Einer der schwierigsten Aspekte des Projektmanagements ist es, mehrere Projekte in die richtige Richtung zu lenken. Mit den sich ständig ändernden Arbeitsabläufen in den Projekten Schritt zu halten, kann sich wie ein harter Kampf anfühlen. Glücklicherweise muss sich das Management von Projekten nicht wie ein ständiger Kampf anfühlen, dank eines visuellen und kollaborativen Ansatzes bekannt als die Kanban-Methode. Aber wie können Sie die Kanban-Methode in Ihre Projektmanagement-Initiativen einbinden? Erfahren Sie mehr über die drei wichtigsten Kanban-Kennzahlen zur Fortschrittsverfolgung und wie Sie sie nutzen können.
Erste Schritte mit Kanban
Bevor Sie Kanban für die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teammitgliedern oder Abteilungen einsetzen, müssen Sie unter eine Online-Kanban-Tafel einrichten und Ihren Teammitgliedern Zugang gewähren. Sobald das erledigt ist, können Sie damit beginnen, verschiedene Teilnehmer einzuladen und ihnen Projekte zuzuweisen. Einige Vorteile der Kanban-Methode sind:
- Sie sehen eine visuelle Darstellung des Fortschritts der Projekte.
- Teilaufgaben innerhalb eines Projekts können erstellt, zugewiesen und nach Abschluss abgehakt werden.
- Kanban-Boards bieten einen Ort, an dem Manager und Teammitglieder Projekte diskutieren, Probleme lösen und Aktionspläne entwerfen können.
Während sich manuelle Kanban-Tafeln (Whiteboards und Haftnotizen) für die Verwaltung kleiner Projekte eignen, haben sich Online-Kanban-Tafeln bei Projektmanagern, die mehrere große Projekte betreuen, durchgesetzt. Sie brauchen eine Lösung, die wertvolle Informationen über mehrere Projekte liefert, nicht nur einen visuellen Workflow mit Zuweisungskarten. Metriken sind nicht nur für die Messung von Teams wichtig, sondern auch, um Führungskräften einen schnellen Überblick für eine schnelle Bewertung und Entscheidungsfindung zu geben.
Wenn Ihr Unternehmen erwägt, in ein Kanban-Board-Software-System zu investieren, achten Sie darauf, dass Sie ein System wählen, das Metriken verfolgt und Berichte erstellt. Die meisten Kanban-Plattformen, die für das Projektmanagement auf Unternehmensebene entwickelt wurden, bieten diesen Service an. Wenn Sie bei der Arbeit mit Kanban-Tafeln einen datengesteuerten Ansatz wählen, erhalten Sie die Skalierbarkeit, die Sie für die Verwaltung größerer Aufgaben mit diesem beliebten Projektmanagement-Tool benötigen.
In diesem Beitrag stellen wir Ihnen drei wichtige Kanban-Kennzahlen vor, die Sie verfolgen können, um den Fortschritt zu messen und die Produktivität zu optimieren, damit die Kanban-Methode für Sie funktioniert.
Metrik 1: Burn Down Chart
Wenn es eine wichtige Kennzahl gibt, die jeder Projektmanager, der Kanban einsetzt, im Auge behalten sollte, dann ist es die Burndown-Tabelle. Diese Metrik gibt Ihnen eine visuelle Darstellung der Anzahl der geplanten Aufgaben und der Anzahl der erledigten Aufgaben innerhalb einer bestimmten Kanban-Tafel. Darüber hinaus hilft Ihnen das Burn-Down-Diagramm auch bei der Vorhersage zukünftiger Leistungen, indem es angibt, wann Projekte (oder Aufgaben innerhalb eines Projekts) abgeschlossen sein werden, wenn der Fortschritt weiterhin im gleichen Tempo verläuft.
Metrik 2: Diagramm Durchlaufzeit und Zykluszeit
Diese Metrik zeigt Ihnen die durchschnittliche Anzahl der Tage, an denen Ihre Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum bearbeitet wurden. Verwenden Sie diese Bewertung, um den gesamten Projektzyklus oder zwei beliebige Zeitpunkte während des Projektlebenszyklus zu betrachten.
Das Vorlauf- und Zykluszeitdiagramm ist hilfreich, um die folgenden Informationen über Ihre Projekte besser zu verstehen:
- Erkennen, wann Projekte effizient abgeschlossen werden.
- Erkennen Sie Engpässe im Projekt.
- Bewertung der Geschwindigkeit, mit der die Projekte abgeschlossen werden.
Metrik 3: Kumulatives Flussdiagramm
Das kumulative Flussdiagramm zeigt eine aggregierte Ansicht Ihrer Projektkarten, die in den folgenden drei Kategorien angeordnet sind: Geplant, In Bearbeitung und Erledigt. Dies ist hilfreich für die Beurteilung des Gesamterfolgs eines Projekts, da der Manager eine visuelle Darstellung erhält:
- Die Anzahl der Aufgaben, die die Teammitglieder abgeschlossen haben.
- An welchen Projektaufgaben das Team derzeit arbeitet.
- Aufgaben, die darauf warten, gestartet zu werden.
Neben der Leistungsmessung ist das kumulative Flussdiagramm auch nützlich, um Managern dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn sie Aufgaben delegieren - vor allem, wenn sie an großen Projekten mit mehreren Abteilungen arbeiten. Anhand des Tempos, in dem die Aufgaben erledigt werden, können sie sehen, welche Teams bestimmte Aufgaben am effektivsten erledigen.
Optimierung der Kanban-Methode
Die Zukunft des Arbeitsplatzes ist ständig im Wandel. Fernarbeit und Outsourcing werden immer beliebter. Das bedeutet, dass Manager und Mitarbeiter eine effektive Möglichkeit brauchen, um mit Teams im Ausland zusammenzuarbeiten. Kanban-Software macht es Unternehmen leicht, dies zu tun, indem sie eine Plattform schafft, die den Fortschritt misst, Aufgaben und Ziele anzeigt und einen offenen Kommunikationskanal zwischen allen beteiligten Parteien schafft.
Die Stärke der Kanban-Methode liegt in ihrer Fähigkeit, überwältigende Aufgaben aufzuteilen und in mundgerechten Stücken zu liefern, wodurch Projekte überschaubarer erscheinen. Aus diesem Grund ist die Kanban-Methode eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Projektproduktivität zu optimieren, unabhängig von der Größe.
Kanban ist jedoch mehr als nur die Zuweisung von Aufgaben auf einer Tafel und die Überwachung von Metriken. Außerdem müssen Sie eine Strategie umsetzen, die Ihr Team dazu anregt, effizienter zu arbeiten.
So können Sie es tun:
- Setzen Sie Prioritäten bei Ihren Aufgaben , indem Sie die wichtigsten Projekte ganz oben in Ihrer Arbeitsliste führen.
- Halten Sie die Kommunikationslinien offen , indem Sie die Kommunikation mit allen Teilnehmern, die an Aufgaben innerhalb eines Projekts arbeiten, auf der Plattform fördern.
- Ändern und optimieren Sie Teamprozesse in Echtzeit, wenn sich der Umfang des Projekts ändert.
- Wählen Sie eine kompatible Kanban-Plattform , die gut mit Ihren vorhandenen Tools zusammenarbeitet.
Indem Sie die von Ihrer Kanban-Plattform gesammelten Daten verfolgen, können Sie sich ein besseres Bild davon machen, was Ihre Teams erreicht haben, und ihre zukünftige Leistung vorhersagen. Kombinieren Sie dies mit der Tatsache, dass Kanban-Software die Online-Zusammenarbeit einfacher und effektiver macht, und es ist leicht zu erkennen, warum die Kanban-Methode bei Projektmanagern auf der ganzen Welt immer beliebter wird.
