Die Einführung eines neuen Tools für die Online-Zusammenarbeit kann die Effizienz und Effektivität Ihres IT-Teams erheblich steigern. Wie jedes neue Tool muss jedoch auch eine Kollaborationsplattform
m richtig implementiert werden, damit sie ihr Versprechen halten kann.
Eine erfolgreiche Implementierung von beginnt mit der Auswahl der richtigen Lösung. Vergewissern Sie sich, dass das kollaborative Arbeitsmanagement Tool, das Sie implementieren möchten, auch wirklich den Anforderungen Ihres IT-Teams entspricht. Wie Matt Kapko von CIO.com kürzlich feststellte, bieten viele IT-Collaboration-Tools nur einen begrenzten Funktionsumfang und konzentrieren sich auf einen einzigen Kanal, wie z.B. den Chat oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Robustere Lösungen wie Planview AdaptiveWork ermöglichen es Teams, IM, E-Mail, Besprechungsnotizen und andere Kommunikationsformen einzubeziehen, um umfassende Konversationen zu erstellen, die den richtigen Kontext rund um ein bestimmtes Projekt oder Programm herstellen.
Sobald Sie das richtige Collaboration-Tool gefunden haben, helfen Ihnen die folgenden Tipps, es so effektiv wie möglich in Ihrem Team einzuführen.
Im Voraus kommunizieren
Die Kommunikation ist der wichtigste Aspekt Ihrer Implementierung. Bevor Sie Ihr neues Tool einführen, informieren Sie Ihre Teammitglieder über die bevorstehende Änderung und helfen Sie ihnen, sich auf die Verwendung der Software vorzubereiten. Online-Tutorials, Videokonferenzen und E-Mail-Benachrichtigungen können Ihr Team bereits im Vorfeld mit der Lösung vertraut machen und ihnen zeigen, wo sie weitere Informationen erhalten können.
Denken Sie jedoch daran, dass mehr nicht immer besser ist - ein ständiger Strom von E-Mails und Besprechungen wird Ihre Mitarbeiter frustrieren und kann sogar Feindseligkeit gegenüber dem neuen Tool hervorrufen.
Engagieren Sie Ihre Führungsriege
Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, eine Collaboration-Lösung zu implementieren und zuzusehen, wie Ihr Team sie meidet oder ignoriert. Ihre Teammitglieder sind bereits sehr beschäftigt und haben möglicherweise anfängliche Widerstände gegen die Einführung eines neuen Tools, ganz gleich wie einfach es zu bedienen ist.
Eine der besten Möglichkeiten, diese Art von Widerstand zu überwinden, besteht darin, die Führungsebene in die Implementierung einzubeziehen. Wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Direktoren oder Vizepräsidenten ein neues Tool verwenden, verstehen sie die Bedeutung des Tools für das Unternehmen und fühlen sich motiviert, es selbst zu nutzen.
Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm
Wenn Sie ein Collaboration-Tool für eine große Abteilung implementieren, ist es oft eine gute Idee, die Software zunächst in einer kleineren Gruppe einzuführen. Pilotimplementierungen ermöglichen es den Implementierungsteams, mögliche Fragen oder Probleme mit der Konfiguration oder den Arbeitsabläufen zu klären, bevor das Tool in der gesamten Abteilung eingeführt wird.
Wenn Ihr IT-Team relativ klein ist, kann dieser Schritt unpraktisch sein - es bringt nicht viel, ein Tool nur für einen Teil des Teams einzuführen, wenn das gesamte Team bei jedem Projekt zusammenarbeitet. Ein Pilotprogramm kann auch unnötig sein, wenn Sie ein älteres Collaboration-Tool ersetzen und das Team bereits mit dem allgemeinen Konzept vertraut ist.
Fragen Sie nach Feedback
Sobald Ihr gesamtes Team die neue Collaboration-Lösung nutzt, sollten Sie sich regelmäßig bei den Mitarbeitern erkundigen, wie sie das Tool nutzen und ob sie Fragen oder Bedenken haben. Wenn Sie eine hochgradig konfigurierbare Lösung wie Planview AdaptiveWork verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Software zu ändern, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter bestmöglich zu erfüllen, auch nachdem die Implementierung abgeschlossen ist.
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