Beim Aufgabenmanagement geht es im Wesentlichen darum, den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben zu ermitteln und zu überwachen, die einen bestimmten Aufgabenstrang, ein Arbeitspaket oder ein Gesamtprojekt ausmachen. Die Aufgaben können also von einem halben Dutzend bis zu Tausenden reichen. Eine Sache, die in der Theorie des Aufgabenmanagements jedoch konstant bleibt, ist der Fokus auf klare Informationen und wie diese Ihnen und Ihrem Team zum Erfolg verhelfen können.
Die Aufgabenmanagement-Theorie hat Auswirkungen auf das Gesamtprojekt
Theorie des Aufgabenmanagements deckt die grundlegenden Methoden und Rahmenbedingungen ab, innerhalb derer Menschen das Spektrum der Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, verwalten. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Ansichten darüber, wie die Aufgabenverwaltung am besten durchgeführt werden sollte, und auch eine Vielzahl von großartige Online-Projektmanagement-Software die die Aufgabenverwaltung zu einem einfachen und leicht zu navigierenden Prozess machen können. Die Theorie des Aufgabenmanagements und die Art und Weise, wie ein Einzelner oder ein Projektmanager an das Thema herangeht, ist sehr wichtig, denn sie ist eine Reihe von Leitlinien, die bestimmen, wie effizient und produktiv das Aufgabenmanagement ist. Das hat einen großen Einfluss darauf, wie gut Projektpläne, Meilensteine und Fristen eingehalten werden.
Wie hängt die Task Management Theorie mit dem Kritischen Pfad zusammen?
Der erste Schritt bei der Aufgabenverwaltung besteht darin, festzustellen, was zu tun ist und bis wann es getan werden muss. Diese kann auch in die Methode des kritischen Pfades passen die die Reihenfolge angibt, die eingehalten werden muss, damit ein zusammenhängender Aufgabenbereich in der kürzest möglichen Zeit abgeschlossen werden kann. Die Identifizierung von Aufgaben kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Auf einer persönlichen Ebene könnte zum Beispiel die Vorbereitung auf den Besuch von Gästen auf diese Weise identifiziert werden:
- Einkaufsliste erstellen
- Prüfen Sie, ob Bettwäsche und Handtücher sauber sind
- Waschen Sie alle ungeeigneten Laken und Handtücher
- Einkaufen gehen und Einkaufsliste
- Handtücher und Bettwäsche in den Trockner geben
- Fegen Sie die notwendigen Räume
- Badezimmer wischen
- Bringen Sie Handtücher und Bettwäsche heraus und richten Sie das Gästezimmer ein
Sobald alle notwendigen Aufgaben identifiziert sind, geht man zum nächsten Schritt der Aufgabenmanagement-Theorie über, nämlich der Überwachung. Unter der Voraussetzung, dass alle Aufgaben erledigt werden, ist es eine ständige Aufgabe, ihren Fortschritt zu verfolgen und zu sehen, wie nah sie an der Fertigstellung sind. Für einen Projektmanager, der für ein Team verantwortlich ist, kann dies eine überwältigende Erfahrung sein, da eine Flut von Informationen eingeholt und entschlüsselt werden muss, um den Projektplan oder das Gantt-Diagramm auf dem neuesten Stand zu halten.
Gute Projektmanagement-Tools können helfen
Zum Glück gibt es inzwischen viele Möglichkeiten, den Fortschritt einzelner Aufgaben automatisch zu aktualisieren, ohne dass Sie sich den ganzen Tag damit beschäftigen müssen. Ein gutes Projektmanagement-Tool bietet Ihnen einen schnellen Zugriff auf ein Dashboard, das leicht verständliche Informationen darüber anzeigt, wo sich jede Aufgabe in ihrem eigenen Zyklus befindet. Am häufigsten werden diese Informationen in Form von Prozentsätzen dargestellt. Sie können Ihre Dashboards aber auch so verändern, dass die Daten in Form von Kreisdiagrammen, Balken oder einer beliebigen Anzahl anderer Formate angezeigt werden.
Die Vorteile einer effektiven Aufgabenmanagement-Software sind vielfältig:
- Es ist einfacher, den Fortschritt zu überwachen und Probleme oder Engpässe zu erkennen
- Ressourcenmanagement wird klarer, da Sie erkennen können, welche Aufgaben Vorrang vor anderen haben sollten
- Fristen und Zeitpläne lassen sich leicht an Aufgaben anheften
- Zusammenhängende Aufgabenbereiche können als Einheit betrachtet werden und bilden eine größere Aufgabeneinheit.
- Berichte und Aktualisierungen lassen sich leicht an das Team und andere Akteure
Da es sich um einen so wichtigen Teil des Projektmanagements handelt, ist es für den Projekterfolg unerlässlich, dass Sie eine Strategie für das Aufgabenmanagement haben, die für Sie und Ihr Team funktioniert.
