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In einem großen Unternehmen arbeiten die Projektteams in kleineren Silos, die einen Teil des Unternehmens betreffen. Aber bei so vielen beweglichen Teilen in einem Unternehmen können diese Teams leicht aus den Augen verlieren, wie sie in die größere Unternehmensstrategie eingebunden sind.
Auch das Gegenteil ist der Fall: Wenn Führungskräfte einen Blick darauf werfen, wie unterschiedliche Projekte und Geschäftsziele zur übergreifenden Strategie eines Unternehmens beitragen, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass diese Projekte auf die gleichen Ziele hinarbeiten - es sei denn, Sie verfügen über eine Lösung zur Überwachung dieser Ausrichtung und zur Verwaltung der Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie.
Ein Enterprise Project Management Office (EPMO) erfüllt genau diese Aufgabe. Es bietet einen Blick auf die Strategie des Unternehmens , um Projekte und Strategieumsetzung zu zentralisieren und so die Ausrichtung der Ziele und die Transformation des Unternehmens in jeder Größenordnung sicherzustellen. Mit diesem Team können Organisationen bessere Entscheidungen darüber treffen, welche Projekte in Angriff genommen werden, und Managementprozesse implementieren, die selbst in großen Organisationen schnelle Veränderungen ermöglichen.
Wenn Sie mit dem Konzept eines Enterprise PMO noch nicht vertraut sind, finden Sie hier fünf Möglichkeiten, wie diese Lösung Ihnen beim Change Management helfen kann.
Wie ein Enterprise PMO das Change Management verbessern kann
1. Verbesserung der Portfolio-Berichterstattung
Die Portfolioberichterstattung ist ein zentraler Prozess bei der Verwaltung von Projekten und stellt sicher, dass die verschiedenen Aktivitäten mit den Fristen und anderen Zielen in Einklang stehen.
Die Portfolioberichterstattung auf dieser Ebene versetzt einen EPMO in eine Rolle, die es ihm erleichtert, eine langfristige Strategie für eine bessere Integration von Änderungen zu entwickeln und umzusetzen sowie Arbeitsabläufe und andere Aspekte des Projektmanagements neu zu gestalten, um das Endergebnis besser zu unterstützen.
Mit einem unternehmensweiten PMO haben Organisationen eine bestimmte Funktion, die alle Portfolios und Projekte im gesamten Unternehmen verwaltet. Diese unternehmensweite Perspektive auf alle Portfolios verbessert den Einblick, der für die Entscheidungsfindung und das Änderungsmanagement im gesamten Unternehmen erforderlich ist. Dieses Programmbüro bringt Buchhaltungs- und Analysefähigkeiten mit, um auch den ROI von vorgeschlagenen Projekten und abgeschlossenen Portfolios zu verbessern und darüber zu informieren, welche Änderungen vorgenommen werden müssen, um eine höhere Rendite zu erzielen.
2. Strategische Ziele in einer großen Organisation abgleichen
Betrachten Sie ein Enterprise PMO als ein PMO für Ihre PMOs. In den meisten Unternehmen werden routinemäßig mehrere PMOs eingesetzt, um kleinere Projekte innerhalb der Organisation zu organisieren. Eine kürzlich von Gartner durchgeführte Umfrage unter führenden Vertretern des Portfolio- und Projektmanagements ergab, dass ihre Organisationen im Durchschnitt neun PMOs in ihren typischen Arbeitsabläufen einsetzen.
Einundneunzig Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen über ein EPMO verfügen, das einen Blick auf die Strategieebene ermöglicht, wie diese verschiedenen PMO-Lösungen zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen.
3. Rationalisierung der Reaktionsfähigkeit, auch im großen Maßstab
Große, komplexe Unternehmen haben oft mit mangelnder Agilität zu kämpfen. Das macht es schwierig, Änderungen jeglicher Art umzusetzen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Geschäftsziele verlagert haben oder einen umfassenderen kulturellen Wandel in Ihrem Unternehmen durchführen, können die vielen beweglichen Teile eines Unternehmens die Umsetzung dieser Veränderungen verlangsamen.
Ein unternehmensweites PMO kann bei der Umsetzung dieser Änderungen für eine bessere Übersicht sorgen, da es nicht in das Tagesgeschäft eines eher technisch orientierten PMOs eingebunden ist. Richtlinienänderungen, neue Compliance-Richtlinien und schnellere Iterationen neuer Projektinitiativen sind nur einige der Möglichkeiten, wie ein EPMO ein großes, träges Unternehmen in eine fein abgestimmte, reaktionsschnelle Maschine verwandeln kann.
4. Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
Einzelne PMOs können in einem Silo arbeiten. Selbst wenn an den Projekten Teammitglieder aus mehreren Abteilungen beteiligt sind, leben die Projekte selbst oft isoliert, abgeschnitten von anderen Projekten und Portfolios - selbst wenn ihre Leistung und ihre Endergebnisse sich gegenseitig beeinflussen.
Ein EPMO macht diese Kommunikation und Zusammenarbeit einfacher. Durch den Abbau der Mauern, die Projekte voneinander trennen, können Projektmanager und Teammitglieder ihre Aktivitäten besser koordinieren, um sie mit anderen verwandten Projekten abzustimmen. Dies ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, eine bessere Zuweisung interner Ressourcen und eine bessere Vision und Ausführung von unternehmensweiten strategischen Initiativen.
Die umfassende Sichtweise eines PMOs kommt nicht nur den Führungskräften zugute, sondern hilft dem gesamten Unternehmen, seine Ziele zu sehen und zu verstehen.
5. Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen
Verbesserte Arbeitsabläufe und Workflow-Management, gestraffte Kommunikation, effiziente Ressourcenzuweisung und eine breitere Zustimmung der Geschäftsleitung - all dies dient dem Ziel, Projekte schneller, effizienter und produktiver für das Unternehmen zu machen. Mit der Einrichtung eines EPMO schafft Ihr Unternehmen ein Büro mit dem Ziel, Lösungen zur Steigerung der Effizienz zu implementieren, und verfügt über eine bessere Plattform, um Projekte pünktlich und innerhalb des vorgesehenen Budgets abzuschließen.
Die Kosteneinsparungen, einschließlich der Ressourcen, des Geldes und der menschlichen Arbeitskraft, werden die Bilanz Ihres Unternehmens stärken und gleichzeitig Ihren Horizont erweitern, wenn Sie zukünftige Optionen für die Umgestaltung Ihres Unternehmens in Betracht ziehen.
Fazit
Ein einzelnes Projekt ist ein komplexes Unterfangen, das eine Vielzahl von Aufgaben, Geschäftsstrategien, Anwendungen, Fähigkeiten und Menschen umfasst. Multiplizieren Sie diese Struktur mit der Anzahl der Projekte, die in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden, und die Komplexität des Projektmanagements wächst exponentiell.
Um die Umstrukturierung des Unternehmens voranzutreiben und gleichzeitig Effizienz und schlanke Abläufe zu gewährleisten, benötigen Unternehmen einfache, intelligente Lösungen, um diese Prozesse abzubilden und die Aktivitäten zu überwachen. Wenn es in Ihrem Unternehmen derzeit kein PMO gibt, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, was in diesem Durcheinander verloren geht.
Wenn Sie wachsen, sich neu orientieren oder Ihren Weg korrigieren wollen, ist der Wandel das entscheidende Element für Ihr Unternehmen. EPMOs können helfen, die Möglichkeiten und Bedürfnisse zu diagnostizieren, um dieses komplexe Unterfangen zu erleichtern.
