Sie kennen das Sprichwort: Die einzige Konstante ist der Wandel. Das gilt für die Geschäftswelt - und ganz sicher auch für das Leben - und deshalb ist proaktives Veränderungsmanagement so wichtig.
Betrachten Sie diese Statistik von Gartner:
“The typical organization today has undertaken five major firmwide changes in the past three years — and nearly 75 % expect to multiply the types of major change initiatives they will undertake in the next three years.”
So oft, wie wir Menschen auf Veränderungen reagieren müssen, sollte man meinen, dass wir bei großen Veränderungen am Arbeitsplatz, wie z.B. bei der Umgestaltung von Unternehmen, eine höhere Erfolgsquote haben.
Wie sich herausstellt, ist das nicht der Fall.
Zurück zu Gartner: "Die Hälfte der Veränderungsinitiativen scheitert, und nur 34% sind ein klarer Erfolg."
Wenn eine Transformation nicht anhält - sei es digital, agil, organisatorisch, oder eine Kombination davon - riskieren Sie, dass Sie Ihre entscheidenden Geschäftsergebnisse verpassen.
Sie kommen mit Ihren Wachstumszielen immer noch nicht voran. Sie bringen die Produkte trotzdem nicht schneller auf den Markt. Und so weiter.
Organisatorisches Änderungsmanagement eingeben
Organizational Change Management (OCM) - ein Transformationsansatz, der die "menschliche Seite des Wandels" in den Vordergrund stellt - ist eine der besten Strategien, die Sie anwenden können, um die Effektivität Ihrer Transformationsinitiativen zu verbessern.
Denn die Sache ist die: Menschen sind der gemeinsame Nenner bei jeder Veränderung, ob groß oder klein.
Und je bewusster Sie die Menschen in Ihrem Unternehmen einbeziehen und klar mit ihnen kommunizieren, desto erfolgreicher wird Ihre Veränderung sein.
In dieser Serie von drei Blog-Beiträgen werden Sie in die Geschichte eines Biotech-Unternehmens eintauchen, mit dem wir vor kurzem zusammengearbeitet haben, um es dabei zu unterstützen, seine Technologie- und Geschäftsteams aufeinander abzustimmen, damit es damit beginnen konnte, die Ergebnisse seiner Transformation zu erreichen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die Prinzipien des proaktiven Änderungsmanagements eine große Rolle bei der Lösung von Problemen gespielt haben, die bei der vorherigen Software-Implementierung auftraten.
Integration und Standardisierung eines PPM-Systems
Bevor dieses Biotech-Unternehmen zu Planview kam, erkannte die Unternehmensführung die Notwendigkeit, die menschliche Seite des Wandels zu managen. Die Hauptakteure gründeten ein Projekt- und Portfoliomanagement (PPM)-Transformationsteam, um die Ziele für ein neues Project Management Office (PMO) zu definieren und eine neue Softwarelösungzu implementieren.
Das Hauptziel der Umstellung war die Integration und Standardisierung des PPM-Systems.
Ihr vielfältiges Projektportfolio erstreckte sich über mehrere Geschäftsbereiche und nutzte ein bestehendes, teilweise konfiguriertes Projektportfoliomanagementsystem und verschiedene unterschiedliche Tools. Es standen keine Datenvisualisierungs- oder Analysetools zur Verfügung, so dass man keinen Überblick über die Kapazität und den Bedarf der Ressourcen hatte.
Sie brauchten ein benutzerfreundliches System mit einer robusten Ressourcenverwaltung und intuitiven Analysen, um die Projektergebnisse zu verbessern und den Überblick über den Zustand des Portfolios zu behalten.
Bestimmte Probleme innerhalb des bestehenden PMO-Ökosystems behinderten die Implementierung der bestehenden Lösungen für strategisches Portfoliomanagement (SPM) und PPM. Zu diesen Schmerzpunkten gehörten unter anderem:
User Experience
Viele Benutzer hielten das aktuelle PPM-System nicht für modern, intuitiv oder benutzerfreundlich.
Bedarfsmanagement
Das Fehlen einer konsolidierten Sicht auf die Nachfrage mit einer konsistenten Steuerung und damit verbundenen Prozessen behinderte die proaktive Planung, Entscheidungsfindung und Gesamtkontrolle.
Finanzmanagement
Aufgrund der losen Kopplung von PMO- und Finanzmanagementprozessen war es schwierig festzustellen oder zu artikulieren, wie die Technologieorganisation zum Geschäftserfolg beitrug.
Methodology
Der anfängliche Betriebszustand des PMO war über die Geschäftsbereiche hinweg mit verschiedenen Tools und Methoden verbunden. Ohne einen grundlegenden Prozessrahmen, der durch das PPM-Toolset unterstützt wird, war es schwierig, Erwartungen festzulegen und als Autorität für Ausführungsstandards zu dienen.
Werkzeugsatz
Das Fehlen einer integrierten PPM-Lösung trieb die Verbreitung von Tools voran und behinderte die Festlegung von Standards für eine effiziente und zeitnahe Projektabwicklung. Außerdem wurde das bestehende PPM-System von den Benutzern nur begrenzt angenommen. Die Implementierung konzentrierte sich zu wenig auf die Menschen, die das System nutzen, und zu sehr auf die einfache Nutzung des Systems.
Eine Änderung der Werkzeuge erfordert eine Änderung der Governance
So sehr dieses Unternehmen auch plante, sein PPM-System zu integrieren und zu standardisieren, um die oben genannten Probleme zu beseitigen, so sehr plante es auch eine Änderung seiner Führungsstruktur.
Die Verantwortlichen für die PPM-Transformation in dem Biotech-Unternehmen waren sich darüber im Klaren, dass sie durch die Schaffung eines neuen Portfolio Management Office Center of Excellence (PMO COE) die zentralen PPM-Funktionen zentralisieren und weiterentwickeln konnten.
Dies ermöglichte es den Technologie-Teams, sich besser auf die Geschäftsanforderungen einzustellen.
Das neue PMO COE trieb die Umstrukturierung voran, die eine gestraffte und vereinfachte PPM-Landschaft umfasste, die die Zusammenarbeit und den Einblick in alle Geschäftsbereiche unterstützte, sowie die Implementierung einer ganzheitlichen, zweckmäßigen PPM-Technologie-Strategie.
Mit diesen Änderungen in der Verwaltung und den Werkzeugen wollte das Unternehmen diesen geschäftlichen Nutzen erzielen:
Ausrichtung auf die Bereitstellung von Geschäftswerten
Der geschäftliche Nutzen wird definiert, während der Ausführung überprüft und nach Abschluss der Arbeit gemessen, in Übereinstimmung mit den erklärten Zielen des anfragenden Unternehmens.
Beschleunigte Ausführung durch effizientere Prozesse
Die Prozesse sind richtig dimensioniert, die Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar, die Berührungspunkte mit angrenzenden Prozessen und Teams sind nahtlos, die Richtlinien und Kontrollen sind berücksichtigt und die Tools sind einfach und intuitiv, so dass sich die Teams auf die Lieferung konzentrieren und diese beschleunigen können.
Sichtbarkeit und Kontrolle des gesamten Portfolios
Sie haben einen vollständigen, ganzheitlichen Überblick über die Technologiearbeit und treffen faktenbasierte Entscheidungen, um die Umsetzung voranzutreiben.
Eine einzige Version der "Wahrheit" für das Portfolio
Konsistente Nachrichtenübermittlung und Transparenz, mit aggregierten Portfoliodaten über alle Geschäftsbereiche hinweg für aussagekräftige Einblicke.
5-Punkt Plan zum Management organisatorischer Veränderungen
Durch den Einsatz der Prinzipien des proaktiven Veränderungsmanagements erleichterte dieses Biotech-Unternehmen die ganzheitliche Umsetzung und Einführung seines neuen PPM-Transformationsprozesses und seiner Technologielösungen für alle Beteiligten.
Der Schwerpunkt lag darauf, die Denkweise der Mitarbeiter zu ändern, um von den disparaten Systemen und der mangelnden Nutzung des bestehenden PPM-Systems zu einer Denkweise zu gelangen, die auf Veränderung, Anpassung und Überarbeitung ausgerichtet ist.
Einfach ausgedrückt: Die Menschen kamen vor der Technologie.
Sie entwickelten die folgenden Leitprinzipien für das Veränderungsmanagement, um der Organisation zu helfen, den Wandel zu bewältigen:
Kommunikation
Liefern Sie gezielte Botschaften durch eine zusammenhängende Geschichte, die für die betroffenen Interessengruppen relevant ist.
Engagieren Sie
Engagieren Sie Führungskräfte, Direktoren und einflussreiche Manager, um Widerstände zu mindern und die Akzeptanz zu erhöhen.
Sponsor
Engagieren Sie Führungskräfte im gesamten Unternehmen, die den Wandel sichtbar unterstützen und andere befähigen.
Zug
Liefern Sie relevante, zeitnahe Schulungen über verschiedene Kanäle.
Erkennen Sie
Identifizieren Sie die frühen Anwender und die Personen, die zum Erfolg der Transformation beigetragen haben.
Spielraum für organisatorisches Change Management
Schließlich integrierte das Unternehmen diese Schlüsselbereiche, um einen ganzheitlichen, proaktiven Plan für das Veränderungsmanagement zu erstellen.
- Identifizierung und Verwaltung von Stakeholdern
- Planung und Durchführung von Programmkommunikation und Branding
- Festlegung der Rolle und Verantwortlichkeiten des Change Champion
- Vorbereitung und Begleitung von Change Champions durch den Veränderungsprozess
- Feedback von Interessenvertretern und gewonnene Erkenntnisse
- Vorbereitung und Schulung der Endbenutzer
- Überwachung der Übernahme von Änderungen und Metriken
Verwandlungen klebriger machen
Organisatorisches Veränderungsmanagement ist eine Schlüsselstrategie zur Verbesserung der Effektivität von Transformationsinitiativen, da es die Menschen in den Mittelpunkt stellt und ihre Rolle beim Wandel anerkennt. Indem sie Menschen bewusst einbeziehen und klar mit ihnen kommunizieren, können Unternehmen ihre Erfolgsquote verbessern.
You want to know the rest of the story, right? Check out part two of this biotech company’s story, where you’ll learn five actions to help your organization beat the transformation odds.
