Die Geschichte ist voll von Geschichten, die zeigen, wie kleine Dinge, wenn sie nicht beachtet werden, letztendlich große Dinge in einen Haufen Staub verwandeln können. Wie Imperien. Wie Zivilisationen. Und ja, ich mag auch Projekte. Und während wir die Diskussion über Imperien und Zivilisationen auf einen anderen Tag verschieben, können wir hier sicherlich ein paar Minuten damit verbringen, eine der trügerischsten Bedrohungen in der Welt des Projektmanagements zu betrachten: progress reporting.
Wie wichtig sind Fortschrittsberichte?
Fragen Sie einen beliebigen Projektmanager, wie wichtig Fortschrittsberichte für den Erfolg (und die Vernunft) eines Projekts sind, und Sie werden eine Antwort in Form eines Gesichtsausdrucks erhalten, der übersetzt so viel bedeutet wie: Wie wichtig ist Sauerstoff zum Atmen?
Das liegt daran, dass es zwar viele wichtige Teile eines Projekts gibt, aber die Fortschrittsberichte sind das Herzstück. Ohne verlässliche und aktualisierte Fortschrittsberichte ist es bestenfalls eine Vermutung und schlimmstenfalls ein verzweifeltes Herumstochern im Dunkeln, ob sich ein Projekt an Punkt A oder Punkt Z befindet. Beides ist nicht sinnvoll, wenn es um Geld, Zeit und Arbeitsplätze geht (ganz zu schweigen von unschuldigen, hilflosen Stressbällen).
Also ja, wir alle wissen, dass Fortschrittsberichte wichtig sind. Warum also - genau - machen es so viele Projektmanagement-Software Lösungen SO SCHWER, Fortschritte zu melden?
Die Software macht's
Bei vielen Projektmanagement-Lösungen müssen sich die Mitglieder des Projektteams in eine umständliche Software einloggen, sich durch ein Labyrinth von Aktualisierungen und Erinnerungen navigieren und ihre Fortschritte über eine aufgeblähte und prätentiöse Oberfläche melden.
Und für Projektmanager bedeutet das, dass Projektteammitglieder, die mühsame Dinge nicht mögen, ihre Fortschritte nicht auf zuverlässige und effiziente Weise melden. Stattdessen melden sie es, nachdem sie genervt, angebettelt und/oder bedroht wurden. So kompliziert und risikoreich das Projektmanagement ohnehin schon ist, so bizarr erscheint es, dass eine Projektmanagement-Software die Fortschrittsberichte zum Teil des Problems macht.
Zum Glück sind nicht alle Projektmanagement-Lösungen gleich! Deshalb bieten die wenigen Lösungen, die wirklich verstehen, womit sich Projektmanager tagtäglich beschäftigen, Fortschrittsberichte per E-Mail, über mobile Apps oder auf andere Weise "außerhalb der Anwendung" an.
Mit diesen fortschrittlichen, intuitiven Methoden können die Mitglieder des Projektteams den erwarteten Fortschritt überprüfen und den tatsächlichen Fortschritt aktualisieren, ohne sich in irgendetwas einloggen zu müssen. Sie drücken einfach ein paar Tasten, klicken auf die Schaltfläche "Absenden" und das war's. Der Fortschritt wird aktualisiert. Projektmanager wissen, was vor sich geht. Kein Bitten, Flehen, Drohen oder Raten mehr. Es ist Glückseligkeit.
Okay, vielleicht ist Glückseligkeit eine Übertreibung. Aber alles, was die Fortschrittsberichte einfacher macht, muss gefeiert werden.
Denn während es (noch) keine Zivilisation oder kein Reich gibt, das durch mühsame Fortschrittsberichte zu Fall gebracht wurde, gibt es unzählige Projekte - und leider auch Projektmanager - die dies getan haben.
