Ein scheiterndes PMO umkrempeln

Ganz gleich, ob Sie Projektmanager oder Führungskraft sind, ein Misserfolg des PMO kann für ein Unternehmen und möglicherweise sogar für Ihre Karriere eine Katastrophe bedeuten. Fehlende Projektmanagementbüros bedeuten für ein Unternehmen verschwendete Ressourcen und verpasste Chancen - und wenn jemand versucht, die Schuld für das Scheitern eines Projekts zuzuweisen, könnten Sie direkt in die Schusslinie geraten.

Aber es gibt keinen Grund zur Panik - noch nicht. Wenn Sie die wichtigsten Warnzeichen für ein PMO in Schwierigkeiten kennen und einige Maßnahmen zur schnellen Behebung ergreifen, können Sie das Scheitern Ihres PMOs verhindern.

Wenn Sie Ihr PMO noch heute umkrempeln wollen, lesen Sie weiter: Sie lernen den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg eines PMO, die klassischen Anzeichen für ein PMO am Rande der Katastrophe und grundlegende Strategien, um Ihr PMO für immer zu reparieren.

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Was macht ein erfolgreiches PMO aus?

Eine kurze Auffrischung der Kenntnisse darüber, was ein erfolgreiches PMO ausmacht, kann Ihnen helfen zu erkennen, wo Ihr eigenes Projektmanagementbüro zurückbleibt.

Ein erfolgreiches PMO:

1. hat eine klare Mission und wird von realistischen Zielen angetrieben
2. Sorgt für Sichtbarkeit, Kontrolle und regelmäßige Kommunikation
3. Wird vom Rest der Organisation als entscheidend für die Erreichung der Geschäftsziele angesehen
4. Verlässliche und transparente Methoden für das Projektmanagement verwendet
5. Liefert messbare Ergebnisse ihrer Leistungen
6. Konzentriert sich nach außen hin auf die geschäftlichen Anforderungen und nicht intern auf die eigenen Prozesse
7. Er verfügt über klare und offene Beziehungen in der gesamten Organisation, von der Unterstützung durch die Geschäftsleitung über die Partnerschaft mit Interessengruppen bis hin zur effektiven Teamleitung.

Wie sieht es mit Ihrem PMO aus?

Warum scheitern so viele PMOs? Es geht um den Wert

While it’s important to know what makes a successful PMO, it’s impossible to ignore the alarming statistics surrounding project management office failure: PMOs have the highest failure rate of any department in an organization, with an astounding 50 % of PMOs closing within the first 3 years.¹

Warum scheitern so viele PMOs?

Das Scheitern von PMOs wird fast immer auf die fehlende Unterstützung durch die Geschäftsleitung, eine falsche Ausrichtung an der Unternehmensstrategie, eine schlecht definierte Mission und unklare Ziele zurückgeführt.

Diese Faktoren können zwar dazu beitragen, aber die Hauptursache für das Scheitern des PMO hat wenig mit den Tools, Prozessen oder Mitarbeitern zu tun.

Wenn das schwer zu glauben ist, sollten Sie sich die aktuelle Studie von Forrester Research² ansehen, in der die 3 größten PMO-Probleme beschrieben werden.

Nach Angaben von Forrester:

• PMOs konzentrieren sich zu eng. Nur 1/3 der Befragten unterstützen Agile, Scrum oder Lean Praktiken
• Mangelndes Vertrauen. 58% der Stakeholder glauben, dass die Informationen ihrer PMOs realistisch sind
• PMOs sind zu beschäftigt, um wirklich zu sein strategic. 75 % of surveyed PMOs do hands-on project management 68% of stakeholders perceive their PMOs to be bureaucratic

Was bedeutet das alles?

Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass es beim Scheitern des PMO nicht nur um Projektmanagement geht. In Wirklichkeit scheitern die PMOs, weil sie keinen messbaren Mehrwert für das Unternehmen erbringen.

Die Erfolgsquoten von Projekten sind nicht genug. Selbst eine Erfolgsquote von 100% kann als Misserfolg gewertet werden, wenn der Geschäftswert des PMO nicht in einer Weise an die Führungskräfte kommuniziert wird, die sie als entscheidend erkennen.

Warnzeichen für ein gestörtes oder scheiterndes PMO

Die klassischen Warnzeichen für ein PMO, das sich in Schwierigkeiten befindet, untermauern die Idee, dass das Scheitern direkt mit dem wahrgenommenen Wert Ihres Projektmanagementbüros zusammenhängt.

Kommt Ihnen eines dieser Warnzeichen bekannt vor?

• Das Unternehmen sieht keinen Wert in den Aktivitäten des PMO: Sie werden von den Führungskräften ständig über Ihre Arbeit befragt und erhalten selten Anerkennung für die positiven Ergebnisse, die Ihr PMO liefert.
• Der Auftrag, die Vision und die Ziele des PMO unterstützen nicht die Strategie des Unternehmens: Sie sind sich nicht sicher, welche Geschäftsziele Ihr PMO erfüllen soll. Sie sind sich nicht einmal 100% sicher, dass Ihr PMO genau an dem arbeitet, was das Unternehmen erwartet.
• Das PMO wird als "Projektpolizei" angesehen. Ihr PMO wird ständig schlecht geredet, weil es Methoden und Prozesse durchsetzt - einige beschweren sich sogar, dass Sie dies auf Kosten des Unternehmens tun.
• Das Unternehmen vermeidet das PMO und seine Prozesse. Mehr als einmal haben Sie festgestellt, dass andere in der Organisation die Zusammenarbeit mit Ihnen gemieden haben, weil sie Ihre Prozesse nicht mögen.
• Andere Abteilungen beschweren sich, dass das PMO das Geschäft nicht versteht. Andere Abteilungen sind lautstark der Meinung, dass Ihr PMO nicht versteht, wie ihr Geschäft oder ihre Branche funktioniert.
• Geringe Erfolgsquote bei Projekten. Ihre Projekterfolgsquote ist konstant niedrig. Das liegt vor allem an unpassenden Prozessen und schlechten Tools, die dazu geführt haben, dass Sie die Kontrolle über und den Überblick über Projekte verloren haben.
• Schlechte Leistung des Projektportfolios. Die Leistung des Projektportfolios ist immer unzureichend, und zwar aus denselben Gründen wie Ihre niedrige Erfolgsquote bei den Projekten: Schlechte Prozesse und Tools haben Sie aus der Bahn geworfen und eine Lücke zwischen Ausführung und Strategie entstehen lassen.

Sind diese Warnzeichen bei Ihrem PMO vorhanden? Wenn ja, gehen Sie vorsichtig vor.

Es stehen schließlich nicht nur Projekte auf dem Spiel.

Die oben genannten Szenarien sind eingetreten, weil Sie es versäumt haben, Ihren Wert für das Unternehmen zu demonstrieren - und das gefährdet letztendlich Ihr gesamtes PMO.

PMO-Versagen: Holen Sie sich Hilfe mit diesen Schnellreparaturen

Es gibt mehrere schnelle Lösungen, die scheiternden PMOs helfen können, die Dinge effektiv zu ändern. Diese Korrekturmaßnahmen können Ihnen dabei helfen, den Wert Ihres PMOs für den Rest des Unternehmens zu verdeutlichen und Probleme abzuwehren, bevor sie der Wahrnehmung Ihres PMOs dauerhaft schaden.

Diese Schritte bedeuten oft einen PMO-"Do-over". Das klingt entmutigend, ist es aber wert: Die richtigen Korrekturmaßnahmen können den Unterschied zwischen dem Scheitern oder Überleben Ihres PMO ausmachen.

Beginnen Sie damit, zu den Grundlagen zurückzukehren. Stellen Sie sich die schwierigen Fragen, um herauszufinden, was schief gelaufen ist. Wenn Sie das Problem erkannt haben, können Sie auch die Lösung finden.

Hier finden Sie einige hilfreiche Methoden, um Ihr PMO auf den Weg der Besserung zu bringen.

1. Bewerten Sie die Bedürfnisse des Unternehmens neu. Fast 80% der Führungskräfte im Projektmanagement wissen nicht, wie ihre Projekte mit der Geschäftsstrategie ihres Unternehmens übereinstimmen. Die Überbrückung dieser Kluft zwischen dem PMO und dem Rest der Organisation ist ein Muss, wenn Sie wollen, dass Ihr PMO überlebt.

Beginnen Sie damit, sich regelmäßig mit den Geschäftsführern auszutauschen, um sicherzustellen, dass die PMO-Erfolgskennzahlen mit den Geschäftszielen übereinstimmen und dass Ihre Projekte konsequent auf die betriebliche Effizienz und den Geschäftswert abgestimmt sind.

2. Konzentrieren Sie sich auf die geschäftlichen Anforderungen. Denken Sie daran, dass das PMO geschaffen wurde, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen. Wenn der Rest der Organisation nicht versteht, warum Ihr PMO existiert, liegt das wahrscheinlich daran, dass die Aufgabe des PMO nicht effektiv und wiederholt kommuniziert wurde.

Sie können damit beginnen, Ihren Wert zu kommunizieren, indem Sie Ihre Errungenschaften für alle deutlich machen: Bitten Sie darum, bei der nächsten Unternehmenssitzung ein Update zu präsentieren, tragen Sie Projektmeilensteine zur Nachrichtenseite im Intranet bei.

3. Schaffen und erhalten Sie Vertrauen durch offene Kommunikation und ehrliche Berichterstattung. Vermittelt Ihre Berichterstattung jederzeit ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild? Gehen Sie über bloße Statistiken hinaus, indem Sie Ihren tatsächlichen Wert kommunizieren? Verknüpfen Sie die Erfolgsmetriken Ihres PMOs mit den bestehenden Geschäftsanforderungen? Diese sind entscheidend, um Ihr PMO als einen unschätzbaren und kollaborativen Teil der Organisation zu präsentieren.
4. Ergreifen Sie sofort Maßnahmen, um die Erfolgsquote Ihres Projekts zu erhöhen. Nachdem Sie die Kommunikation mit der Geschäftsleitung hergestellt und die geschäftlichen Anforderungen und Ziele bestätigt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Erfolgsquote Ihres Projekts zu erhöhen.  Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Team einen Prozess fest, um zu bestimmen, wann Projekte, die nicht funktionieren, gestrichen werden sollen. Die Eliminierung von Projekten, die zum Scheitern verurteilt sind, bedeutet nicht, dass Sie gescheitert sind. Vielmehr erhöht sich dadurch (kurzfristig) die Erfolgsquote Ihrer Projekte und Sie erhalten eine weitere Gelegenheit, dem Unternehmen Ihren Wert zu zeigen. Richten Sie die Beseitigung eines schlechten Projekts an den Unternehmenszielen aus und teilen Sie dies den Führungskräften in einer Sprache mit, die sie verstehen: Wie viel hat das Unternehmen eingespart? Welche Ressourcen wurden freigesetzt? Wurden irgendwelche Kosten vermieden?
5. Verfolgen Sie einen minimalistischen Ansatz bei Prozessen und Tools. Führen Sie ein Audit Ihrer Projektverfolgungstools durch, um sicherzustellen, dass Ihr Toolkit den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht. Auch wenn sich die Anforderungen je nach Reifegrad Ihres Unternehmens ändern werden, sollten Sie Zugang zu Echtzeit-Einblicken in Ihre Ressourcen und einen Überblick über Ihre aktuellen Projekte haben.³

Scheitern des PMO verhindern: Zeigen Sie immer Ihren Wert

Die größten Herausforderungen, mit denen PMOs konfrontiert sind, haben wenig mit dem Projektmanagement zu tun, sondern vielmehr damit, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen und diesen auch zu demonstrieren.

Die Rettung Ihres scheiternden PMOs wird Sie nicht nur zu einem operativen Erfolg machen, sondern auch dazu führen, dass Sie und Ihr Team als wichtiger Aktivposten der Organisation anerkannt werden, der dem Unternehmen beständig einen Mehrwert bietet.

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