Wenn Sie in einer ähnlichen Umgebung wie ich arbeiten, stehen Sie wahrscheinlich täglich vor der Herausforderung, die Datenintegrität für die Benutzer zu verbessern, ihnen einen einfachen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen und schnelle Änderungen vorzunehmen, um ihre Frustration zu verringern. Ich habe acht einfache Tricks, die ich mit Planview Portfolios® angewandt habe, um all diese Herausforderungen zu meistern, das Engagement zu steigern und dabei auch noch ein wenig Spaß zu haben. Und, lachen Sie nicht, einer dieser Hacks beinhaltet Katzen-Memes.
As a business systems analyst with Manulife, probably better known as John Hancock, I am part of a team of 35.000 employees and 73,000 agents who help customers around the world achieve their financial goals through insurance, financial advice, and wealth asset management solutions.
Ich gehöre zum PMO der kanadischen Abteilung, wo wir Projektmanagement-Rahmenwerke, -Prozesse und -Tools bereitstellen, um das Unternehmen bei der Verwaltung von Projekten zu unterstützen, die unseren Kunden einen Mehrwert bieten. Und das tun wir seit 2014 mit Planview, das uns derzeit bei etwa 600 aktiven Projekten mit 1,900 oder mehr Ressourcen und einem kleinen, schlagkräftigen Team von drei Administratoren hilft. So konnte ich die folgenden acht Life Hacks entwickeln, die den Umgang mit Planview Portfolios vereinfachen.
Hack #1: Einfache benutzerdefinierte Hilfekacheln mit BI/SSRS
Dieser Schritt ist besonders hilfreich für Projektmanager, die ständig mit Anfragen zu denselben Hilfe-Links und zum Support in Planview konfrontiert sind.
Diese Kollegen arbeiten mit der Planview-Verwaltung und unterstützen auch eine Menge anderer Tools. Wie können Sie also ihre Frustration verringern? Eine Möglichkeit besteht darin, benutzerdefinierte Ribbon-Hilfekacheln zu erstellen, die auf Dinge wie Dokumentation, FAQs und Anmeldeformulare verweisen. Diese Hilfekacheln lassen sich mit Microsoft Power BI ganz einfach und ohne Code erstellen. Wenn Sie eine Präsentation erstellen können, sollten Sie auch in der Lage sein, schnell eine ansprechende Kachel in Power BI zu erstellen.
Die Power BI ist nur im Bereich "Mein Überblick" von Planview verfügbar, aber Sie können auch SSRS-Berichte, die mehr auf PM/RM zugeschnitten sind, in einer Arbeits-/Ressourcen-Registerkarte verwenden. Ohne viel Aufwand können Sie Kacheln erstellen, die wie die untenstehenden aussehen.
Hack #2: Erfassen Sie tatsächliche und prognostizierte Finanztrends
Wir sind auf diesen Hack gestoßen, als unser Portfoliomanagement-Team nach einer Datenbank mit monatlichen Trenddaten für aktuelle Prognosen fragte. Wir wollten eigentlich keine Datenbank erstellen, die alle Vorteile und Trends aufzeigt.
Also haben wir einen anderen Weg eingeschlagen, der zeigt, wie sich eine Prognose entwickelt und Projekte mit großen Budgetschwankungen über Wochen oder Monate identifiziert. Und was wir nach sechs Monaten entdeckten, war atemberaubend.
Der Trick dabei ist, dass Sie Finanzversionen für die Anzahl der Perioden hinzufügen, die Sie im Bericht über 12 Monate oder pro Quartal verfolgen möchten. Richten Sie dann einen Jobstream ein, um diesen Trend zu erfassen, und verwenden Sie die Varianz in der Portfolioansicht, um Änderungen zu sehen, wie unten dargestellt.
Dank dieses Ansatzes konnten wir zahlreiche Projekte mit einem Volumen von mehr als $1 Millionen identifizieren, bei denen die Kosten von Monat zu Monat um mehr als 10 Prozent schwanken. Dies ist ein guter Indikator und ein Grund, den Projektmanager (PM) zu kontaktieren, um zu sehen, was vor sich geht und um sicherzustellen, dass Änderungen oder bedeutende Risiken erfasst werden. Es hilft, "Rückgaben" zur Finanzierung neuer Projekte zu rechtfertigen. Und Sie können die Gesamttrends Ihres Portfolios im Vergleich zum Budget überwachen.
Hack #3: Historie verfolgen Team & Ressourcenhierarchie Informationen
Dieser Hack hängt wirklich davon ab, wie Sie Ihre Ressourcen verwalten. Bei Manulife haben wir Ressourcen, die in verschiedene Teams wechseln, sowie einen deaktivierten Bereich. Wir müssen also zu einem bestimmten Zeitpunkt über die Ressourcen des Teams Bericht erstatten und den RMs einen einfachen Zugang zu den beendeten Ressourcen ermöglichen. Wenn Sie sich in der gleichen Situation befinden und diesen Hack jedes Mal anwenden, wenn Sie eine Ressource erstellen oder bearbeiten, werden Sie über das Ergebnis erstaunt sein.
Primärstrukturen verfolgen keine Historie, d.h. Sie müssen zusätzliche Strukturen anlegen, um Teile der Hierarchie zu verfolgen, die für Sie wichtig sind. Das Tolle daran ist, dass FastTrack Analytics historische Werte verwendet, die normalerweise auf die ersten drei Attribute beschränkt sind. Wenn Sie einen deaktivierten Bereich verwenden, können Sie Portfolios für die beendeten Ressourcen eines Ressourcenmanagers erstellen und freigeben. Achten Sie dabei aber darauf, dass Sie die neuen Strukturen prüfen.
Mit diesem Ansatz können Sie die Einhaltung der Zeiterfassungsvorschriften validieren und die Berichterstattung für Teams unterstützen, die eine Vielzahl von Anbietern durchlaufen. Und als zusätzlichen Bonus können Sie Teile der Ressourcenhierarchie in Portfolioansichten anzeigen.
Hack #4: Ressourcen-Manager in Planview verfolgen
Dieser Hack ist ideal für alle, die es leid sind, ständig nach einem Ressourcenmanager für ein Projekt gefragt zu werden. Mit diesem Hack können Sie automatische Organigramme erstellen, die alle Teams innerhalb von Planview Portfolios, die Hauptkontakte und die Ressourcenmanager anzeigen.
Sie können den Ressourcenmanager einer Person auf zwei Arten sehen: Entweder Sie fügen diese Informationen direkt zur Ressource hinzu oder Sie haben sie in einem Dropdown-Feld direkt bei jeder Ressource - entweder als Attribut pro Ressource oder in Verbindung mit OrgRes.
Mit diesem Hack können Sie das Supportaufkommen reduzieren und die Informationen in benutzerdefinierten Berichten für die Einhaltung von Zeiterfassungen, geplante vs. tatsächliche Ressourcen und einen Bericht zur Organisationsstruktur verwenden, den Sie mit Personen teilen können, die nicht über Planview Enterprise verfügen.
Hack# 5: Mehr Spaß bei der Planview-Verwaltung
Für alle, die es vielleicht leid sind, sich mit der Einhaltung von Zeiterfassungsvorschriften und der Datenintegrität herumzuschlagen, oder die einfach nur ihre Festtagsstimmung zeigen wollen, gibt es hier ein paar Möglichkeiten, Spaß und Spiel in Planview zu nutzen. Es hat sich gezeigt, dass diese seltsamen Tricks das Engagement der Nutzer um mehr als 20 Prozent steigern können, wenn Sie Zuckerbrot statt Peitsche verwenden.
- Verwenden Sie die konfigurierbaren Text- und Farboptionen, um die Feiertage zu verschönern.
- Gestalten Sie die Einhaltung der Vorschriften spielerisch, indem Sie Wettbewerbe, Konkurrenzen und Spiele einbeziehen, um die Benutzer bei der Stange zu halten.
- Erstellen Sie Berichte über die Einhaltung von Arbeitszeiten, die den Teamgeist und den Wettbewerb fördern.
- Versenden Sie Erinnerungen an Belohnungen statt potenzieller Strafen für die Einhaltung der Vorschriften.
- Integrieren Sie Anreize in Ihre Integritätsprüfungen mit Inhalten oder Katzenmemes. Erinnern Sie sich, dass ich gesagt habe, dass es Katzen-Memes geben wird?
Hack #6: Virtuelle Spalten erstellen
Dieser Hack hat uns wirklich ein paar Mal den Hintern gerettet. Wenn Sie jemals Mehrfachauswahl-Strukturen, komplexe Berechnungen, Daten aus verknüpften Strukturen oder erweiterte Lebenszyklusinformationen in einem Spaltensatz oder Bericht verwenden wollten, ist das, was Sie in der Datenbank finden können, ein kompletter Spielveränderer.
Wenn Sie diese Informationen über SQL abrufen können, können Sie sie als virtuelle Spalte anzeigen. Diese Funktion wird nicht besonders beworben, da sie leicht missbraucht werden und zu Leistungsproblemen führen kann. Wenn Sie diesen Hack verwenden, sollten Sie die globalen Dienste um Unterstützung bitten.
Hack #7: Überschreiben der Standard-Benutzerpräferenzen
Wir sind auf diesen Hack gestoßen, weil es immer wieder Probleme gab. Wir verwenden ausschließlich Reserven. Wir verwenden überhaupt keine Zuteilungen. Aber aufgrund der Art und Weise, wie die Standardeinstellungen vorgenommen wurden, haben wir festgestellt, dass viele Leute Zuweisungen erstellt haben, die nur schwer wieder rückgängig zu machen sind.
Wenn Sie also Mitarbeiter schulen müssen, um Benutzereinstellungen zu ändern, oder wenn Sie mit Benutzern zu tun haben, die Zuweisungen anstelle von Reserven erstellen, und wenn Sie es nicht lustig finden, wenn $1-Milliarden-Projekte eingerichtet werden, verwenden Sie diesen Hack und lassen Sie sich überraschen, was dann passiert.
Es gibt zwar keine Möglichkeit, globale Standardwerte über die grafische Benutzeroberfläche zu ändern, aber sie können direkt in der Datenbank festgelegt werden. Diese Standardeinstellungen gelten nur für Benutzer, die sich nicht angemeldet haben. Sie können während eines Upgrades gelöscht werden und müssen dann erneut angewendet werden. Es ist also ratsam, auch in diesem Fall globale Dienste in Anspruch zu nehmen.
Mit diesem Hack konnten wir Probleme bei der Erstellung von Zuweisungen praktisch eliminieren und die Schulungszeit um fünf Minuten verkürzen, indem wir den Abschnitt über die Einrichtung von Einstellungen entfernten. Es gibt weniger Verwirrung über die Beibehaltung der Dauer und die Neuberechnung der Dauer. Wir haben keine geheimnisvollen Milliarden-Dollar-Projekte. Und wir haben die Unterstützung für fertige Reserven reduziert. Jetzt löschen wir sie einfach.
Ich hoffe, Sie finden diese Hacks genauso nützlich wie wir. Wenn ja, dann teilen Sie sie bitte mit anderen Planview-Kunden. Alle unsere Entdeckungen wie diese bringen Planview Portfolios voran und machen es noch besser.
