Portfolio-Dashboards sind eine fantastische Möglichkeit, Kennzahlen und Fortschritte im gesamten Unternehmen zu verfolgen. Sie bieten Einblicke in den Projektstatus, die Finanzen und Roadmaps, um nur einige zu nennen. Letztlich geht es bei Dashboards darum, ein Gesamtbild davon zu vermitteln, wie die täglich geleistete Arbeit mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang steht. Ohne dieses Wissen ist es unmöglich, sicherzustellen, dass sich das Unternehmen in die gewünschte Richtung entwickelt. Dashboards sollten die Geschichte von Projekten und Portfolios erzählen, eine konsistente Botschaft an ein breites Publikum übermitteln und denjenigen, die sie sonst vielleicht nicht hätten, einen Einblick geben.
Irrtum #1: Die Informationen sind nicht nützlich.
Ein Dashboard zu erstellen ist nicht schwer, aber ein nützliches und aussagekräftiges Dashboard zu erstellen, kann schwierig sein. Dashboards sind dazu gedacht, die richtigen Gespräche zu unterstützen und zu leiten. Wenn Sie einem Publikum ein Dashboard präsentieren, ist die kollaborative Diskussion, die sich aus den Informationen ergibt, der Vorteil des Dashboards. Daher ist jeder Bericht im Dashboard wichtig für die Bereitstellung von Daten für jede Geschäftsentscheidung, die diskutiert und getroffen wird. Der Business Intelligence-Teil soll jemandem, der nicht tagtäglich mit den Informationen vertraut ist, genügend Daten liefern, um ein Gespräch zu führen und zu einer Schlussfolgerung zu gelangen. Allzu oft geben wir Metriken und KPIs an, die scheinbar hilfreich sind, aber nichts zur Diskussion beitragen. Die Daten sollten genutzt werden, um die Debatte voranzutreiben und letztlich wichtige Entscheidungen zu treffen.
Fehler #2: Ihr Dashboard ist veraltet.
Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung. Warum sollten Sie also Jahr für Jahr dasselbe Armaturenbrett verwenden? So wie sich die Welt um uns herum verändert, so sollten auch die Gespräche sein. Was letztes Jahr relevant war, ist es dieses Jahr vielleicht nicht mehr. Um sicherzustellen, dass der Dialog weiterhin die Geschäftsentscheidungen vorantreibt, müssen auch die Dashboards angepasst werden. Wenn sich die Ziele einer Organisation geändert haben, sollten die Dashboards aktualisiert werden, um die Daten anzuzeigen, die diese Ziele verfolgen. Da jeder Bericht eine Frage beantworten sollte, stellen Sie sicher, dass es sich dabei um Fragen handelt, die noch beantwortet werden müssen. Wenn sie nicht mehr benötigt werden, nehmen Sie sie heraus.
Andere Bereiche, die möglicherweise eine Feinabstimmung erfordern, sind die Zielgruppe und die Häufigkeit der Dashboards. Sind Mitarbeiter in andere Positionen oder Abteilungen des Unternehmens gewechselt? Wenn ja, müssen sie nicht länger Teil des Gesprächs sein und sollten entfernt werden. Wenn die Diskussionen, die sich aus den Dashboards ergeben, langwierig und kompliziert sind, sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht zu häufiger veröffentlichten Dashboards und Dialogen übergehen wollen. Dadurch wird die Dauer der Sitzungen verkürzt und aktuelle Informationen werden schneller bereitgestellt.
Fehler #3: Sie haben zu viele oder nicht genug Details.
Wenn Sie bei der Datenerfassung klein anfangen, können Sie sicherstellen, dass sich die Teams an die Datenerfassung und die Berichterstattung gewöhnen. Allerdings ist dies auch ein Bereich, der regelmäßig überprüft werden sollte. Sind weitere Details erforderlich, um eine angemessene Diskussion zu führen? Was einst ein guter Anfang war, könnte nun die Entscheidungsfindung behindern. Wenn mehr Details benötigt werden, lassen Sie es das Team im Voraus wissen, damit es darauf hinarbeiten kann, dass diese stets verfügbar und bereit sind.
Überlegen Sie, welche Daten Sie zur Beantwortung der Fragen benötigen, und gehen Sie nicht weiter. Denken Sie daran, dass das Ziel eines Dashboards darin besteht, Gespräche zu erleichtern und Daten mit anderen zu teilen. Wenn das Publikum dazu neigt, die Konversation auf hohem Niveau zu halten, dann sollten auch die Daten auf hohem Niveau sein, um dies zu unterstützen. Das Hinzufügen von zu vielen Details oder überflüssigen Komponenten kann das Gespräch in die Irre führen. Zumindest trägt es nicht zu den anstehenden Entscheidungen bei und könnte das eigentliche Thema durcheinander bringen.
Fehler #4: Sie erstellen die Dashboards jedes Mal manuell.
Werden Sie klug! Dies ist das Alter der App. Und wissen Sie was? Dafür gibt es eine App! Viele Lösungen von Project Portfolio Management (PPM) verfügen neben einer Web-UI auch über mobile Apps, die das Erstellen, Pflegen, Verwalten und Verteilen Ihrer Dashboards noch einfacher machen.
Es ist zwar üblich, Dashboards anfangs manuell zu erstellen, aber das ist weder skalierbar noch praktisch. Wenn das PMO an Reife, Größe und Erwartungen zunimmt, müssen die Dashboards entsprechend angepasst werden. Der beste Weg, dies zu erleichtern, ist die Verwendung einer PPM-Lösung mit starken Berichtsfunktionen. Es gibt viele Optionen, aber es gibt ein paar wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten. Eine gute Benutzeroberfläche wird diese scheinbar mühsame Aufgabe einfacher machen. Suchen Sie nach Lösungen, die über einen Assistenten verfügen, der Ihnen hilft, oder die zumindest intuitiv zu bedienen sind. Wenn Sie Hilfe benötigen, ist eine robuste, in die Lösung integrierte Hilfefunktion von entscheidender Bedeutung, falls eine Kontaktaufnahme mit dem Anbieter zu teuer oder nicht möglich ist. Stellen Sie sicher, dass es keine Einschränkungen für die Berichterstattung gibt.
Alle Gespräche drehen sich um die Daten, die auf dem Dashboard angezeigt werden. Ganz gleich, ob Sie als Projektmanager Projekt-Dashboards oder als PMO-Manager Portfolio-Dashboards vorbereiten, es ist wichtig, dass Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie präsentieren möchten. Am besten beginnen Sie mit den Fragen, die im Gespräch auftauchen werden, um das Dashboard zu organisieren. Halten Sie es relevant, indem Sie es häufig anpassen, damit es mit dem Team oder dem Ausschuss mitwächst und weiterhin das Gesamtbild abbildet. Letztlich liegt der Schlüssel zu einem erfolgreichen Dashboard darin, dass es leicht zugänglich ist und aussagekräftige Daten anzeigt. Sobald diese Kriterien erfüllt sind, sind Sie auf dem besten Weg zu einem Gespräch, das nur zu informierten, datengestützten Entscheidungen führen kann.
