Es ist kein Geheimnis, dass das Projektmanagement seine Herausforderungen hat. Eine davon ist es, Projektpläne und -fortschritte auf eine einfache und für alle verständliche Weise zu kommunizieren. Sie möchten, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, damit Sie komplexe Projektdaten in klare Erkenntnisse umwandeln können. Ein Projekt steht und fällt jedoch oft mit dem Gantt-Diagramm - es war also noch nie so wichtig, es richtig zu machen. Projektexperten haben die Aufgabe, eine Lösung einzuführen, die ihnen Zeit spart und klare Projektpläne erstellt, die für alle Beteiligten verständlich sind.
In this post, we will take a look at some of the benefits of using a roadmap tool and share tips on how to create a professional project roadmap.
3 Vorteile eines Project Roadmap Makers
Wenn Sie derzeit Projektinformationen mit PowerPoint präsentieren, wissen Sie wahrscheinlich, wie zeitaufwändig es ist, alle Folien zusammenzustellen. Die Anpassung von Grafiken, Schriftarten und Farben kostet Zeit, die Sie vielleicht nicht haben.
Diese drei Vorteile der Projekt-Roadmap-Software machen Ihnen das Leben garantiert leichter, beeindrucken die Führungskräfte und verbessern die Kommunikation mit den Beteiligten.
1. Zeit sparen
Wie lange dauert Ihr derzeitiger Projektprüfungsprozess? Für viele ist dieser Prozess extrem zeitaufwendig und mühsam. Denken Sie zum Beispiel an ein Unternehmen mit vier Direktoren auf der ganzen Welt, die jeweils einem Projektmanager (PM) unterstehen. Diese PMs haben dann 10 Junior PMs unter sich, die jeweils 3-5 einzelne Projekte im Wert von $100,000 oder mehr leiten. Wie gehen Sie vor, um diese Projekte mit jedem der vier Regisseure zu besprechen?
Zu Beginn können Sie auf lange wöchentliche Telefonate zurückgreifen, in denen die Direktoren alle wichtigen Projektfragen ansprechen können. Wenn Sie jedoch ein zentrales Format für Ihre Projekt-Roadmap-Visualisierungen verwenden, können Sie Ihre Zeit für die Überprüfung von Projekten erheblich reduzieren.
Zum einen sind sie einfach zu erstellen und zu aktualisieren - es dauert nur Minuten statt Stunden - und Sie können jede Zeitleiste als Vorlage speichern, um sie später zu teilen oder wiederzuverwenden. Sie können den Ansatz des "Managements nach Ausnahmeregelungen" anwenden, bei dem nur die wichtigsten Projektthemen im Rahmen von Aktualisierungen mit den Führungskräften behandelt werden, wodurch alle Beteiligten Zeit sparen.
2. Verbesserung der Kommunikation
Mit dem richtigen Roadmap-Tool lernen die Menschen, dieselbe Sprache zu sprechen. Roadmap-Software wie Office Timeline lässt sich in bestehende Arbeitsverwaltungssysteme integrieren und ermöglicht den direkten Datenimport und die Erstellung von Berichten zur einfachen Verteilung. Auf diese Weise können die Projektteams ihre Arbeit gegenüber Führungskräften, Peergroups und wichtigen Interessengruppen besser präsentieren. Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit dem Herumfummeln an Grafiken in PowerPoint.
3. Beeindrucken Sie Ihre Stakeholder
Jeder mag es, wenn es bei Präsentationen ein wenig "knistert", aber es kann sehr zeitaufwändig sein, diese zusätzliche Mühe auf sich zu nehmen, wenn man mit einer PowerPoint-Präsentation oder einer Tabellenkalkulation arbeitet.
Wenn Sie jedoch eine professionelle Roadmap-Software verwenden, können Sie Ihre Roadmap mit Swimlanes und Farben gestalten, die für mehr Klarheit sorgen. Heben Sie wichtige Punkte hervor, differenzieren Sie Informationen und lassen Sie Ihre Präsentation auffallen. Beeindrucken Sie außerdem Ihre Gesprächspartner, indem Sie die Folien mit dem Branding Ihres Unternehmens oder Kunden versehen. Sie werden erstaunt sein, welche Auswirkungen ein so scheinbar kleines Detail haben kann.
Praktische Tipps
Noch ein paar andere Dinge, die Sie bei der Erstellung Ihrer Roadmap beachten sollten:
- Wählen Sie eine Zeitspanne, die zu Ihrem Projekt passt (Tage, Monate, Jahre)
- Identifizieren Sie die wichtigsten Projektdaten - wichtige Aufgaben und Meilensteine
- Einfügen von Swimlanes zur Darstellung von Projektphasen, Rollen oder Abteilungen
Zusammengefasst
Projekte stellen viele Herausforderungen dar, so viel ist wahr. Aber mit einem Roadmap-Tool können Sie Ihr Projekt auf dem richtigen Weg halten und so Ihre Arbeit als Projektmanager etwas erleichtern und wertvolle Zeit und Geld sparen.
Wenn Sie ein Roadmap-Tool einführen möchten, sind Sie bei uns genau richtig. Als Planview Portfolios-Benutzer können Sie Projektdaten mit dem Office Timeline-Add-In ganz einfach in eine PowerPoint-Folie exportieren. So können Sie visuell ansprechende und leicht verständliche Berichte erstellen, die Sie mit anderen Teams und Stakeholdern teilen können. Um das Ganze abzurunden, können Sie sich unter für eine kostenlose 14-tägige Testversion von Office Timeline Pro anmelden, die mit Video-Tutorials ausgestattet ist, um alle schnellen Tricks zu erlernen, die Ihnen Zeit sparen.
