Kürzlich hatten wir die Gelegenheit, in einem Gespräch mit unserem Partner bei Lewis Fowler einige Einblicke aus der Praxis zu erhalten und mit Amy Fowler Stadler, Direktorin bei Lewis Fowler, zu sprechen. In unserem jüngsten Partner-Webinar Project Portfolio Management in Action behandelte Lewis Fowler gängige Anwendungsfälle für PPM, darunter die Zeiterfassung von Ressourcen, die Inventarisierung und Verfolgung von Projekten, die Verwaltung von Portfolios, die Erstellung von Berichten und die Ressourcenverwaltung, und berichtete aus erster Hand über seine Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen bei der Implementierung unserer PPM-Lösung. Nachfolgend finden Sie einige der Fragen und Antworten der Veranstaltung. Die Antworten helfen dabei, ein Gefühl dafür zu bekommen, was PPM für viele Unternehmen leisten kann und wie man am besten vorgeht, um den größten Nutzen aus einer PPM-Lösung zu ziehen.
Um die gesamte Veranstaltung auf Abruf zu sehen, können Sie unter auf die Aufzeichnung des Webinars zugreifen.
Welchen Rat können Sie jemandem geben, der ein PPM-Tool auswählt und dieses implementiert?
Verstehen Sie Ihren Reifegrad, die wichtigsten geschäftlichen Fähigkeiten, die Sie erreichen wollen, und sammeln Sie zunächst Ihre Anforderungen (damit Sie wissen, welche Probleme Sie angehen wollen), um dann die Anforderungen mit den Tools abzugleichen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Fahrplan entwickeln, der die Menschen, den Prozess und die Lösung miteinander verbindet.
Was sind die empfohlenen Kriterien für die Auswahl von Projekten für ein bestimmtes Portfolio?
Die Kriterien sind zwar spezifisch für Ihre Organisation, aber wir haben einige allgemeine Grundsätze, die Sie anwenden können. Wir empfehlen, sich bei der Projektauswahl von den Geschäftszielen leiten zu lassen. Die Portfolios sollten sich eng an der Organisationsstruktur oder der Berichterstattung orientieren, so dass Projekte, die eine Abteilung betreffen, wahrscheinlich in einem einzigen Portfolio zusammengefasst werden.
Wir empfehlen auch eine Projektbewertung, damit Sie feststellen können, welche Projekte die Ziele der Organisation am besten unterstützen, und damit Sie die Projekte gegeneinander abwägen können, da sie im Grunde um dieselben Ressourcen konkurrieren, wenn es eine Einschränkung gibt. Zu den üblichen Bewertungskriterien gehören der ROI, die Ausrichtung des Unternehmens, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Unterstützung durch die Geschäftsleitung.
Wie kann Innotas auf Informationen über Ressourcen, wie z.B. Verfügbarkeit und Kosten, zugreifen?
Resources are assigned to work efforts (could be projects or operational support). For example, let’s say Jim spends 50 % of his time on support. That leaves him 50 % available to work on projects. If he is only assigned to work 10hrs/week on a project, then he still has availability. This can be shown when looking at resource availability in the Resources tab within Innotas, and aggregated across resource skill, need, etc.
Empfehlen Sie die Zeiterfassung auf täglicher oder wöchentlicher Basis? Wie viel Zeit sollte für die Zeiterfassung aufgewendet werden?
Meiner Erfahrung nach wird die Zeiterfassung am besten auf wöchentlicher Basis "eingereicht". Ich persönlich gebe meine Zeit jeden Tag ein und schicke sie am Ende der Woche einfach ab. Es ist für mich einfacher, meine Zeit täglich zu erfassen, als am Ende der Woche herauszufinden, woran ich gearbeitet habe. Wenn Sie die Zeiterfassung täglich durchführen, sollte sie nicht länger als 5 Minuten dauern. Wenn Sie dies wöchentlich tun, sollte es nicht länger als 30 Minuten dauern. Die Verfolgung der Zeit ist 5 Minuten pro Tag wert, denn sie liefert viele Informationen.
Unsere Technologiegruppen werden nach dem agilen Teamansatz aufgebaut. Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird durch Prioritäten in einem Backlog bestimmt. Wie verändert sich der Anwendungsfall der Ressourcenverwaltung durch diesen Teamansatz zur Ressourcenverfügbarkeit?
Ressourcen sind in Innotas an Fähigkeiten gebunden, so dass die Methode keinen Einfluss auf den Ablauf hat. In einem der agilen Teams, mit denen ich gearbeitet habe, wies der PM die Fähigkeiten zu, die in einem bestimmten Zeitfenster benötigt wurden - der Ressourcenmanager wies dann die entsprechende Ressource je nach Verfügbarkeit zum gewünschten Zeitpunkt zu. Es gibt ein Element der Koordination zwischen dem Ressourcenmanager und dem Projektmanager, insbesondere bei agilen Teams, aber Innotas erleichtert dies, indem es Verfügbarkeit, Auslastung und Was-wäre-wenn-Szenarien im System anzeigt.
Kann das PPM-Tool in einer hybriden Umgebung implementiert werden, die sowohl Wasserfall als auch Agile unterstützt?
Ja, Innotas ist methodenunabhängig; es unterstützt agile, Wasserfall- oder Hybridmethoden. Wichtig ist die Einrichtung von Berichten, um Statusaktualisierungen in der von Ihnen gewünschten Häufigkeit zu ermöglichen.
Bietet Innotas ein Governance-Modell zur Unterstützung der Implementierung an? Was sind die typischen Schwierigkeiten, wenn es darum geht, Kunden zur Einhaltung von Governance-Regelungen zu bewegen?
Es gibt kein etabliertes Governance-Modell innerhalb des Systems. Wenn die Prozesse nicht eingehalten werden, wird das Implementierungsteam dies anhand der Lücke in den Daten sofort erkennen. (Wenn jemand keine Informationen eingibt oder pflegt, können Sie dies sofort in den Berichten sehen). Meiner Erfahrung nach besteht die größte Herausforderung darin, dass der Kunde nicht für die Prozessänderungen und das PPM-System geschult ist. Es handelt sich um getrennte Schulungen - beide sind gleich wichtig.
Welche logischen Gruppierungen und Best Practices von Anwendungsfällen gibt es für Innotas?
Zu den Anwendungsfällen gehören die Zeiterfassung von Ressourcen, die Inventarisierung und Verfolgung von Projekten, die Verwaltung von Portfolios, die Berichterstattung und die Ressourcenverwaltung. Alle Anwendungsfälle sind miteinander verwoben und bilden eine PPM-Plattform. Meiner Erfahrung nach beginnen Unternehmen in der Regel entweder mit Projekten oder mit der Zeiterfassung. Von dort aus können Sie in beide Richtungen wachsen, je nachdem, wo das Unternehmen den größten Schmerz verspürt. Entwerfen Sie mit dem Ziel vor Augen, Ihren Fahrplan zu erstellen!
Ich arbeite für ein Unternehmen, das keine Lust auf eine detaillierte Zeiterfassung hat. Wir verwenden einfach einen bestimmten Prozentsatz der verfügbaren Zeit für die Projektarbeit. Kann Innotas diese Art von Anwendungsfällen für die Ressourcenverwaltung verarbeiten?
Ja. Ich empfehle, mit der Zeiterfassung auf einem sehr hohen Niveau zu beginnen und sie dann zu optimieren, wenn die Organisation Fortschritte macht und feststellt, welche Änderungen sie vornehmen möchte. Sie müssen damit beginnen, den Wert der Metriken und Geschäftsziele aufzuzeigen, die Sie mit Zeiterfassungsdaten lösen können. Sobald Sie einen Wert daraus ableiten können, ist es viel einfacher, den Umfang der benötigten Daten zu ändern.
Für welche Unternehmensgröße ist eine Lösung wie Innotas in Bezug auf KMUs geeignet?
Innotas ist flexibel und verfügt über mehrere Modelle, um große und kleine Kunden zu unterstützen. Es hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab, ist aber auf jeden Fall empfehlenswert für Organisationen, die mehrere Projekte und Ressourcen unterstützen.
Wie praktisch ist es, Daten aus einem bestehenden System in Innotas hochzuladen? Funktioniert dies für die Integration von Finanz- oder agilen Systemen?
Bei der Arbeit mit einem Kunden haben wir zu Beginn des Projekts alle Projektinformationen aus einer umfangreichen Tabelle hochgeladen. Das war ganz einfach. Darüber hinaus kann Innotas Daten über die Integrationsplattform importieren, die sehr flexibel ist und die meisten Kundenanforderungen erfüllt. Die Integrationsplattform kann für die Integration mit den meisten On-Premise- und Cloud-Anwendungen genutzt werden, die eine offene API bereitstellen. Innotas lässt sich in der Regel mit ServiceNow und JIRA sowie mit anderen Helpdesk-, Agile- und Finanzsystemen integrieren.
Haben Sie ein separates Tool für Projektportfolio-Management, Ressourcenmanagement und Anwendungsportfolio-Management?
All dies sind Teile von Innotas. Sie sind keine separaten Tools, sondern alle Teil des Innotas PPM-Produkts. Zu den separaten oder "Zusatzmodulen" gehören die Systemintegration und das Modul für die vorausschauende Planung.
Spezifische Frage zum Produkt: Wie viele Berichte bietet der Innotas im Besonderen "out of the box"?
Es gibt viele "vorgefertigte" Berichte. Das sind die typischen Berichte, nach denen die meisten Unternehmen suchen. Je nachdem, wie stark Sie das System konfigurieren/anpassen, müssen Sie dann neue, umfangreichere Berichte entwickeln - je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens.
Sind die Arbeitsabläufe bei Innotas bereits eingerichtet?
Innotas unterstützt Workflows sofort nach dem Auspacken. Sie müssen entsprechend Ihrer Organisation konfiguriert werden, da alle Organisationen unterschiedlich sind und ihre Arbeitsabläufe intern definiert haben, erfordern aber nur minimale Einstellungen in Innotas.
Über den Autor:
Amy Fowler Stadler ist Managing Partner bei Lewis Fowler. Amy hat Lewis Fowler in 2002 mitbegründet. Heute profitieren unsere Kunden von ihren 25-plus Jahren in der Geschäfts- und Technologiebranche und ihrer Liebe zu Strategie, Technologielösungen, IT-Leistungsmessung und Programmwiederherstellung. In ihren Worten: "Ich kümmere mich intensiv um jeden Aspekt dieser Verbindungen - von der Problemlösung über die Unterstützung der Karriereentwicklung unserer Kunden bis hin zur Überwachung der Lieferung." Amy hat einen B.S. in Informatik von der Illinois State University und hat ein fortgeschrittenes Studium in Technologiemanagement. Bevor sie Lewis Fowler gründete, leitete sie das $100M E-Commerce Program Management Office von Qwest und war Beraterin bei $3 Milliarden Perot Systems (jetzt Dell), wo sie bei der Entwicklung der PMO-Praxis, der Umbenennung des Unternehmens und der Implementierung von PMOs für Fortune 500-Unternehmen half. Neben ihrer Arbeit investiert sie ihre Zeit in ihre Familie, ihre Fitness und ihre Arbeit als Vorstandsmitglied/Unterstützer von mehreren philanthropischen Organisationen.
Über Lewis Fowler:
Lewis Fowler ist ein in Colorado ansässiges Beratungsunternehmen, das sich auf die Entwicklung von IT-Geschäftslösungen durch Strategie, Leistungsmanagement, Geschäftsprozesse und die Bereitstellung von Programmen und Projektlösungen konzentriert. Lewis Fowler ist ein vertrauenswürdiger Berater, eine Quelle von Branchenkenntnis und Expertise und ein angesehener Geschäftspartner.
