Im herkömmlichen Sinne zeichnet sich das Projektmanagement durch rigorose Methoden und strenge Kontrollen aus. Doch im Zuge der generativen KI-Technologie stehen wir kurz vor einem tiefgreifenden Wandel in der Art und Weise, wie Projekte gemanagt werden.
Da Chatbots alle Aspekte unseres digitalen Lebens durchdringen – von Banktransaktionen über Bildung bis hin zum Einkaufen – werden diejenigen, die beruflich Projekte planen und durchführen, die gleiche Intelligenz, Benutzerfreundlichkeit und Erklärungen in Echtzeit von unseren Projektmanagementlösungen erwarten.
In diesem Beitrag finden Sie eine Auswahl der Technologien, die das Projektmanagement heute verändern, und deren Vorteile.Anbietende, die generative KI nur als eine weitere Eintagsfliege abtun, werden erleben, wie ihre Kundschaft zu anspruchsvolleren und benutzerfreundlicheren Lösungen flüchtet.
Beim Projektmanagement geht es nicht mehr nur um die Verwaltung von Projekten: Es geht darum, Ihre Organisation in eine Zukunft zu führen, die von intelligenter Technologie und strategischer Exzellenz geprägt ist.
Die Macht der Chatbots
Chatbots gibt es schon seit einiger Zeit. Oftmals fühlte man sich bei der Benutzung wie bei einem Spaziergang in einem dunklen Wald, bei dem man sich nur von dem schmalen Strahl der Taschenlampe vom Handy leiten lassen konnte. Wenn man den ausgetretenen Pfad verlässt, lässt einen der Chatbot im Dickicht zurück und liefert keine relevanten oder hilfreichen Informationen.
Mit der neuen Generation von großen Sprachmodellen gibt es einen qualitativen Unterschied im Hinblick auf die Möglichkeiten. Durch die Einbindung von Chatbots in eine Projektportfoliomanagement-Software entfällt die Notwendigkeit, in zig Dokumenten nach Antworten zu suchen.
Anstatt die Nutzerinnen und Nutzer auf eine bestimmte Seite mit wortreichen und diffusen Handbüchern zu leiten, geben Chatbots direkte Antworten auf Fragen, wobei stets der Kontext und die Details der gestellten Frage berücksichtigt werden. Dadurch wird die Kommunikation natürlicher und personalisierter, was wiederum zu einem besseren Verständnis beiträgt.
Wenn der Chatbot beispielsweise nach der Methode zur Änderung des Zeitplans eines Projekts gefragt wird, kann er den Fragenden direkt durch den Prozess führen, anstatt nur auf einen Abschnitt in einem Handbuch zu verweisen.
Außerdem stellen Chatbots eine dynamische Plattform für das Feedback der Nutzerinnen und Nutzer dar. Sie können fragen, ob ihre Antwort hilfreich war, und so wertvolle Erkenntnisse für die Produktverbesserung sammeln. Ihre Fähigkeit, Folgefragen zu beantworten, stellt eine umfassende Unterstützung der Nutzerinnen und Nutzer sicher, sodass diese ihre geschäftskritischen Aktivitäten fortsetzen können.
Generative KI: alle Feinheiten in aller Kürze
Ein weiterer Vorteil ist die Fähigkeit der generativen KI, Unmengen komplexer Informationen zusammenzufassen.
So kann KI beispielsweise konstruktives Feedback zu einer Projektcharta geben und deren Umfang, Eindeutigkeit der Ziele und Erfolgskriterien bewerten. Dieser automatisierte Überprüfungsprozess kann die Projektinitialisierungsphase erheblich beschleunigen und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs während der Ausführungsphase verhindern.
In Bezug auf ein Kanban-Board und agile Entwicklungsmethoden kann generative KI den Teams helfen, den Sinn ihrer Arbeit schnell zu erfassen, indem sie eine Zusammenfassung der laufenden Aktivitäten in Klartext erstellt und Themen und Verknüpfungen zu strategischen Zielen oder Objectives and Key Results (OKRs) hervorhebt.
Benutzerinnen und Benutzer müssen nicht mehr jede Aufgaben- oder Story-Karte manuell analysieren, da die KI eine umfassende Momentaufnahme der laufenden Arbeit und ihrer strategischen Relevanz präsentiert.
Generative KI kann auch Änderungen der Aktivitätszustände und Ressourcenaktualisierungen seit der letzten Anmeldung oder dem letzten Stand-up überwachen und bietet so wertvolle Einblicke, um alle Beteiligten auf dem neuesten Stand der Projektdynamik und des Projektfortschritts zu halten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Zeit in Meetings für die wichtigsten Themen mit dem größten Einfluss auf die Projektergebnisse verwendet wird.
Vorbei sind die Zeiten, in denen ein Projektteam den Projektplan von Grund auf, Aktivität für Aktivität, aufstellen musste.
Generative KI kann den Projektstrukturplan (PSP) eines Projektplans auf der Grundlage früherer Projekte des Teams, der Abteilung oder des Unternehmens vorschlagen. Die KI kann einen maßgeschneiderten Projektzeitplan und eine Ressourcenzuteilung vorschlagen, indem ähnliche frühere Projekte untersucht werden.
Schließlich ist die Fähigkeit der KI, Leistungskennzahlen in Echtzeit zu interpretieren und die Aufmerksamkeit auf die größten Probleme zu lenken, die auf einem überfüllten Dashboard angezeigt werden, ein entscheidender Faktor.
Hier kann die herkömmliche KI/ML diese Erklärungen ergänzen, indem sie umsetzbare Schritte zur Risikominderung und Leistungsverbesserung vorschlägt und komplexe Datenanalysen in praktische Maßnahmen umwandelt. Teams, die die Auswirkungen der einzelnen Probleme sowie die möglichen Wege nach vorne verstehen, sind in der Lage, die Projektperformance jeden Tag und jede Woche zu verbessern.
Konversationsschnittstellen für Projektmanagement-Aufgaben
Projektmanagement-Software mit integrierter generativer KI kann Konversationsschnittstellen verwenden, um Aufgaben auszuführen, von langweiligen Aufgaben bis hin zu komplexen.
Eine Aussage wie „Ich habe heute Morgen zwei Stunden an AS-143 gearbeitet und den größten Teil des Nachmittags Unit-Tests dafür erstellt“ könnte ausreichen, um eine Zeitkarte auszufüllen, wenn sie durch ein paar Folgefragen des Chatbots ergänzt wird.
Nutzende können auch mit einer einfachen Anfrage ein Diagramm erstellen, z. B. „Zeige mir die Lücken in meiner Entwicklungspipeline, die dazu führen könnten, dass wir unsere strategischen Ziele nicht erreichen“. Mit solchen Befehlen werden mehrere manuelle Schritte umgangen, was wertvolle Zeit spart und die Produktivität steigert.
Benutzerinnen und Benutzern, die mit einem Dataset nicht vertraut sind, könnte die KI Ansichten vorschlagen, die sie selbst nie in Betracht gezogen hätten. Der Chatbot kann dann die Ansicht interpretieren, Lücken aufzeigen und Schritte vorschlagen, um Risiken zu mindern und die Produktpipeline zu stärken.
Einst nur erfahrenen Experten und teuren Beratern vorbehalten, kann die KI-gestützte Anwendungskonfiguration von Kundinnen und Kunden ohne umfangreiche Schulung selbst durchgeführt werden. Mit Conversational AI können Benutzer ihre Anwendungsfelder auf der Grundlage ihrer Geschäftsbereiche und Projekttypen anpassen.
Durch die Beschreibung der Art der laufenden Projekte kann die KI beispielsweise geeignete projektspezifische Metadatenfelder vorschlagen und erstellen. Nutzende können sich erkundigen, welche Einstellungen für einen bestimmten Bericht, eine Tabelle oder eine Seite zur Verfügung stehen, die aktuelle Konfiguration überprüfen und beantragen, dass einige davon geändert werden, um einem bestimmten Anwendungsfall oder einer bestimmten Aufgabe gerecht zu werden.
Die Kombination aus generativer KI und dialogorientierten Schnittstellen kann Smartphones und Tablets in vollwertige Projektmanagement-Tools verwandeln, die es Teams ermöglichen, ihre Arbeit von überall und zu jeder Zeit zu verwalten. Nutzende könnten ihren KI-Assistenten anweisen, „Aufgabe 17 in die Phase 2 zu verschieben“ oder „Susanne dem Projekt X zuzuweisen“, und das alles, während sie unterwegs sind.
Über die bloße Zuweisung von Aufgaben hinaus könnte diese KI-gesteuerte Sprachsteuerung es der Teamleitung ermöglichen, Echtzeit-Updates anzufordern und zu erhalten, z. B. „Zeige mir den Fortschritt von Projekt Y“, und so die Lücke zwischen Desktop-gebundener Software und der zunehmend mobilen Arbeitswelt zu schließen. Darüber hinaus kann die KI bei der Planung helfen, z. B. mit einer Anweisung wie „Plane eine Projektbesprechung nächste Woche“, wodurch die Zeitpläne effektiv organisiert werden.
Die Integration von generativer KI in das mobile Projektmanagement beschränkt sich nicht nur auf Sprachaufforderungen. Es kann intelligente textbasierte Vorschläge unterbreiten, wie z. B. die Warnung vor einem nahenden Abgabetermin oder Vorschläge für die effizienteste Reihenfolge bei der Erledigung der zugewiesenen Aufgaben.
Nicht abhängen lassen
Die Vorteile der Integration von generativer KI in Projektmanagement-Software liegen auf der Hand: KI bietet eine dialogorientierte Schnittstelle, die die Technologie für Nutzende unterschiedlicher technischer Kompetenz leichter zugänglich macht.
Der Schwerpunkt verlagert sich vom Verstehen komplexer Software auf die einfache Interaktion mit der KI, um die Arbeit zu erledigen.
Mobilgeräte werden zu einem wichtigen Bestandteil eines Projektmanagement-Toolkits, da sie den Zugriff auf die neuesten Updates beschleunigen und Genehmigungen und Aktualisierungen rationalisieren. Zusammenfassungen in Echtzeit helfen dabei, Besprechungen und Gespräche auf Aufgaben und Aktivitäten zu konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern, und Ressourcen abzurufen, um die Ausführung zu beschleunigen und qualitativ hochwertige Ergebnisse sicherzustellen.
Ihre Entscheidung, KI-gestützte Projektmanagement-Tools einzuführen, ist ein Zeichen für Ihr Engagement für Innovation, Effizienz und nachhaltige Wettbewerbsvorteile. Sie ist eine Investition in die Zukunft Ihrer Organisation, ein Katalysator für Veränderungen und Transformation sowie ein wichtiger Wachstumsmotor.
Einfach ausgedrückt: Beim Projektmanagement geht es nicht mehr nur um die Verwaltung von Projekten. Es geht darum, Ihre Organisation in eine Zukunft zu führen, die von intelligenter Technologie und strategischer Exzellenz geprägt ist.
