Als eine der größten öffentlichen Universitäten in Indiana ist die Purdue University bestrebt, unnachgiebige und kompromisslose Integrität zu zeigen, um die höchsten Standards der Exzellenz zu unterstützen. Das Project Management Office (PMO) der Purdue University berücksichtigt dies bei jeder Entscheidung, die es trifft, wenn es Projekte leitet und die Art und Weise unterstützt, wie Projekte in der IT verwaltet werden, um die Initiativen der Universität zu unterstützen.
Dieser Blog bietet eine Zusammenfassung der jüngsten Fallstudie und berichtet über die Herausforderungen, mit denen das PMO der Purdue University konfrontiert war, den Ansatz zur Verbesserung und einige der Vorteile, die nach der Verbesserung der Sichtbarkeit von Projektdaten zur Information des Unternehmens erzielt wurden.
Die Fallstudie der Purdue Universität
Founded in 1869, Purdue University is a top public research institution located in West Lafayette, Indiana, with
nearly 17,000 faculty and staff supporting approximately 41,000 graduate, undergraduate, and professional students. The university’s project management office (PMO) was created in 2015 to bring structure and organization to IT project management.
Herausforderungen: Verschaffen Sie sich Einblick in genaue Daten, um Geschäftsentscheidungen zu treffen
Das PMO der Purdue University unterstützt regelmäßig zwischen 400 und 500 Projekte zu einem beliebigen Zeitpunkt. Die zur Verwaltung dieser Projekte verwendeten Tools waren sehr unterschiedlich und nicht integriert, so dass kein wirklicher Einblick in Projektstatus, Kosten, Termine oder Ressourcenkapazitäten möglich war. Ohne verlässliche Berichte hatten die Unternehmensleiter kaum eine Handhabe, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen und zu validieren.
Priorität hatte die Suche nach einer Lösung, die die Datenqualität verbessert, Konsistenz gewährleistet und die Einhaltung bestimmter Governance-Richtlinien erzwingt. Das Ziel war es, den Entscheidungsträgern, Führungskräften und Projektbeteiligten durch regelmäßige, konsistente Statusberichte zuverlässige, zeitnahe Daten zur Verfügung zu stellen.
Die Lösung: Planview PPM Pro zur Verbindung verschiedener Datenpunkte zu einer einzigen Quelle der Wahrheit
Planview PPM Pro® dient als zentrale Quelle für Purdue und liefert Projektdaten, die die Beteiligten benötigen, um Projekte zu überwachen und Erkenntnisse zu gewinnen, die ihnen helfen, die Arbeit, die die Ziele und Initiativen der Universität vorantreibt, besser zu verstehen und zu priorisieren. Je nach Benutzer können die Berichte so angepasst werden, dass sie genau das anzeigen, was für den jeweiligen Benutzer am wichtigsten ist. So wird vermieden, dass irrelevante Berichte erstellt werden, die niemand nutzt. "Planview PPM Pro füllt die Lücke zwischen den verstreuten Daten und den Personen, die sie benötigen", sagt Michelle Bates, Direktorin des PMO bei Purdue. "Die Lösung ermöglicht es uns, benutzerspezifische Berichte auf hoher bis granularer Ebene zu erstellen, so dass die Personen, die die Daten benötigen, diese haben, ohne danach suchen zu müssen.
Die Berichte und Dashboards versorgen Purdue mit entscheidungsrelevanten Daten und Informationen, die die Datenqualität erhöhen und Drill-Down-Details liefern, wie z.B. die Projektstatusberichte, die wichtige Projektinformationen wie Meilensteine, Stunden und Kosten sowie alle mit jedem Projekt verbundenen Probleme und Risiken zusammenfassen.
Mit Planview PPM Pro kann das PMO auch die Zeit nachverfolgen, um die Einhaltung von Vorschriften und das Ressourcenmanagement zu unterstützen und einen umfassenden Überblick über die Kosten für Wartung, ungeplante und strategische Projekte zu erhalten. "Wenn wir als PMO effektiv und effizient sein wollen, müssen wir unsere Zeit auf der Grundlage unserer IT-Ausgaben verfolgen", sagt Bates.
Die Lösung ist ein wertvoller Gewinn für das PMO der Purdue University, da sie die Bemühungen um eine kontinuierliche Verbesserung des Entscheidungsprozesses seit vielen Jahren unterstützt. Sie überprüfen nun die historischen Daten im System, um vorherzusagen, was in diesem und den kommenden Jahren passieren könnte. Die Daten in Planview PPM Pro werden auch berechnet, um festzustellen, wann ein Projekt auf der Grundlage seines aktuellen Tempos abgeschlossen sein wird. Diese Art von prädiktiver Analyse gibt Bates und ihrem Team eine andere Möglichkeit, Daten zu präsentieren, so dass die Führungskräfte Informationen erhalten, die zu Gesprächen anregen.
Bates sagt, dass die Entscheidung für PPM Pro leicht gefallen ist. "Die Mitarbeiter wissen, dass diese Daten verwendet werden, um Entscheidungen im Unternehmen zu treffen, also wollen sie, dass die Daten in ihren Projekten korrekt sind", sagt sie. Es war in jeder Hinsicht ein großer Sieg für uns."
Ergebnisse: Gezielte Berichte, die die richtigen Fragen beantworten
Seit der Einführung von Planview PPM Pro hat die Purdue University:
- Eine konsolidierte Ansicht der Daten in der gesamten IT-Organisation
- Multiple reports and dashboards with customizable levels of detail
- Hochrelevante Berichte, die leicht mit Benutzern und Nichtbenutzern von Planview PPM Pro geteilt werden können
- Datengestützte Erkenntnisse, auf die sich die Beteiligten verlassen können, um Entscheidungen zu treffen
Planview PPM Pro wurde von Purdue sofort als zentrale Quelle für die Erfassung von Projekten übernommen, so dass die Unternehmensleitung über genaue und relevante Daten verfügt, um Entscheidungen zu treffen und die Effizienz kontinuierlich zu verbessern. Hier ist ein Link zur vollständigen PDF-Fallstudie.
