Vous avez probablement entendu dire que Kanban est un excellent outil de collaboration. Mais à part la gestion des tâches, quels sont les véritables avantages de Kanban ?
Il s'avère qu'il existe de nombreuses façons d'améliorer les conditions de travail. De l'optimisation de l'efficacité à la réduction du stress lié au travail, Kanban offre un certain nombre d'avantages qui garantissent le bon déroulement de vos projets. Lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages de Kanban. Mais tout d'abord, examinons certains des défis qu'il aborde.
4 Défis communs auxquels les organisations sont confrontées
Chaque organisation est différente. Les buts et objectifs d'une entreprise peuvent être très différents de ceux d'une autre. Il est donc impossible d'imaginer une solution unique pour la gestion de projet qui réponde à tous les problèmes auxquels une entreprise peut être confrontée.
Cela dit, il existe des défis communs auxquels la plupart des organisations sont confrontées lorsqu'elles mettent en œuvre et exécutent des projets. Ces défis concernent souvent des questions telles que la communication et les ressources, ainsi que la manière dont les équipes suivent les tâches dans le flux de travail d'un projet. Vous trouverez ci-dessous quatre des défis les plus courants auxquels les organisations sont confrontées lorsqu'elles n'utilisent pas une stratégie de gestion de projet efficace.
1. Ambiguïté dans le flux de travail
Sans un système visuel qui assure le suivi du flux de travail, de nombreux projets sont criblés de processus invisibles qui entraînent confusion et ambiguïté. Cela empêche les membres de l'équipe de pouvoir visualiser leurs processus. En d'autres termes, personne ne sait qui travaille sur quoi. Ceci, à son tour, crée encore plus d'incertitude autour de la qualité et de l'avancement des tâches au sein d'un projet.
Pour les grandes organisations, où plusieurs départements et équipes collaborent sur un même projet, l'ambiguïté est particulièrement dangereuse. Il est plus difficile de communiquer entre les équipes, ce qui nuit à la productivité et crée des retards inutiles, qui finissent tous par coûter encore plus cher à l'organisation.
2. Il y a un manque de transparence
La transparence du flux de travail est essentielle à la réussite d'un projet. Sans cela, les responsables ont plus de mal à déterminer quelles tâches sont en cours, s'il y a des problèmes à régler et si toutes les échéances sont respectées. Cela amène les chefs de projet à faire de la microgestion des membres de leur équipe, ce qui crée un environnement de travail inconfortable qui empêche une bonne collaboration.
3. Rien n'est accompli
Lorsque votre projet est caractérisé par l'incertitude et le manque de transparence, il est plus probable que les tâches ne seront pas achevées dans les délais convenus - voire pas du tout, dans les cas extrêmes. C'est parce que l'incertitude crée la confusion.
- Sans transparence, les responsables ne peuvent pas hiérarchiser les tâches.
- Les équipes perdent le fil de leurs objectifs de projet et finissent par assumer trop de tâches à la fois.
- Le nombre de tâches dans une file d'attente continue de s'accumuler, ce qui rend plus difficile le lancement et l'achèvement des tâches.
Cela crée un sentiment de panique parmi les membres de l'équipe, qui peinent à gérer plusieurs tâches à la fois. Cela nous amène au dernier défi.
4. Les gens sont dépassés
Les projets mal gérés ne coûtent pas seulement de l'argent aux entreprises, ils créent également un stress inutile pour toutes les personnes impliquées. La plupart des travailleurs se sentent dépassés à l'idée de jongler avec plusieurs tâches à la fois. Non seulement cela rend plus difficile de commencer et de terminer les missions, mais c'est une source majeure d'épuisement. Et cela a un impact négatif sur la motivation et la productivité.
Les avantages du Kanban pour relever ces défis
La bonne nouvelle est que Kanban peut relever nombre de ces défis, en aidant les équipes à résoudre les problèmes et à collaborer plus efficacement dans le processus. Et tout cela grâce à la capacité de Kanban à présenter le flux de travail visuellement, d'une manière plus facile à voir et à comprendre pour les gens.
Le système visuel de Kanban supprime toute ambiguïté dans le flux de travail. Les tâches deviennent plus explicites une fois qu'elles sont placées sur un tableau Kanban à la vue de tous. De plus, les tableaux Kanban donnent aux membres de l'équipe une représentation visuelle du flux de travail. Et le meilleur de tous, cette représentation se met à jour en temps réel.
Il est ainsi plus facile pour les managers de surveiller les progrès et de s'assurer que les équipes travaillent sur les bons processus, et ils peuvent le faire sans microgérer leurs travailleurs.
Mais ce n'est pas tout. Les autres avantages de Kanban sont les suivants :
- Amélioration du partage des informations : Kanban permet aux équipes de discuter plus facilement de toutes les informations liées au projet. Cela crée une plateforme permettant aux équipes de résoudre les problèmes, de s'entraider et de passer en revue l'état d'avancement de leurs projets.
- Moins de multitâche : Kanban vous permet de fixer des limites de travail en cours (WIP) afin que les équipes ne prennent pas en charge trop de tâches à la fois. Par conséquent, les membres de l'équipe vont jusqu'au bout de leur mission avant de commencer une autre tâche. Cela garantit la fluidité du travail dans le pipeline. Et lorsque des goulets d'étranglement se forment, ils sont plus faciles à identifier et à corriger car le flux de travail n'est pas encombré de missions en cours.
- Une plus grande responsabilité : Ce qui est formidable avec Kanban, c'est que chacun sait clairement qui est responsable de quelles tâches. Non seulement cela facilite le suivi de l'avancement des différentes missions, mais cela limite les cas de microgestion. Les employés savent ce qu'ils sont censés faire, ce qui leur donne plus d'autonomie et leur évite d'être constamment surveillés par leurs responsables. Cela crée un meilleur environnement de travail pour tous, tout en donnant aux chefs de projet le temps de se concentrer sur des choses plus importantes comme la priorisation des tâches et la gestion des ressources.
- Possibilités de développement des compétences : L'objectif de Kanban est de minimiser le gaspillage et d'améliorer l'efficacité - et l'une des façons d'améliorer l'efficacité est d'aider les membres de l'équipe à s'améliorer. C'est parce que Kanban permet d'identifier plus facilement les éléments qui entraînent des frictions dans le flux de travail. Et une partie importante du développement des compétences consiste à être capable de repérer et de corriger les problèmes. Cela responsabilise les travailleurs en leur apprenant comment éviter des revers similaires à l'avenir.
En définitive, la plus grande valeur de Kanban est de rassembler les gens. Il offre aux membres de l'équipe une plateforme où ils peuvent discuter des blocages, passer en revue les stratégies et réfléchir à des moyens d'identifier et de surmonter les défis dès qu'ils se présentent.
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