In unserem kürzlichen Webinar Getting the Most Value of Your Project Resources hatten wir die Gelegenheit, wirklich tief in die Fragen&A einzutauchen und von unseren Zuhörern einige gute Einblicke in die Ressourcenplanung und -verwaltung zu erhalten.
Welchen Vorteil hat die Verwaltung von Projekten in einem Tool gegenüber einer Tabellenkalkulation?
Wenn Sie eine Ein-Personen-Show oder ein kleines Team sind, können Sie natürlich eine Zeit lang mit einer Tabelle auskommen. Aber ich habe viele, viele Jahre lang an Produkten gearbeitet, die im Wesentlichen Tabellenkalkulationen ersetzen sollten. Ich habe also ein gutes Gespür für die Unzulänglichkeiten von Tabellenkalkulationen und auch für ihre Vorteile. Natürlich sind Tabellenkalkulationen wirklich einfach zu benutzen, das steht außer Frage. Aber es gibt ein paar grundlegende Mängel, die Sie mit Tabellenkalkulationen nicht vermeiden können.
- Das größte Problem bei der Verwaltung von Projekten in einer Tabellenkalkulation ist, dass sie in einer Situation mit mehreren Benutzern nicht effektiv ist. Sie können ein Google Spreadsheet zur gemeinsamen Nutzung verwenden, müssen dann aber auf einen Teil der Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit verzichten.
- Tabellenkalkulationen sind schnell veraltet. Vor allem, wenn mehrere Benutzer mit derselben Tabelle interagieren, geraten sie aus dem Takt.
- Sie sind nicht sehr gut darin, komplexe Daten und Beziehungen darzustellen. Bei einem Produkt gibt es zum Beispiel mehrere Kunden, die an verschiedenen Funktionen interessiert sind, und wir müssen jeden einzelnen in einer Viele-zu-Viele-Beziehung verfolgen. Die Möglichkeit, Abfragen darüber zu machen, welche Kunden welche Funktionen wünschen, ist mit der Tabellenkalkulation eigentlich ziemlich schwierig. Alles, was in Ihren Daten eine hierarchische Beziehung oder eine ein-zu-viele-Beziehung oder sogar eine viele-zu-viele-Beziehung enthält, ist in einer Tabellenkalkulation nur schwer zu verwalten.
- Es ist schwierig, in Tabellenkalkulationen Berechnungen über mehrdimensionale Beziehungen wie Strategie, die mehr als eine Dimension hat, und Programme, die natürlich mehrere Projekte haben, zu erstellen.
Welche KPIs empfehlen Sie Unternehmen, wenn es um die Nutzung von Ressourcen geht?
Das Wichtigste, was Sie verfolgen müssen, ist die individuelle Ressourcennutzung. Damit Sie das nachvollziehen können, müssen Sie es verfolgen:
- Kapazität der Ressource - ob sie für 100% der Zeit oder 80% der Zeit oder halbtags oder wie auch immer verfügbar ist, unter Berücksichtigung von Dingen wie Urlaub und Ferien.
- Allocation – be able to track capacity against how they are actually allocated against projects or whatever work it might be. Ideally you want that to be around 85%. If you have your resources 100% booked on projects, that means that things are likely to start falling off their plate. Obviously, if they are only 50 % booked on projects and you expect them to be 85%, that’s a red flag that you could be getting more done with your resources.
- Planung der Ressourcennutzung - im Verhältnis zu den Rollen. Wenn Sie also in der Lage sind, die Ressourcennutzung und den Ressourcenbedarf nach Rollen aufzuschlüsseln, hilft Ihnen das bei Ihren Einstellungsplänen, bei Plänen zum Aufbau von Fähigkeiten und dergleichen.
Wie komplex oder groß muss Ihr Portfolio oder Ihre Organisation sein, bevor Sie den Nutzen einer zentralisierten Lösung oder eines zentralisierten Softwaretools erkennen?
Es gibt keine exakte Zahl, aber schon bei fünf oder sechs Projekten, die um Ressourcen konkurrieren, wird es schwierig, sie mit einer Tabellenkalkulation oder einem Aufgabentool zu verwalten, und Sie werden einen großen Nutzen aus einem System ziehen, das für die Verwaltung dieser Aufgaben entwickelt wurde. Und natürlich haben Organisationen in der Regel Dutzende von Projekten - große Organisationen haben Tausende. Sobald Sie in diesen Bereich kommen, müssen Sie definitiv damit beginnen, das Portfolio zu verwalten.
Eines der Dinge, die Sie erwähnt haben, ist das Management der Eingaben in Ihren Planungsprozess als ein wichtiges Element. Haben Sie Tipps, wie Sie sicherstellen können, dass Sie bei der Planung über genaue Daten verfügen?
Es gibt zwei Aspekte der Daten, die wichtig sind. Eine ist der Nutzen, den die Idee haben wird, wenn sie umgesetzt wird. Das andere sind die Kosten, die für die Umsetzung der Idee anfallen. Und das gilt auch, wenn es sich bei der Idee um eine Verbesserung oder ein neues Projekt oder ein neues Programm handelt. Zunächst einmal müssen Sie diese Zahlen und Erwartungen im Verhältnis zum Umfang des Artikels mit der gebotenen Sorgfalt überprüfen. Sie werden viel mehr Aufwand betreiben, um sowohl den Nutzen als auch die Kosten eines Programms im Vergleich zu einer Verbesserung zu prüfen.
Eine wichtige Sache, die Sie bei der strategischen Ausrichtung im Auge behalten sollten, ist, dass Sie sich nicht nur auf eine einfache finanzielle Kennzahl wie den ROI verlassen sollten. Es ist ziemlich einfach, den ROI im Voraus zu hoch oder sogar zu niedrig anzusetzen. Meiner Meinung nach ist es viel besser, einen Scorecard-Ansatz zu verwenden, bei dem Sie die Geschäftsziele für das Unternehmen auflisten und die Eingaben im Vergleich dazu bewerten. Vor allem, wenn es sich um Projekte von beträchtlicher Größe handelt, ist das eine wirklich effektive Methode. Durch die Messung dessen, was ich "strategische Ausrichtung" nenne, können Sie sich ein genaueres Bild vom Wert für Ihr Unternehmen machen.
Was die Kostenseite anbelangt, so können Sie bei Innotas beispielsweise eine Projektidee haben und eine rollenbasierte Personalbesetzung vornehmen, bei der Sie dem Projekt zwar keine Mitarbeiter zuweisen, aber den allgemeinen Aufwand für jede einzelne Rolle angeben - Entwickler, Projektmanager, Business Analysten und so weiter. So erhalten Sie einen Kostenwert, der konkreter ist als "Oh, das wird $1 Millionen kosten".
Wie wirkt sich die Ressourcenplanung auf agile Teams aus, zumal wir als agile Organisation auf Veränderungen eingestellt sind?
Es stimmt, dass strukturell agile Teams aufgrund der Funktionsweise des agilen Projektmanagements besser mit Veränderungen umgehen können. Aber das bedeutet nicht, dass wir keine Planung vornehmen müssen. Es besteht immer noch die Notwendigkeit, dass das Unternehmen sagt: "Wir brauchen diese Fähigkeiten in unserem Unternehmen, und sie müssen durch Projekte geschaffen werden." Die Vorteile von Agile liegen darin, dass Sie explizit sagen, dass wir uns diese Fähigkeit ansehen und sie in eine Reihe von Teilen zerlegen werden, und dass wir diese Teile nach Prioritäten ordnen und die wichtigsten zuerst liefern werden. Und auch das werden Sie in kleinen Zeitabschnitten tun. Sie werden die kleinen Zeitfenster für die Lieferung auf zwei Wochen oder einen Monat reduzieren.
Sprints sind wirklich kleine Projekte, und Sie machen keine Änderung innerhalb des Sprints.
Wenn Sie einen Sprint mit der Absicht beginnen, eine Reihe von Stories zu bearbeiten oder eine Funktion zu liefern, dann tun Sie das auch in diesem Sprint. Und Sie reagieren nicht auf externe Änderungen der Prioritäten während des Sprints. Am Ende des Sprints schauen Sie sich dann an, was noch zu tun ist oder was im Backlog steht, ob es etwas Neues gibt, ob wir die Prioritäten neu setzen müssen. Und dann konzentrieren Sie sich wieder darauf, was das Wichtigste ist. Die Art und Weise, wie Agile funktioniert, besteht also darin, dass Sie eine Liste mit den wichtigsten Dingen erstellen. Dann verbringen Sie ein wenig Zeit damit, das Wichtigste auf dieser Liste zu erledigen. Vielleicht machen Sie mehrere davon. Und am Ende dieses Sprints setzen Sie dann wieder neue Prioritäten. Vom Standpunkt des Managements des Wandels aus betrachtet, ist es nur eine kleine Version des großen Ganzen: erst die strategische Planung, dann die Ausführung und schließlich die Wiederholung. Sie treiben es immer noch mit strategischer Planung voran, nur machen Sie diese Planung vielleicht etwas häufiger und mit dem Gedanken, dass Sie reaktionsschneller sein können.
Abgesehen von den Problemen mit der Skalierbarkeit von Tabellenkalkulationen, welche Analysen oder Analysetools sind in einem zentralisierten Tool wie Innotas verfügbar?
Kurz gesagt, sie variiert stark. Innotas verfügt über eine Reihe verschiedener Analysekomponenten, wie z.B. die prädiktive Portfolioanalyse, die im Wesentlichen alle Ihre Projekte aufgreift und eine Metrik zur Bestimmung ihrer Ausrichtung an der Strategie verwendet. Außerdem werden alle Ihre in Innotas gespeicherten Ressourcen auf ihre Verfügbarkeit und ihre Fähigkeiten hin untersucht und diese Informationen zu einem empfohlenen Projektplan kombiniert, der die wichtigsten Projekte priorisiert, um den besten Ertrag zu erzielen.
Darüber hinaus können Sie eine Was-wäre-wenn-Analyse durchführen, bei der Sie sich fragen: "Was wäre, wenn ich diese Person von ihrem Projekt abziehen und einem anderen Projekt zuordnen würde, wie würde sich das auf die Durchführung dieser beiden Projekte auswirken? Im Wesentlichen sollten Sie mir zeigen können, wo ich mich befinde, und mir Transparenz darüber verschaffen, was vor sich geht. Und dann helfen Sie mir bei der Entscheidungsfindung - was wird passieren, wenn ich dies ändere, an welchen Projekten sollte ich arbeiten. Das sind die beiden grundlegenden Arten der Analyse, die Sie beherrschen müssen.
Wie halten Sie die Arbeitsmoral zu Beginn, aber vor allem auch nach Abschluss eines Projekts auf einem guten oder sehr hohen Niveau? Was denken Sie darüber, wie Sie die Motivation hoch halten können?
Das ist eine gute Frage, die in gewisser Weise mit der Planung zu tun hat. Eines der Dinge, die viele Entwickler in Bezug auf ihre Moral wirklich stören, ist, dass sie nichts zu tun haben. Als Produktmanager habe ich eine ähnliche Beziehung. Wir arbeiten in kleinen agilen Sprints, die wie kleine Projekte sind, und wenn ich am Ende eines Sprints oder bei der Veröffentlichung eine Funktion geliefert habe, werden die Leute gelangweilt und unruhig, wenn sie nicht an der nächsten Sache arbeiten können.
In der Regel sind die Projekte technischer Natur, und die meisten Menschen sind daran interessiert, neue Dinge zu lernen und mit neuen Technologien zu experimentieren. Am Ende des Projekts gibt es oft die Möglichkeit, ihnen ein wenig Zeit zu geben, um eine neue Fähigkeit zu erlernen oder vielleicht mit jemandem die Rolle zu tauschen, um eine neue Rolle zu lernen oder einen Kurs zu besuchen. Das hängt von der jeweiligen Organisation ab. Die Alternative ist natürlich, dass Sie einfach das nächste Projekt zuweisen. Es sollte wirklich aufregend sein: "Es passt zur Strategie des Unternehmens, ich denke, Sie sind die perfekte Person für diese Aufgabe."
Um auf einige der vorherigen Punkte zurückzukommen: Wenn die Menschen direkt etwas bewirken, ist das sehr motivierend.
Kann Innotas die Personalbesetzung als Modell zentralisieren oder gibt es ein Tool für ein zentralisiertes Personalbesetzungsmodell und eine Methodik, die dabei hilft, zu verstehen, welche Arbeiten anfallen, welche Arbeiten delegiert werden, usw.?
Das grundlegende Geschäftsproblem besteht darin, dass Projekte natürlich Ressourcen benötigen, aber die Ressourcen arbeiten in der Regel nicht für die Projektmanager, sondern für eine andere Organisation. Vor allem, wenn die Organisationen größer werden, ist dies immer häufiger der Fall. Die Kehrseite davon ist, dass die Ressourcenmanager zwar über diese Ressourcen verfügen, aber nicht unbedingt wissen, wo sie eingesetzt werden sollen, weil sie nicht am Puls der Projektwelt sind.
Sie möchten nicht, dass sie im Projektmanagement-Tool nach Projekten mit Ressourcenbedarf suchen müssen. Die zentralisierte Personalverwaltung löst dieses Problem. Wenn Sie nicht über eine zentrale Personalverwaltung verfügen, müssen die Projektmanager viele E-Mails austauschen oder mit den Ressourcenmanagern telefonieren, um zu verhandeln. Die zentralisierte Personalbesetzung ermöglicht es Ihnen im Wesentlichen, diesen Prozess halbautomatisch zu gestalten, d.h., wenn der Projektmanager einen Entwickler benötigt, schickt er diese Anfrage an einen Ressourcenmanager, der über Entwickler verfügt, und der Ressourcenmanager kann Ihnen dann einen Entwickler zuweisen oder die Anfrage ablehnen, weil er sie nicht bearbeiten kann und sie an einen anderen Ressourcenmanager weiterleiten muss.
So ersparen Sie sich einen Haufen Anrufe und E-Mails. Und es bietet Ihnen den zusätzlichen Vorteil, dass Sie an Governance gewinnen. Diese Telefonanrufe und E-Mails lassen sich nicht nachverfolgen oder verwalten. Wenn Sie also die gesamte Kommunikation über das Tool abwickeln, erhalten Sie einen Einblick in den Verlauf des Prozesses. Was ist zum Beispiel, wenn es einen Ressourcenmanager gibt, der nicht ansprechbar ist? Gibt es Projektmanager, die immer wieder nach der gleichen Person fragen, die sie eigentlich gar nicht brauchen? Das sind einige der Gründe, die für eine zentrale Personalverwaltung sprechen: Sie ist effizienter, sie löst das eigentliche Problem, nämlich die Trennung zwischen Projektmanagern und Ressourcenmanagern, und sie bietet Ihnen Governance.
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Nils Davis ist derzeit Director of Product Manager bei Innotas und verantwortlich für die Abbildung und Durchführung von Änderungen an den Funktionen des Ressourcenmanagements. Nils hat über 20 Jahre Erfahrung im Projekt- und Produktmanagement bei Unternehmen wie Egress, Naehas, Accept und NetIQ, wo er verschiedene Führungspositionen innehatte. Nils ist ein begeisterter Blogger über Strategieumsetzung, Planung und Innovation.
