Det är ingen hemlighet att projektledning har sina utmaningar, och en av dem är att kunna kommunicera projektplaner och framsteg på ett enkelt och lätt sätt som alla kan förstå. Du vill att alla ska vara på samma sida och att komplexa projektdata ska kunna omvandlas till tydliga insikter. Ett projekt lever eller dör dock ofta av Gantt-diagrammet - så det har aldrig varit viktigare att få det rätt. Projektpersonal har till uppgift att anta en lösning som sparar tid och skapar tydliga projektplaner som intressenterna kan förstå.
In this post, we will take a look at some of the benefits of using a roadmap tool and share tips on how to create a professional project roadmap.
3 Fördelarna med en färdplanerare för projekt
Om du för närvarande presenterar projektinformation med hjälp av något som PowerPoint vet du säkert hur tidskrävande det är att samla ihop alla bilderna. Att justera grafik, typsnitt och färger tar tid, och du kanske inte har så mycket tid över.
De här tre fördelarna med en mjukvara för projektplanering kommer garanterat att göra ditt liv mycket enklare, imponera på ledarskapet och kommunicera bättre med intressenterna.
1. Spara tid
Hur lång tid tar er nuvarande projektgranskningsprocess? För många är denna process extremt tidskrävande och besvärlig. Tänk till exempel på ett företag med fyra direktörer runt om i världen som var och en har en projektledare (PM) över sig. Dessa PM:s har sedan 10 juniora PM:s under sig, som var och en hanterar 3-5 enskilda projekt värda $100,000 eller mer. Hur går du till väga för att granska projekten med var och en av de fyra regissörerna?
Till att börja med kan ni ta till långa veckosamtal där direktörerna kan ta upp viktiga projektfrågor. Men genom att använda ett centraliserat format för visualiseringar av dina projektplaner kan du kraftigt minska din tid för att granska projekt.
De är enkla att skapa och uppdatera - det tar minuter i stället för timmar - och du kan spara alla tidslinjer som en mall för att senare dela eller återanvända dem. Du kan använda dig av en metod som innebär att "hantera undantagsvis", där endast de viktigaste projektfrågorna tas upp i uppdateringar med ledningen, vilket sparar tid för alla.
2. Förbättra kommunikationen
Med rätt verktyg för färdplaner lär sig alla att tala samma språk. Programvara för färdplaner, t.ex. Office Timeline , kan integreras med befintliga arbetshanteringssystem, vilket gör det möjligt att direkt importera data och skapa rapporter för enkel distribution. På så sätt kan projektgrupperna presentera sitt arbete mer effektivt för ledningen, kollegor och viktiga intressenter. Det är slut med att slösa tid på att mixtra med grafik i PowerPoint.
3. Imponera på dina intressenter
Alla gillar att ha lite "sill" när det gäller presentationer, men det kan vara tidskrävande att anstränga sig lite extra när man arbetar med en PowerPoint eller ett kalkylblad.
Men om du använder ett professionellt program för färdplaner kan du skapa färdplaner med simplanes och färger som gör dem tydligare. Lyft fram viktiga punkter, differentiera information och gör din presentation mer intressant. Imponera dessutom på intressenterna genom att anpassa bilderna med företagets eller kundens varumärke. Du skulle bli förvånad över vilken effekt en sådan till synes liten detalj kan ha.
Praktiska tips
Bara några andra saker att tänka på när du utarbetar din färdplan:
- Välj en tidsperiod som passar ditt projekt (dagar, månader, år).
- Identifiera viktiga projektdata - viktiga uppgifter och milstolpar.
- Inkludera swimlanes för att visa projektfaser, roller eller avdelningar.
Sammanfattningsvis
Projekt innebär många utmaningar, det är sant, men med hjälp av en färdplan kan du hålla projektet på rätt spår, vilket gör ditt jobb som projektledare lite enklare och sparar värdefull tid och pengar.
Om du funderar på att införa ett verktyg för färdplaner har du kommit till rätt ställe. Som användare av Planview Portfolios kan du enkelt exportera projektdata till en PowerPoint-slide med hjälp av Office Timeline-tillägget som hjälper dig att utveckla visuellt tilltalande och lättförståeliga rapporter som du kan dela med andra team och intressenter. Till råga på allt kan du registrera dig för en gratis 14-dagars testversion av Office Timeline Pro, med videohandledning för att lära dig alla snabba knep för att spara tid.
