Das Portfoliomanagement unterscheidet sich vom Projektmanagement dadurch, dass es den gesamten Lebenszyklus umfasst - von der Idee bis zur Realisierung des angestrebten Nutzens. Das Portfoliomanagement umfasst das Projektmanagement als eine Phase des Projektlebenszyklus, die sich auf die Ausführungsphase eines Projekts konzentriert und diese am besten beherrscht. Aber wie wir alle wissen, sind Projekte mehr als nur Aufgaben und Problemlösungen. Projekte beginnen in der Tat in der Ideenphase, und obwohl einige von ihnen es nicht bis zur Realisierung des Nutzens der Investition schaffen, berücksichtigt das Portfoliomanagement diesen gesamten Prozess.
Lassen Sie uns einen Blick auf den Lebenszyklus eines Projekts werfen, der sich im Portfoliomanagement widerspiegelt: Ideenphase, Erstellung eines Business Case, Priorisierung der Initiativen, die eine Investition rechtfertigen, Auswahl, Planung des Prozesses und der Ressourcen zur Durchführung der Initiative, Durchführung der Initiative und schließlich ROI. Für jede Phase gibt es einen Prozess, und IT-Führungskräfte wissen, dass einige Projekte unvermeidlich sind, während andere strategisch sind. Und die strategischen sind diejenigen, die den Unterschied ausmachen.
Das Portfoliomanagement ist in der Wirtschaft wichtig, denn es gibt Faktoren zu berücksichtigen, die den Erfolg des Projekts und damit des Unternehmens sowie den unerwarteten Nutzen der Investition beeinflussen. Manchmal ist es zum Beispiel das, was ein Project Management Office (PMO) wählt nicht zu tun, ist das Wichtigste. Indem Sie Prioritäten setzen und bewusst wählen nicht Projekte durchzuführen, die dem Unternehmen nicht zugute kommen oder Zeit und Ressourcen von Projekten mit höherer Priorität abziehen, werden PMOs effizienter und können sich besser auf die Projekte konzentrieren, die wichtig sind. Diese Fokussierung führt zu einer besseren und schnelleren Ausführung bzw. Projektverwaltung.
Viele Projekte beginnen auch mit der Unterstützung übergeordneter Geschäftsziele und dienen aus dem einen oder anderen Grund am Ende nicht mehr diesem Zweck. Entweder haben sich die Geschäftsziele geändert, es sind wichtigere Dinge aufgetaucht, eine neue Technologie ist auf den Markt gekommen, die das Projekt verändert (das passiert vor allem bei Produktentwicklungsprojekten), oder das Projekt hat einfach an Wert verloren, weil der Hauptinteressent kein Interessent mehr ist. Aus einem dieser oder anderen Gründen ändern Projekte oft ihre Richtung, und die Unternehmen müssen sich anpassen. Wenn Sie Projekte als Teil eines Portfolios verwalten, ändert sich die Dynamik, denn Sie ermöglichen die Portfolio um erfolgreich zu sein - auch wenn einige der Projekte darin nicht erfolgreich sind - und das gewünschte Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.
Hier finden Sie einige Vorteile, wenn Sie zu einem Portfolio-Management-Ansatz übergehen:
Strategische Ausrichtung
Das Portfoliomanagement ist eine inhärente Möglichkeit, Ihre Projekte strategisch auf die Unternehmensziele auszurichten. Bei der Planung Ihres Portfolios und der Ressourcen, die bestimmten Projekten zugewiesen werden sollen, stellen Sie sicher, dass es sich um Projekte handelt, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Wir wissen jedoch, dass sich dies im Laufe der Zeit ändert und Sie sich anpassen müssen. Durch die Verwaltung eines Projektportfolios wird es einfacher, die Projekte zu identifizieren, die besser geeignet sind, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, und die Investitionen zu reduzieren oder Projekte aufzugeben, die nicht mehr den Anforderungen entsprechen, die sie erfüllen sollten. Auf diese Weise profitiert Ihr Unternehmen von Investitionen in Projekte, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Mehrwerts und eines ROI am größten ist.
Die strategische Ausrichtung ist bei Top-Down-Portfoliomanagement-Ansätzen besonders ausgeprägt. Top-down ist ein "Alignment-first"-Ansatz für das Portfoliomanagement, bei dem Anfragen nur akzeptiert werden, wenn sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen. Die Projekte werden nach Prioritäten geordnet und die Ressourcen werden auf der Grundlage dieser Prioritäten zugewiesen und von dort aus ausgeführt. Im Grunde genommen sind Planung und Berichterstattung die entscheidenden Elemente, wenn es darum geht, Ziele zu identifizieren und Vorteile zu realisieren. Das Bottom-Up-Portfoliomanagement hingegen legt den Schwerpunkt auf die Durchführung von Projekten, stellt sicher, dass die Aufgaben ausgeführt werden, und steigert so den Projekterfolg durch den Beitrag des Einzelnen. In jedem Fall haben Sie durch die Verwaltung von Projekten in einem Portfolio den Vorteil, dass Sie die richtigen Projekte für Ihr Unternehmen durchführen können.
Ressourcenmanagement
Ressourcen sind das wertvollste Kapital eines Unternehmens und gleichzeitig oft die größte Herausforderung. Diese Ressourcen effektiv, effizient und optimal zu verwalten, ist eine große Herausforderung. Für die meisten Unternehmen gehört die Ressourcenverwaltung zu den Dingen, die zwar "gut" gemacht werden, bei denen man aber immer das Gefühl hat, dass sie "besser" sein könnten. Für ein besseres Ressourcenmanagement ist die Verwaltung eines Portfolios viel einfacher zu denken. Sie können die Ressourcen des gesamten Portfolios, die Auslastung der verschiedenen Projekte und Anwendungen sehen. Wenn Sie ein gutes Verständnis dafür haben, was die Ressourcen tatsächlich leisten, und eine realistische Vorstellung davon haben, wie ihre Auslastung aussieht, werden die Projektressourcen aus der Portfolio-Perspektive viel besser verwaltbar.
Planung und Berichterstattung
Wir alle wollen wissen, was wir von unseren Investitionen haben, bevor wir den Sprung ins kalte Wasser wagen. Aber ein gewisses Risiko ist immer dabei. Wenn alle Projekte eine sichere Sache wären, würde es keinen Spaß mehr machen, sie zu verwalten. Ein gewisses Maß an Vorhersehbarkeit ist jedoch beruhigend, und eine systematische Methode zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektprognose mit jeder neuen Ergänzung ist ebenfalls hilfreich. Beim Portfoliomanagement erfolgt die Planung von Projekten (und Ressourcen) kontinuierlich und evolutionär, je nachdem, wie die Projekte voranschreiten und die Mitarbeiter versetzt werden. Die Berichterstattung spielt dabei ebenfalls eine große Rolle, da Sie die Ergebnisse des Plans nach dessen Ausführung sehen können, um die Planung für die Zukunft anzupassen und die Vorteile der Investition zu verstehen. Ganz gleich, ob Sie über verschiedene Kennzahlen Bericht erstatten, sich einen Überblick verschaffen oder für mehr Ressourcen plädieren, die Möglichkeit, über das Portfolio als Ganzes sowie über einzelne Projekte oder Programme Bericht zu erstatten, ist ein wichtiger Beitrag zum Geschäftserfolg. Nach den jüngsten Bericht des Project Management Institute Pulse of the ProfessionIn Unternehmen, die ein effektives Portfoliomanagement betreiben, haben 76% der Projekte den erwarteten ROI erreicht oder übertroffen, verglichen mit 56% des Projekterfolgs ohne Portfoliomanagementprozess. Und Erfolg ist das, worum es uns geht.
Durch die Einbeziehung des Portfoliomanagements in den Projektmanagement-Ansatz können Sie Projekte während ihres gesamten Lebenszyklus und im Vergleich zueinander verwalten, um Vorteile zu erzielen, die weit über das hinausgehen, was Sie durch die Verwaltung von Projekten in Silos oder in Phasen erreichen würden. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie mit Portfoliomanagement ein durchgängiges Projektmanagement erreichen können, lesen Sie unser Whitepaper über das 5 Säulen des Portfoliomanagements.
