Wenn Sie einen erfahrenen Projektmanager fragen "was macht ein Projektmanager?", dann stellen Sie sich darauf ein, dass Ihre Frage mit einer weiteren Frage beantwortet wird: "Nun, was macht ein Projektmanager nicht?" In der Tat sind die Aufgaben eines Projektmanagers breit gefächert und reichen von der Ausführung taktischer und technischer Aufgaben bis hin zur Wahrnehmung strategischer und ausführender Funktionen - und das oft in derselben Stunde!
Dieser Artikel wirft mehr Licht auf die Frage "was macht ein Projektmanager?". Dies ist besonders hilfreich für Personen, die eine Karriere im Projektmanagement in Erwägung ziehen, sowie für diejenigen, die zwar keine offiziellen Projektmanager sind, aber in einer projektbezogenen Funktion arbeiten.
Was machen Projektmanager den ganzen Tag (und manchmal die ganze Nacht)?
Laut der Association for Project Management (APM), der weltweit einzigen Organisation, die den Berufsstand des Projektmanagers vertritt, haben Projektmanager die folgenden Hauptaufgabenbereiche:
- Planen Sie die Arbeit, die getan werden muss.
- Entscheiden Sie, wer die Arbeiten ausführen wird und wann.
- Analysieren und Verwalten von Projektrisiken.
- Sicherstellen, dass die Arbeit in einem akzeptablen Standard abgeschlossen wird (einschließlich der Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Auflagen).
- Teammitglieder motivieren.
- Koordinierung der Arbeit.
- Sicherstellen, dass die Arbeiten gemäß dem Zeitplan und dem Budget ausgeführt werden.
- Bearbeitung von Änderungen nach Bedarf.
- Überprüfen, ob ein Projekt die erwarteten Ergebnisse und Vorteile bringt.
Bevor wir eine andere Art der Beantwortung der Frage "was macht ein Projektmanager?" untersuchen, ist es wichtig zu betonen, dass Projektmanager keine Virtuosen sind. Sie arbeiten in einem kollaborativen Team, zu dem in der Regel der Projektsponsor (eine interne Führungskraft oder ein externer Kunde) sowie Kollegen aus anderen Abteilungen gehören. Sie können auch eng mit dem Project Management Office (PMO) zusammenarbeiten.
Projektlebenszyklus-Ansicht der Aufgaben eines Projektmanagers
Eine andere Möglichkeit, die Fragewas macht ein Projektmanager zu beantworten, besteht darin, die Verantwortlichkeiten durch die Linse des Projektlebenszyklus (PLC) zu betrachten.
Laut dem Project Management Institute (PMI), dem weltweit führenden Berufsverband für Millionen von Projektfachleuten, gibt es fünf Prozessgruppen, aus denen die SPS besteht. Diese Prozessgruppen sind:
Initiieren:
Prozesse, die notwendig sind, um ein neues Projekt oder eine wichtige neue Phase in einem bestehenden Projekt zu starten.
Planung:
Prozesse, die die Identifizierung, Entwicklung und Planung des Projektumfangs und aller seiner verschiedenen Aspekte, einschließlich Budget, Zeitplan und Beschaffung, beinhalten.
Ausführen von:
Prozesse im Zusammenhang mit der Durchführung der geplanten Projektaktivitäten und der gesamten Kommunikation (intern und extern), um die geplanten Geschäftsziele zu erreichen.
Überwachung/Controlling:
Prozesse, die die Verfolgung und Steuerung umfassen und die darauf abzielen, die Produktivität, Leistung und das Engagement der Teammitglieder zu optimieren.
Schließen:
Prozesse, die erforderlich sind, um ein Projekt oder eine wichtige Phase eines bestehenden Projekts fertig zu stellen und abzuschließen.
Auch hier ist es wichtig zu beachten, dass die Projektmanager nicht allein für die Durchführung aller Aufgaben in diesen verschiedenen Prozessgruppen verantwortlich sind. Vielmehr ist es eine Teamleistung. Die Größe und Zusammensetzung des Teams hängt von der Aufgabe und dem Ziel ab.
Propheten, Glücksspieler, Experten und Vollstrecker
Was macht einen "guten" Projektmanager aus? In einem Artikel für Harvard Business Review haben die Forscher Carsten Lund Pedersen und Thomas Ritter vorgeschlagen, dass es vier Grundtypen von Projektmanagern gibt: Propheten, Zocker, Experten und Ausführende.
- Propheten sind Projektmanager, die Geschäftsmöglichkeiten jenseits der bestehenden strategischen Grenzen verfolgen und eine große, kühne Vision vorschlagen, die sich deutlich vom Status quo unterscheidet. Propheten brauchen Unterstützer und Kollegen, die ihnen ihre Vision abkaufen und in gewissem Maße einen "Vertrauensvorschuss" geben.
- Gamblers sind Projektmanager, die kühne Geschäftsmöglichkeiten innerhalb bestehender strategischer Grenzen verfolgen, denen aber ein solider Business Case fehlt - nicht aus Inkompetenz oder Faulheit, sondern weil verlässliche quantitative Daten über die Erfolgswahrscheinlichkeit derzeit nicht verfügbar sind.
- Experten sind Projektmanager, die Geschäftsmöglichkeiten verfolgen, die jenseits der bestehenden strategischen Grenzen liegen. Im Gegensatz zu Gamblers verfügen sie jedoch über verlässliche qualitative Daten, um einen überzeugenden Business Case zu erstellen.
- Executors sind Projektmanager, die Geschäftsmöglichkeiten innerhalb bestehender strategischer Grenzen verfolgen, die durch solide Daten und einen starken Business Case untermauert sind. Im Gegensatz zu Experten ist ihr Ziel jedoch nicht visionär - es gibt kein Risiko, keine Unsicherheit und keine Herausforderung. Es besteht lediglich die Notwendigkeit der Ausführung.
Auf den ersten Blick mag es klug erscheinen, in einer Organisation nur ein oder zwei Arten von Projektmanagern zu haben - zum Beispiel Experten und Ausführende. Pedersen und Ritter argumentieren jedoch, dass die Vielfalt der Projektmanagementstile einen Wettbewerbsvorteil darstellt. Daher ist es klug, jeden Typ in einer Organisation zu haben (ja, auch die Spieler!). Organisatorischen Führungskräften wird außerdem empfohlen:
- Ermöglichen Sie es jedem Projektmanager, so zu arbeiten, dass seine Stärken zur Geltung kommen. Prozesse und Richtlinien, die Propheten motivieren und befähigen, werden bei Executors Ängste und Frustration auslösen. Umgekehrt wird ein Stil und ein System, das sich an Vollstrecker richtet, für Propheten mühsam und erdrückend sein.
- Wenn Sie die verschiedenen Arten von Projektmanagern engagieren - und vor allem, wenn Sie ihre Ideen und Ratschläge bewerten - sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass sie unterschiedliche Rahmenbedingungen und Paradigmen haben. Die Erwartung, dass Spieler risikoscheu sind, ist ebenso kontraproduktiv wie die Erwartung, dass Experten ohne einen soliden Business Case selbstbewusst voranschreiten.
- Machen Sie sich klar, dass nicht alle Projekte für alle Projektmanager geeignet sind. Die Durchführung eines unternehmenskritischen Projekts, das für die Gesundheit des Unternehmens von grundlegender Bedeutung ist, wird wahrscheinlich besser von Experten und Ausführenden als von Propheten und Spielern gehandhabt. Am anderen Ende des Spektrums ist die Erkundung neuer Möglichkeiten und die Erweiterung der Grenzen der bestehenden Geschäftsstrategie die Domäne der Propheten und Spieler.
Qualitäten eines Projektmanagers
Unabhängig von der Art des Projektmanagers sollten alle Frauen und Männer in diesem Bereich - und diejenigen, die es werden wollen - die folgenden Qualitäten und Fähigkeiten aufweisen:
- Kompetenz
- Entschlossenheit
- Vision
- Kommunikation (einschließlich aktives Zuhören)
- Stabilität
- Aufgeschlossenheit
- Einfühlungsvermögen
- Widerstandsfähigkeit
- Flexibilität
- Zuverlässigkeit
- Kontinuierliches Lernen
Projektmanager müssen außerdem gut organisiert sein und über gute Verwaltungs- und Delegationsfähigkeiten verfügen. Und obwohl sie nicht unbedingt "technische Assistenten" sein müssen (es sei denn, dies ist für ihre Funktion als Projektmanager von zentraler Bedeutung), sollten sie sich im Umgang mit verschiedenen technologiebasierten Tools und Systemen wie der Cloud Projekt- und Portfoliomanagement-Software auskennen.
Fazit
Unabhängig davon, ob Sie offiziell als Projektmanager arbeiten oder ob Sie, wie viele Menschen, eher zufällig zum Projektmanager geworden sind, bleibt die Tatsache bestehen, dass Sie Ihr Bestes geben wollen, um sich persönlich zu verwirklichen und beruflich zu wachsen. Dieser Artikel hat einige der wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten hervorgehoben, die Teil Ihrer Erfahrung sein werden und die idealerweise als Grundlage für Ihre langfristige Zufriedenheit und Ihren Erfolg dienen!
