Lorsque vous prévoyez de mettre en œuvre une solution logicielle de gestion de portefeuille de projets , vous devez garder à l'esprit plusieurs facteurs qui pourraient faire la différence entre le succès et l'échec. Vous trouverez ci-dessous six domaines clés à examiner avant le coup d'envoi de la mise en œuvre...
- Dans quelle mesure la solution PPM va-t-elle créer des changements ?
L'une des principales raisons de l'échec des mises en œuvre de PPM est que les organisations ne peuvent pas faire face à la quantité de changements requis par les systèmes. Si vous êtes novice en matière de PPM, une approche descendante de la mise en œuvre peut souvent minimiser les changements organisationnels tout en apportant une grande valeur à l'organisation. Si vous souhaitez en savoir plus sur le Top Down, veuillez consulter mon article de blog : Qu'est-ce que le PPM Top Down et pourquoi est-il important.
- L'équipe de direction soutient-elle fermement cette initiative ?
Souvent, l'une des tâches les plus difficiles de la mise en œuvre d'une solution PPM est d'établir l'outil PPM comme l'autorité de facto pour la gestion et le maintien des informations du projet. Il peut être particulièrement difficile d'établir cette influence si la solution PPM est déployée avec peu de soutien ou d'implication de l'organisation. Lors de la mise en œuvre d'une solution PPM, il est essentiel de s'assurer que les cadres de niveau VP et/ou C sont impliqués et comprennent la valeur et les objectifs du déploiement.
- Pensez aux sorties avant de définir les entrées.
Avant de commencer à définir les champs de votre solution PPM pour la gestion et l'exécution des projets, réfléchissez aux résultats des rapports qui seront importants pour vos parties prenantes. Définir une liste concise de résultats vous aidera à mieux comprendre quelles informations vous devez capturer dans la solution PPM au départ. Cela vous permettra de vous assurer que vous ne saisissez que les informations pertinentes dans votre solution PPM et minimisera également la quantité de soins et d'alimentation requis par vos utilisateurs finaux, facilitant ainsi l'adoption.
- Centralisé ou fédéré ?
Il y a deux approches principales d'adoption à considérer pour maintenir à jour les informations dans votre solution PPM.
- Centralized - un déploiement centralisé est généralement une excellente approche pour les grandes organisations disposant de centaines de ressources. Dans cette approche, l'équipe du PMO est chargée de rencontrer les différents chefs d'entreprise (généralement chaque semaine ou chaque mois), de recueillir des informations sur les projets et les ressources, puis de mettre à jour la solution PPM pour l'analyse, la production de rapports et la planification.
- Fédéré - une approche fédérée s'appuie sur les utilisateurs finaux et/ou les propriétaires de projets non-PMO pour maintenir à jour les informations sur les projets et les ressources dans la solution PPM. Cette approche fonctionne généralement bien pour les organisations de petite et moyenne taille. Un moyen efficace d'encourager l'adoption d'un modèle PPM fédéré consiste pour le PMO à envoyer une fois par semaine un courriel de rappel aux propriétaires de projets pour qu'ils mettent à jour les informations relatives à leurs projets et ressources dans la solution PPM.
- Éviter le Big Bang
De nombreuses solutions PPM sont dotées d'un grand nombre de cloches et de sifflets et il peut être tentant d'essayer de profiter de toutes ces fonctionnalités dès le début du déploiement du PPM. Cependant, le plus souvent, une approche de type "big bang" pour le déploiement d'une solution PPM conduira votre organisation à l'échec en raison de la quantité de soins et de nourriture nécessaires aux utilisateurs finaux pour maintenir la solution PPM à jour. Une meilleure approche consiste à commencer modestement et à ajouter progressivement des fonctionnalités à votre solution PPM au fil du temps, à mesure que l'organisation mûrit et que l'utilisation devient ancrée dans votre processus.
- Assurez-vous d'avoir le bon personnel affecté à la mise en œuvre
Souvent, les mises en œuvre de PPM échouent parce que l'organisation n'affecte pas les bonnes ressources à la mise en œuvre ou n'est pas en mesure de consacrer le temps nécessaire à la mise en œuvre. Cela peut varier en fonction du niveau de maturité actuel de votre PMO et de la complexité de l'outil que vous mettez en œuvre. Chez Innotas, nous recommandons souvent d'affecter un analyste commercial capable de consacrer au moins 25% de son temps à la mise en œuvre, et nous recommandons d'impliquer les parties prenantes clés (directeur du PMO, etc.) pour ~10% de leur temps.
