Die letzten vier Blogs in unserer Serie basieren auf dem Whitepaper Das agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale und haben sich darauf konzentriert, wie das PMO das Unternehmen zu mehr Agilität führen kann. Das PMO muss sich von einer zentralen Kommandoorganisation zu einer Organisation wandeln, die es ermöglicht und befähigt, mit "gerade genug" Governance und einem Blick auf einen stärker produktzentrierten Ansatz. Es erfordert, dass das PMO beginnt, agil zu werden. Das zugrundeliegende Element bei all diesen Veränderungen ist der Wandel.
Veränderung ist oft ein beängstigendes Konzept, denn es gibt so viel Unbekanntes und wir mögen den Komfort des Status Quo. Aber der Wandel muss nicht über Nacht geschehen. Tatsächlich sind einige der besten Veränderungen schrittweise. In Teil 5 dieser Blogserie erörtern wir den Weg zur Veränderung, damit das agile PMO schneller einen größeren Wert schaffen kann.
Wenn Sie einen der vorherigen Teile dieser Serie verpasst haben, sollten Sie sich die Liste unten ansehen:
- Teil 1: Agiles Arbeiten in großem Maßstab: Das agile PMO
- Teil 2: Agile Transformation erfordert genau die richtige PMO-Governance
- Teil 3: Agile Transformation: Das neue Paradigma des PMO
- Teil 4: Der Wechsel von Projekten zu einem produktzentrierten Ansatz
Teil 5: Planung Ihrer Reise
Zu jedem Ziel gehört eine Reise. Ein agileres PMO zu werden ist das Ziel, aber wie kommen Sie dahin? Der erste Schritt auf dieser Reise besteht darin, das "Warum" zu definieren. Warum ist eine Veränderung notwendig? Was sind die wichtigsten Ergebnisse und Auswirkungen, die Sie erzielen möchten? Wie geben Sie die Richtung und das Tempo des Wandels vor?
Ein weit verbreiteter Irrglaube bei Veränderungen ist, dass man, wenn man zustimmt, auch alles ändern muss . Es ist eine Alles-oder-Nichts-Sache - das Kind mit dem Bade ausschütten, richtig? Nicht so bei der Umstellung auf ein agileres PMO. Agilität bedeutet Flexibilität und gibt dem PMO die Möglichkeit, gemeinsam mit den Beteiligten festzulegen, welche Teile des Prozesses und der Praxis geändert werden müssen und welche gut so sind, wie sie sind. So können beispielsweise einige Elemente der Governance nach wie vor gelten, werden aber an verschiedene Arbeitsweisen angepasst, wie z.B. kollaborativ, iterativ, Lean und Agile.
Ein wirklich agiles Unternehmen bedeutet, dass Sie sich anpassen und lernen, Prozesse und Praktiken zu optimieren.
Der größte Wert des PMO in dieser schönen neuen Welt besteht darin, die Teams zu befähigen, innovativ zu sein und ihren eigenen Wert zu schaffen, der mit der Erreichung der Unternehmensstrategie im Einklang steht. Um diese Aufgabe zu erfüllen, sollte der PMO-Leiter fünf Bereiche ansprechen, um die notwendigen Veränderungen auf dem Weg zur Agilität zu erleichtern.
Jede Reise ist eine Sammlung von Schritten
Schritt 1
Der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Agilität besteht darin, die Lieferung mit der Strategie- und Portfolioplanung zu integrieren. Die Gesamtstrategie ist eine Top-Down-Initiative, die durch die Finanzierung von Portfolioinvestitionen zum Leben erweckt wird. Indem das PMO die Ziele auf Unternehmensebene an die einzelnen Teams weitergibt und diesen dann Autonomie bei der Problemlösung und Umsetzung einräumt, fördert es eine Kultur der Kreativität, Innovation, Transparenz und des Vertrauens.
Schritt 2
Schritt 2 ist die Ermöglichung der Praxis der kontinuierlichen Planung. Der Planungszyklus muss erkennen, was durch Lernen herausgefunden wurde, sowie die ständigen Veränderungen bei den Ressourcen, dem Markt und der Wettbewerbslandschaft, und er muss in der Lage sein, sich ohne Unterbrechung anzupassen. Anstelle einer jährlichen Planung, die nicht in der Lage ist, künftige Veränderungen zu antizipieren, sollten Sie einen Schritt in Richtung einer vierteljährlichen Planung machen, um schließlich eine kontinuierliche Planung zu erreichen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn das Unternehmen von Projekten zu einem produktorientierten Ansatz übergeht. Anstatt einzelne Projekte auszuführen, liefern hartnäckige Teams Ergebnisse, die durch eine Produkt-Roadmap definiert sind. Da die Gesamtstrategie die gesamte Arbeitsleistung steuert, ermöglicht die kontinuierliche Planung von Projekten, Produkten und Programmen ein flexibleres Nachfragemanagement und eine Kapazitätsplanung, um Veränderungen zu berücksichtigen. Der Wandel ist nicht mehr der Feind, sondern der Funke, der die Innovation entfacht.
Schritte 3 und 4
Schritt 3 und 4 auf dem Weg zu agilem Arbeiten ist die Anpassung des Portfolio-Management-Ansatzes und die Unterstützung jeder Art von Arbeit. Jedes Unternehmen ist anders, genau wie die Art und Weise, wie jedes Lieferteam arbeitet und Werte liefert. Das Ziel ist es, das Unternehmen von einem starren zu einem anpassungsfähigen zu machen. Wenn Teams die Freiheit haben, die Methode und den Prozess zu finden, der für sie am effizientesten und produktivsten ist, werden sie schneller Werte schaffen. Diese zusätzliche Flexibilität bedeutet nicht, dass das PMO kein Mitspracherecht hat. Die Führungskräfte verlassen sich darauf, dass das PMO die Arbeit der Teams mit dem Portfolio verbindet, um Abhängigkeiten zu minimieren, den Fortschritt bei der Erreichung der Ziele zu bewerten und die Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Praktiken zu gewährleisten.
Schritt 5
Der letzte Schritt auf dem Weg zu einem agileren PMO besteht schließlich darin, die richtigen Analysen zu sammeln und von der Berichterstattung über Aktivitäten zur Gewinnung von Erkenntnissen über wertorientierte Leistungsindikatoren überzugehen. Transparenz ist der Schlüssel zu jeder Veränderung. Verfolgen, messen und berichten Sie häufig über die KPIs, die für die Stakeholder von Bedeutung sind und die den erbrachten Wert angemessen illustrieren. Unabhängig davon, wie groß oder klein dieser Wert ist, ob er einmalig oder dauerhaft ist, muss er quantifiziert und kommuniziert werden. Wenn Teams und Führungskräfte mit Fortschritts- und Leistungsdaten ausgestattet sind, können sie fundiertere Entscheidungen treffen, die auf echten Daten und nicht auf dem Bauchgefühl beruhen. Der nächstbeste Schritt kann daher mit der Zuversicht unternommen werden, die Ungewissheit zu umarmen, indem man schnell scheitert und den Kurs schnell korrigiert. Die Anpassung an den Wandel ist weniger beängstigend, weil der Umgang mit dem Wandel zur Norm wird.
Kleine Schritte sind besser als gar keine Schritte
Die Umstellung auf Agilität mag eher wie ein großer Sprung als ein einfacher Schritt erscheinen. Natürlich ist es entmutigend, von Punkt A nach Punkt Z zu springen. Zum Glück sind die Schritte dazwischen lohnenswert, um dorthin zu gelangen - indem Sie den Weg mit Lernen, Anpassungsfähigkeit und kontinuierlicher Verbesserung abstecken. Anstatt den Wandel aus Angst vor Veränderungen hinauszuzögern, denken Sie daran, dass jeder Schritt, den Sie tun, Sie Ihrem Ziel der Agilität einen Schritt näher bringt. Im Stillstand kommen Sie nicht weiter.
Indem Sie Ihr Ziel festlegen und Ihren Weg finden, können Sie Ihr PMO von einer Kostenstelle zu einem Wertschöpfungszentrum umgestalten, indem Sie Best Practices einsetzen, um die übrige Organisation bei der Umwandlung in ein agileres Unternehmen zu unterstützen - ein Unternehmen, das schnell auf Veränderungen reagieren, schnell auf den Markt reagieren und kontinuierlich Werte schaffen kann. Die gute Nachricht ist, dass Sie keinen einzigen Schritt allein tun müssen. Vom ersten Schritt bis zum Erreichen einer unternehmensübergreifenden Agilität kann Planview Sie auf Ihrem Weg begleiten. Planview ist seit Jahrzehnten weltweit führend im Bereich Portfolio- und Ressourcenmanagement und arbeitet mit Unternehmen zusammen, um ihre Prozesse zu optimieren und ihre Agilität zu steigern. Es ist machbar. Wir können helfen.
Folgen Sie uns, wenn wir diese sechsteilige Blogserie mit einer Zusammenfassung abschließen, die die wichtigsten Erkenntnisse aus jedem Blog zusammenfasst. In der Zwischenzeit sollten Sie sich das vollständige Whitepaper Das agile PMO: 5 Steps to Driving Agility at Scale für eine eingehende Analyse.
