Laptops und Telefone sind in den meisten beruflichen Bereichen praktisch allgegenwärtig, und es ist zur Norm geworden, dass die Mitarbeiter entweder eines oder beides zu Besprechungen mitnehmen, falls sie es brauchen. A eine wachsende Bewegung hat begonnen der die Verwendung dieser Geräte in Besprechungen verbieten will, um zu einer - angeblich - konzentrierteren Besprechungsroutine mit Stift und Papier zurückzukehren.
Trotz aller Beschwerden über die Verwendung von Laptops in Besprechungen gibt es ebenso gewichtige Argumente dafür, dass Sie all diese Informationen und Funktionen jederzeit zur Hand haben. Was ist also wirklich dran an der Etikette für Laptops in Meetings und wie sollte Ihr Team am besten vorgehen?
Laptops in Meetings verwenden: Die Profis
Leicht zugängliches Material: Der Hauptgrund für die Mitnahme von Laptops in eine Besprechung ist, dass dadurch ein ganzes Universum von Informationen und Daten für die Besprechung zugänglich wird. Zahlen zur Untermauerung einer Aussage, frühere Antworten auf E-Mails, Prognosen für das nächste Quartal; was immer Sie brauchen, mit einem Laptop und dem die richtige Projektmanagement-Softwaredann haben Sie es sofort.
Die Aufmerksamkeit kann durch eine stärkere Fokussierung aufrechterhalten werden: Laptops und Telefone sind leblose Objekte, die ohne menschliches Zutun eigentlich keine Probleme verursachen können. Die Lösung besteht also nicht darin, die Technologie zu verbieten, sondern die Meetings selbst interessanter gestaltenwobei Laptops bei Bedarf als hilfreiche technische Unterstützung eingesetzt werden.
Videokonferenzen: In der modernen Arbeitswelt ist es üblich, dass Teammitglieder aus der Ferne arbeiten. In dieser Situation sind Laptops unabdingbar, und es wäre auch unfair gegenüber den entfernten Teammitgliedern, wenn sie für Konferenzen, an denen sie teilnehmen sollen, auf ein weniger technisches Konferenzsystem umsteigen müssten.
Verwendung von Laptops in Besprechungen: Die Nachteile
Die Etikette für Laptops in Meetings verstehen: Für die meisten Menschen mag es offensichtlich sein, aber einige andere scheinen das Memo über die richtige Etikette bei der Verwendung von Laptops in einem Meeting nicht erhalten zu haben. Das bedeutet, dass sie keinen Augenkontakt halten, während sie sprechen oder angesprochen werden, dass sie nach Belieben abschalten und nicht mitbekommen, was gesagt wird. Das wäre nicht akzeptabel, wenn Sie mit einem Freund einen Kaffee trinken gehen, und es ist auch am Arbeitsplatz nicht akzeptabel. Der Schlüssel liegt darin, die Rolle der Technologie als Hilfsmittel und nicht als Ablenkung zu betrachten.
Der Mythos des Multi-Tasking: Der Versuch, Telefone oder Laptops während Besprechungen zu benutzen, scheint kostet Organisationen auf der ganzen Welt $450 Milliarden pro Jahr. Wenn wir unsere Fähigkeiten überschätzen und glauben, dass wir erfolgreich mit einem Laptop jonglieren und gleichzeitig 100% für das Meeting geben können, an dem wir teilnehmen, kann uns das teuer zu stehen kommen eine enorme Menge an verlorener Produktivitätdie nur gelöst werden kann, indem man die potenzielle Ablenkung vollständig entfernt.
Zusätzliche Zeit: Die gängige Logik ist zwar, dass Laptops Ihnen Zeit sparen, aber in Wahrheit können sie Sie auch auf andere Weise Zeit kosten. Wenn Sie Ihr Meeting auf 20 Minuten angesetzt haben, können Sie es sich nicht leisten, jedes Mal zwei oder drei Minuten zu warten, wenn jemand vorschlägt, einen Punkt nachzuschlagen, um ihn zu klären. Da keine Laptops zur Verfügung stehen, ist die einzige verfügbare Lösung: "Notieren Sie sich das und schicken Sie es später herum oder speichern Sie es für das nächste Meeting", was bedeutet, dass alle anderen Teilnehmer des Meetings nicht auf eine Person warten müssen.
