui facilite le partage d'idées entre les membres de l'équipe, les responsables et les parties prenantes, vous réduisez la probabilité d'erreurs humaines ou de dérapages, qui peuvent tous deux nuire à la réussite de votre projet.
![Logiciel de gestion de projet : Des méthodes de travail chaotiques [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2017/08/Chaotic-Ways-of-Working-2.jpg)
