Die Bedeutung der Kostenkontrolle für den Erfolg des Projektmanagements ist jedem Projektmanager bekannt. Die Fähigkeit, Aufgaben organisiert anzugehen und gleichzeitig die Kosten im Auge zu behalten, ist keine einfache Fähigkeit. Obwohl das Zeit- und Ressourcenmanagement für das Erreichen der Ziele von entscheidender Bedeutung ist, ist es letztendlich die Kostenleistung, die über ein positives Projektergebnis entscheidet.
Kostenmanagement
Um eine angemessene Kontrolle über das Budget zu gewährleisten, muss ein Projektmanager eine strenge Kostenkontrolle ausüben. Mit anderen Worten: Sie müssen sich jederzeit darüber im Klaren sein, wo die Mittel eingesetzt werden und ob sich etwas ändern muss, um das festgelegte Budget einzuhalten. Projektmanager sollten nie mit einer unerwarteten Budgetüberschreitung konfrontiert werden.
Letztlich ist die Untermenge des gesamten Projektmanagements das Kostenmanagement. Wenn Sie einfache Kosten nicht verwalten können, werden Sie es noch schwerer haben, komplexe Projekte zu bewältigen. Die Fähigkeit, das Budget zu kontrollieren, bedeutet , dass ein Projektmanager in der Lage sein muss, zunächst einmal die Kostenquelle zu ermitteln. Im Folgenden finden Sie einige Bereiche, die ein Projektmanager im Auge behalten sollte, wenn er ein effizientes Kostenmanagement betreibt:
- Ursprünglicher Haushalt
- Aktuell genehmigte Kosten
- Prognostizierte vs. tatsächliche Kosten
- Gebundene Kosten
Sobald ein Projektmanager mit den Bereichen vertraut ist, auf die er achten muss, gibt es auch ein paar Hilfsmittel, die er nutzen kann, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.
Tipps für eine erfolgreiche Kostenkontrolle
Unabhängig von Ihrer Erfahrung oder Ihren Fähigkeiten kann es immer noch zu Budgetdiskrepanzen kommen. Sie lassen sich zwar in der Regel nicht vollständig beseitigen, aber ihre frühzeitige Erkennung kann ihre späteren Auswirkungen und ihr Auftreten bei künftigen Projekten verringern. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie ein Projektbudget erfolgreich verwalten und die Kostenkontrolle behalten können:
- Erfassen Sie den gesamten Umfang in Ihrem WBS Statement
- Bestehen Sie auf Input und Zusammenarbeit mit externen Interessengruppen
- Bestimmen Sie die in der Organisation verwendeten Kostenkategorien
- Entwickeln Sie das Vertrauen eines Projektmanagement-Teams
- Handeln Sie sofort
Ein Projektplan kann in Verbindung mit einem sorgfältigen Projektstrukturplan verwendet werden, um die Kosten genau zu überwachen und frühzeitig festzustellen, wann ein Budget zu überschreiten droht. Eine weitere Möglichkeit des Kostenmanagements ist die Kostenkontrollsoftware, die auch die modernste und genaueste Maßnahme ist.
Technologie zur Kostenkontrolle
Die Bedeutung der Kostenkontrolle lässt sich am besten durch den Einsatz von Projektmanagement-Software definieren. Unternehmen können alle mit einem Projekt verbundenen Kostenaspekte innerhalb von Minuten effizient bewerten. Sie können alle Aspekte des Kostenmanagements von einem einzigen Dashboard aus bewerten, optimieren und kontrollieren.
Die Projektmanagement-Technologie Planview AdaptiveWork ermöglicht es Projektmanagern, Aufgaben des Kostenmanagements durchzuführen, wie z.B.:
- Überwachen Sie alle Kosten in Echtzeit, um sicherzustellen, dass sie mit dem Budget im Einklang stehen.
- Kalkulieren Sie aufgaben- und teambezogene Kosten
- Verfolgen Sie die Produktivität, um abrechenbare Stunden zu schätzen
- Legen Sie je nach Bedarf aufgabenbezogene und Stundensätze fest
Kostenkontrolle ist entscheidend und ein Unternehmen kann es sich nicht leisten, das Budget für ein wichtiges Projekt zu unterschätzen. Das effizienteste Mittel der modernen Haushaltskontrolle ist die Technologie. Ein Softwareprogramm wie Planview AdaptiveWork kann Projektmanagern helfen, den Überblick zu behalten und einfache Berechnungen zu automatisieren. Mit Tools wie diesen können sich Projektmanager auf das konzentrieren, was sie am besten können: das Projekt zum Erfolg führen.
