Sie haben wahrscheinlich schon davon gehört, dass Kanban ein großartiges Werkzeug für die Zusammenarbeit ist. Aber abgesehen von der Verwaltung von Aufgaben, was sind die wirklichen Vorteile von Kanban?
Es stellt sich heraus, dass es eine Menge Möglichkeiten gibt, die Arbeitsbedingungen zu verbessern. Von der Maximierung der Effizienz bis zur Verringerung von arbeitsbedingtem Stress bietet Kanban eine Reihe von Vorteilen, die einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte gewährleisten. Lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile von Kanban zu erfahren. Doch lassen Sie uns zunächst einen Blick auf einige der Herausforderungen werfen, die es zu bewältigen gilt.
4 Häufige Herausforderungen, denen Unternehmen gegenüberstehen
Jede Organisation ist anders. Die Ziele eines Unternehmens können sich stark von denen eines anderen unterscheiden. Daher ist es unmöglich, eine Einheitslösung für das Projektmanagement zu finden, die alle Probleme eines Unternehmens angeht.
Dennoch gibt es einige gemeinsame Herausforderungen, mit denen die meisten Unternehmen bei der Implementierung und Durchführung von Projekten konfrontiert sind. Diese Herausforderungen betreffen oft Themen wie Kommunikation und Ressourcen sowie die Art und Weise, wie Teams Aufgaben durch den Arbeitsablauf eines Projekts verfolgen. Nachfolgend finden Sie vier der häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie keine effektive Projektmanagementstrategie anwenden.
1. Zweideutigkeit im Arbeitsablauf
Ohne ein visuelles System, das den Arbeitsablauf verfolgt, sind viele Projekte mit unsichtbaren Prozessen durchsetzt, die zu Verwirrung und Unklarheit führen. Dies hindert die Teammitglieder daran, ihre Prozesse zu visualisieren. Mit anderen Worten: Niemand weiß, wer an was arbeitet. Dies wiederum führt zu noch mehr Unsicherheit in Bezug auf die Qualität und den Fortschritt der Aufgaben innerhalb eines Projekts.
Für große Organisationen, in denen mehrere Abteilungen und Teams an einem einzigen Projekt zusammenarbeiten, ist Unklarheit besonders gefährlich. Dadurch wird die Kommunikation zwischen den Teams erschwert, was die Produktivität behindert und zu unnötigen Verzögerungen führt, die das Unternehmen letztendlich noch mehr Geld kosten.
2. Es gibt einen Mangel an Transparenz
Die Transparenz der Arbeitsabläufe ist entscheidend für den Projekterfolg. Ohne sie ist es für Manager schwieriger festzustellen, welche Aufgaben bearbeitet werden, ob es Probleme gibt, die gelöst werden müssen, und ob alle Fristen eingehalten werden. Dies führt dazu, dass Projektmanager ihre Teammitglieder mikromanövrieren, was eine unangenehme Arbeitsumgebung schafft, die eine gute Zusammenarbeit verhindert.
3. Nichts wird vollbracht
Wenn Ihr Projekt von Ungewissheit und mangelnder Transparenz geprägt ist, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Aufgaben nicht im vereinbarten Zeitrahmen abgeschlossen werden - oder im Extremfall überhaupt nicht. Das liegt daran, dass Ungewissheit Verwirrung stiftet.
- Ohne Transparenz können Manager ihre Aufgaben nicht priorisieren.
- Teams verlieren ihre Projektziele aus den Augen und nehmen zu viele Aufgaben auf einmal in Angriff.
- Die Anzahl der Aufgaben in einer Warteschlange stapelt sich immer weiter an, wodurch es schwieriger wird, Aufgaben zu starten und abzuschließen.
Dadurch entsteht bei den Teammitgliedern ein Gefühl der Panik, da sie sich abmühen, mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen. Dies führt uns zur letzten Herausforderung.
4. Menschen werden überwältigt
Schlecht gemanagte Projekte kosten Unternehmen nicht nur Geld, sondern verursachen auch unnötigen Stress für alle Beteiligten. Die meisten Arbeitnehmer sind bei dem Gedanken, mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen, überfordert. Das macht es nicht nur schwieriger, Aufgaben zu beginnen und abzuschließen, sondern ist auch eine der Hauptursachen für Burnout. Und das hat negative Auswirkungen auf die Motivation und Produktivität.
Die Vorteile von Kanban bei der Bewältigung dieser Herausforderungen
Die gute Nachricht ist, dass Kanban viele dieser Herausforderungen bewältigen kann und Teams dabei hilft, Probleme zu lösen und effizienter zusammenzuarbeiten. Und das alles dank der Fähigkeit von Kanban, den Arbeitsablauf visuell darzustellen, und zwar auf eine Weise, die für die Menschen leichter zu sehen und zu verstehen ist.
Das visuelle System von Kanban beseitigt jede Zweideutigkeit im Arbeitsablauf. Aufgaben werden deutlicher, wenn sie auf einer Kanban-Tafel für alle sichtbar sind. Darüber hinaus bieten die Kanban-Tafeln den Teammitgliedern eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs. Und das Beste ist, dass diese Darstellung in Echtzeit aktualisiert wird.
Dies erleichtert es Managern, den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass die Teams an den richtigen Prozessen arbeiten, ohne dass sie ihre Mitarbeiter mikromanövrieren müssen.
Aber das ist noch nicht alles. Weitere Vorteile von Kanban sind:
- Verbesserter Informationsaustausch: Kanban macht es den Teams leichter, alle projektbezogenen Informationen zu besprechen. Dies schafft eine Plattform für Teams, um Probleme zu lösen, sich gegenseitig zu helfen und den Status ihrer Projekte zu überprüfen.
- Weniger Multitasking: Kanban ermöglicht es Ihnen, Grenzen für den Arbeitsfortschritt (WIP) festzulegen , damit die Teams nicht zu viele Aufgaben auf einmal übernehmen. Das hat zur Folge, dass die Teammitglieder ihre Aufgaben bis zum Ende erledigen, bevor sie mit einer anderen Aufgabe beginnen. Dadurch wird gewährleistet, dass die Arbeit reibungslos durch die Pipeline läuft. Und wenn sich Engpässe bilden, sind sie leichter zu erkennen und zu beheben, da der Arbeitsablauf nicht mit laufenden Aufträgen aufgehalten wird.
- Größere Verantwortlichkeit: Das Tolle an Kanban ist, dass für jeden klar ist, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Dies erleichtert nicht nur die Verfolgung des Fortschritts verschiedener Aufgaben, sondern schränkt auch Fälle von Mikromanagement ein. Die Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben. Das gibt ihnen mehr Autonomie, so dass sie nicht ständig von ihren Vorgesetzten überwacht werden müssen. Dies schafft ein besseres Arbeitsumfeld für alle und gibt den Projektmanagern Zeit, sich auf wichtigere Dinge wie die Priorisierung von Aufgaben und das Ressourcenmanagement zu konzentrieren.
- Möglichkeiten zum Aufbau von Fähigkeiten: Der Zweck von Kanban ist es, Verschwendung zu minimieren und die Effizienz zu verbessern - und eine der Möglichkeiten, die Effizienz zu verbessern, besteht darin, den Teammitgliedern zu helfen, sich zu verbessern. Das liegt daran, dass es mit Kanban einfacher ist, Elemente zu identifizieren, die zu Reibungen im Arbeitsablauf führen. Und ein wichtiger Teil des Kompetenzaufbaus ist die Fähigkeit, Probleme zu erkennen und zu korrigieren. Dies stärkt die Arbeitnehmer, da sie lernen, wie sie ähnliche Rückschläge in Zukunft vermeiden können.
Letztendlich besteht der größte Wert von Kanban darin, Menschen zusammenzubringen. Es bietet den Teammitgliedern eine Plattform, auf der sie Blockaden besprechen, Strategien durchgehen und Wege finden können, um Herausforderungen zu erkennen und zu überwinden, sobald sie auftreten.
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