Von all den Dingen, die ein Projektmanager verwalten muss - Zeitpläne, Budgets, Änderungsaufträge und so weiter - sind die Erwartungen der Beteiligten vielleicht das Wichtigste. Schließlich hängt der Abschluss eines jeden Projekts davon ab, dass die Beteiligten das tun, was von ihnen erwartet wird, und die endgültige Entscheidung darüber, ob ein Projekt ein Erfolg oder ein Misserfolg ist, wird ebenfalls von den Beteiligten getroffen. 
Laut Project Management Institute, der führenden Autorität für Projektmanagement-Standards und PM-Zertifizierung, ist ein Projektstakeholder "...eine Person, Gruppe oder Organisation, die von einer Entscheidung, einer Aktivität oder einem Ergebnis eines Projekts betroffen ist, betroffen sein kann oder sich selbst betroffen fühlt. Dazu gehören alle Personen oder Teams, die an einem Projekt arbeiten oder Entscheidungen darüber treffen, wie z.B. leitende Angestellte, interne Teammitglieder und externe Auftragnehmer, um nur einige zu nennen. Die Verwaltung und Einbeziehung von Stakeholdern ist oft komplex und schwierig, insbesondere bei großen Projekten. Die folgenden Richtlinien können jedoch jedem Projektmanager helfen, Missverständnisse zu vermeiden und seine Projekte auf Kurs zu halten.
Ziele und Zeitpläne
Beim Management von Projektbeteiligten sollte ein PM zunächst sicherstellen, dass alle Beteiligten die endgültigen Ziele und Ergebnisse des Projekts vollständig verstehen. Dies mag als überflüssiger oder unnötiger Schritt erscheinen, aber viele Projektmanager entdecken zu spät, dass einige Stakeholder, insbesondere diejenigen, die nicht in die ersten Meetings oder die Kommunikation einbezogen wurden, ein unvollständiges oder falsches Verständnis davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll.
Aus demselben Grund sollten Projektmanager immer darauf achten, die Fälligkeitstermine für Aufgaben und endgültige Ergebnisse klar zu kommunizieren, damit die Beteiligten ihre Arbeit von Anfang an entsprechend planen können.
Tagungen
Die meisten Unternehmensprojekte umfassen Hunderte von Besprechungen, die mit einem ersten Kickoff-Meeting beginnen und Monate oder Jahre später mit einer Nachbereitung oder einer Überprüfung der gewonnenen Erkenntnisse enden. Dazwischen müssen die Beteiligten jedes Projekts darüber informiert werden, an welchen Sitzungen sie teilnehmen müssen und welche sie getrost auslassen können. Jede Mitteilung über ein Meeting sollte den Zeitpunkt, den Ort (virtuell oder physisch) und eine kurze Beschreibung des Zwecks und der Ziele des Meetings enthalten.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
In großen Unternehmen arbeiten die Mitarbeiter oft an mehreren Projekten gleichzeitig und sind so gezwungen, mit einer sich ständig ändernden Sammlung von Aufgaben und Ergebnissen zu jonglieren. Teammitglieder in einem solchen Umfeld brauchen klare Beschreibungen ihrer Aufgaben, um den Überblick zu behalten. Eine leistungsstarke Projektmanagementlösung wie Planview AdaptiveWork kann es Projektmanagern erleichtern, Aufgaben zuzuweisen und Änderungen an weit verstreute Teammitglieder und andere Beteiligte zu kommunizieren.
Technologie und Ressourcen
In den letzten Jahren haben Projektmanager ihr Augenmerk verstärkt auf die technologischen Tools gelegt, die sie zur Verwaltung von Projektinformationen und zur Kommunikation mit den Beteiligten einsetzen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass nicht alle Stakeholder mit moderner Projektmanagement-Software vertraut sind. Daher sollten sich PMs zu Beginn eines jeden Projekts die Zeit nehmen, die Stakeholder über die Tools zu informieren, die sie verwenden werden. Glücklicherweise ist eine Cloud-basierte PM-Software wie Planview AdaptiveWork leicht zugänglich und einfach zu bedienen, so dass die Beteiligten in der Regel mit einem Minimum an Schulung die Vorteile der Software nutzen können.
Wenn Sie Ihre Stakeholder selbst bei den komplexesten Projekten auf dem Laufenden halten möchten, können Ihnen die cloudbasierten Lösungen von Planview AdaptiveWork für Projektmanager helfen.
