Wenn Sie planen, eine Project Portfolio Management Softwarelösung zu implementieren, müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können. Im Folgenden finden Sie sechs wichtige Bereiche, die Sie vor dem Start der Implementierung prüfen sollten...
- Wie viel Veränderung wird die PPM-Lösung mit sich bringen?
Einer der Hauptgründe für das Scheitern von PPM-Implementierungen ist, dass Unternehmen mit dem Umfang der Änderungen, die die Systeme erfordern, nicht zurechtkommen. Wenn Sie neu im Bereich PPM sind, kann ein Top-Down-Ansatz bei der Implementierung oft die organisatorischen Veränderungen minimieren und dennoch einen großen Wert für das Unternehmen darstellen. Wenn Sie mehr über Top Down erfahren möchten, lesen Sie bitte meinen Blogeintrag: Was ist Top Down PPM und warum ist es wichtig.
- Steht das Führungsteam voll und ganz hinter dieser Initiative?
Eine der schwierigsten Aufgaben bei der Implementierung einer PPM-Lösung ist oft die Etablierung des PPM-Tools als de facto Autorität für die Verwaltung und Pflege von Projektinformationen. Es kann besonders schwierig sein, diesen Einfluss zu gewinnen, wenn die PPM-Lösung mit geringer organisatorischer Unterstützung oder Beteiligung eingeführt wird. Bei der Implementierung einer PPM-Lösung muss sichergestellt werden, dass die VP- und/oder C-Level-Führungskräfte einbezogen werden und den Wert und die Ziele der Einführung verstehen.
- Denken Sie an Outputs, bevor Sie Inputs definieren.
Bevor Sie mit der Definition von Feldern in Ihrer PPM-Lösung für die Verwaltung und Durchführung von Projekten beginnen, sollten Sie sich überlegen, welche Berichterstattungsergebnisse für Ihre Stakeholder wichtig sein werden. Die Definition einer präzisen Liste von Outputs wird Ihnen helfen, besser zu verstehen, welche Informationen Sie anfangs in der PPM-Lösung erfassen müssen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass nur relevante Informationen in Ihrer PPM-Lösung erfasst werden und minimieren außerdem den Pflegeaufwand für Ihre Endbenutzer, was die Akzeptanz erleichtert.
- Zentralisiert oder föderiert?
Um die Informationen in Ihrer PPM-Lösung auf dem neuesten Stand zu halten, gibt es zwei Hauptansätze, die Sie in Betracht ziehen sollten.
- Zentralisiert - ein zentralisiertes Rollout ist in der Regel ein guter Ansatz für größere Organisationen mit Hunderten von Ressourcen. Bei diesem Ansatz ist das PMO-Team dafür verantwortlich, sich mit verschiedenen Geschäftsführern zu treffen (in der Regel wöchentlich oder monatlich), Informationen über die Projekt- und Ressourcenbesetzung zu sammeln und dann die PPM-Lösung für Analyse, Berichterstattung und Planung zu aktualisieren.
- Federated - ein föderierter Ansatz verlässt sich darauf, dass Endbenutzer und/oder Nicht-PMO-Projektverantwortliche die Projekt- und Ressourceninformationen in der PPM-Lösung auf dem neuesten Stand halten. Dieser Ansatz eignet sich in der Regel gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen. Ein effektiver Weg, die Akzeptanz eines föderierten PPM-Modells zu fördern, besteht darin, dass das PMO einmal pro Woche eine Erinnerungs-E-Mail an die Projektverantwortlichen sendet, damit diese ihre Projekt- und Ressourceninformationen in der PPM-Lösung aktualisieren.
- Vermeiden Sie den Urknall
Viele PPM-Lösungen haben eine Menge Schnickschnack und es kann verlockend sein, all diese Funktionen gleich zu Beginn der PPM-Einführung nutzen zu wollen. In den meisten Fällen führt jedoch ein "Big Bang"-Ansatz bei der PPM-Einführung dazu, dass Ihr Unternehmen scheitert, weil die Endbenutzer sich um die PPM-Lösung kümmern und sie auf dem neuesten Stand halten müssen. Ein besserer Ansatz ist es, klein anzufangen und Ihre PPM-Lösung im Laufe der Zeit schrittweise um neue Funktionen zu erweitern, wenn das Unternehmen reifer wird und die Nutzung in Ihrem Prozess verankert ist.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Mitarbeiter für die Implementierung haben
Häufig scheitern PPM-Implementierungen daran, dass ein Unternehmen nicht die richtigen Ressourcen für die Implementierung bereitstellt oder nicht in der Lage ist, der Implementierung einen angemessenen Zeitrahmen zu widmen. Abhängig von Ihrem aktuellen PMO-Reifegrad und der Komplexität des Tools, das Sie implementieren, kann dies variieren. Bei Innotas empfehlen wir häufig, einen Business Analysten zu beauftragen, der mindestens 25% seiner Zeit für die Implementierung aufwenden kann, und empfehlen die Einbeziehung von wichtigen Interessengruppen (PMO-Direktor usw.) für ~10% ihrer Zeit.
