Der folgende Inhalt basiert auf dem Whitepaper "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1," geschrieben von Jerry Manas. Damit Sie es bequem lesen können, haben wir beschlossen, ihm hier im Blog ewiges Leben einzuhauchen.
Ähnlich wie ein GPS mit Hilfe von Satelliteninformationen über das Verkehrsgeschehen die verbleibende Zeit Ihrer Reise berechnet, helfen Ihnen die Methoden der Projektschätzung dabei, einen realistischen Projektzeitplan zu erstellen. Die Schätzungen der Mitwirkenden, der verdiente Wert und die verdienten Zeitpläne werden durch Project Portfolio Management (PPM) gestärkt, das Ihnen einen Überblick über das gesamte Unternehmen verschafft und Ihnen eine genauere Planung ermöglicht. Man könnte sagen, es ist das GPS der Schätzung.
Bevor Sie weiterlesen, empfehlen wir Ihnen, die vorherigen Teile dieser Serie zu lesen, die unten aufgeführt sind:
- Teil 1: Verbessern Sie Ihre Projektschätzungen und entkommen Sie dem Krisenmodus
- Teil 2: Bei der Verbesserung von Projektschätzungen geht es vor allem um die Richtung
Tipp 5: Das GPS der Schätzung
- Schätzungen der Mitwirkenden
Contributor Estimates sind ein wichtiger, aber oft übersehener Aspekt von Projektschätzungen. Mitarbeiter, die Aufgaben auf ihren Stundenzetteln ausführen, können und sollten die "aktuelle verbleibende Schätzung" der Aufgaben angeben, für die sie jede Woche verantwortlich sind. Auf diese Weise bleibt der Projektplan in Bezug auf die verbleibende Zeit genau und spiegelt die aktuelle Sichtweise der Personen wider, die die Aufgaben ausführen. Ebenso sollten die Projektmanager mit den Ressourcen und Ressourcenmanagern in Kontakt bleiben, um die Verfügbarkeit für anstehende Arbeiten sicherzustellen.
- Erwarteter Wert
Aus der Kosten- und Wertperspektive verwenden einige Organisationen Earned Value als Maßstab für die verbleibende Zeit eines Projekts . Das Konzept besteht darin, den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit mal das Gesamtbudget zu nehmen, um zu spekulieren, wie viel relativer "Wert" bisher erreicht wurde, verglichen mit dem zu diesem Zeitpunkt erwarteten Wert. Der Earned Value wird häufig auch verwendet, um vorherzusagen, was die Fertigstellung des restlichen Projekts kosten wird (Estimate-to-Completion) und was das Gesamtprojekt am Ende kosten wird (Estimate-at-Completion). Die korrekte Art und Weise, den Earned Value anzuwenden, besteht darin, den prozentualen Fertigstellungsgrad auf gewichtete Meilensteine zu stützen, da nicht alle Aufgaben gleich sind. Der wichtigste Punkt, den Sie sich merken sollten, ist, dass es bei Earned Value nicht um den Zeitplan geht, sondern vielmehr um den Wert und das Budget.
- Verdienter Zeitplan
Es gibt eine selten verwendete abgeleitete Form des Earned Value, die Earned Schedule genannt wird und die versucht, den Unterschied zwischen dem Zeitpunkt, an dem der Wert für eine Aufgabe geliefert wurde, und dem Zeitpunkt, an dem sie hätte geliefert werden sollen, zu bestimmen. Das beabsichtigte Ergebnis ist eine bessere Identifizierung von Zeitplanabweichungen auf zeitbasierte Weise. Diejenigen, die den Earned Schedule verwendet haben, behaupten, dass er ein wertvoller und effektiver Ansatz für das Zeitplanmanagement ist. Dennoch ersetzt dies nicht die Schätzungen der Beitragszahler, sondern kann in Verbindung mit diesen verwendet werden.
Wo die PPM-Technologie ins Spiel kommt
Lösungen für das Projektportfoliomanagement (PPM) werden von vielen verwendet, um einige der Herausforderungen bei der Projektschätzung zu bewältigen, die wir in dieser Serie angesprochen haben, und dafür gibt es einen guten Grund. Eine gute PPM-Anwendung kann Ihnen bei der Lösung einiger Ihrer Probleme sehr behilflich sein, obwohl sie, wie bereits erwähnt, niemals als Ersatz für das Fachwissen und die subjektiven Meinungen von KMUs und engagierten Projekt- und Ressourcenmanagern angesehen werden sollte.
Aber zuerst: Was ist eine "gute" PPM-Anwendung?
Erstens: Sie erstrecken sich über das gesamte Unternehmen und sammeln Daten aus allen Abteilungen, so dass Sie einen Überblick über die kommenden Entwicklungen erhalten und wirklich planen können. Das ist die gute Nachricht - und die schlechte. Wenn Sie (oder diejenigen, mit denen Sie arbeiten) immer noch mit Tabellenkalkulationen oder projektbasierten Desktop-Anwendungen arbeiten, bedeutet dies eine Veränderung. Aber das Ergebnis wird es wert sein, sowohl was den Stress als auch was den Wert betrifft. Forrester berechnete den ROI von PPM auf 255% für On-Premise, 281% für SaaS, mit einer Amortisation innerhalb von 12 Monaten . Ihre Erfahrungen können variieren, aber es lohnt sich wahrscheinlich, die Reifen zu testen.
Apropos Analysten: Das ist eine Sache, die Sie überprüfen sollten.
Forrester, Gartner, IDC und andere sind gute Gradmesser für Qualität. Die einzelnen Funktionen, auf die Sie achten sollten, sind so vielfältig wie die Unternehmen, die diese Lösungen einsetzen. Sie werden wissen, worauf es Ihnen ankommt: Benutzerfreundlichkeit, gute Analysefunktionen, Transparenz in Bezug auf Kapazität und Nachfrage und Ähnliches. Was die Kosten betrifft, so lassen sich diese oft durch die Entscheidung für eine Cloud-basierte Bereitstellung reduzieren, sofern Ihr Unternehmen dies zulässt.
Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine PPM-Lösung verfügt, haben Sie in Bezug auf Budget und Implementierung einen großen Vorsprung. Jetzt ist ein objektiver Blick darauf erforderlich, wie die Lösung genutzt wird und wie sie organisatorisch erweitert werden kann. Beide sind mit anfänglichen Schmerzen verbunden, aber das ist es wert.
Lassen Sie uns daher untersuchen, worauf Sie bei einer PPM-Lösung achten sollten und was sie für Sie tun kann. Wenn Sie sich mit Problemen bei der Projektkalkulation befassen, ist das letzte, was Sie tun möchten, das Problem zu verschlimmern. Einige der Themen, über die wir bisher in dieser Serie gesprochen haben, sind:
- Verwendung von Ist-Werten zur Verbesserung von Schätzungen. Die Verwendung von Ist-Daten zur Verbesserung der Genauigkeit von Schätzungen und der Geschwindigkeit, mit der Sie diese erstellen können, sollte nicht unterschätzt werden. Das Problem für die meisten ist, an die Daten heranzukommen. Ohne ein geschlossenes System wie PPM, das die Informationen erfasst und speichert - wer was gemacht hat, wie lange es gedauert hat, welchen Wert es geliefert hat und zu welchen Kosten - verlassen Sie sich oft auf Ihr Gedächtnis: Wenn das fragliche Projekt klein war und letzte Woche abgeschlossen wurde, ist das großartig. Sonst?
- Aktualisieren von Projektplänen. Der Projektplan ist eine lebendige Sache, die die Realität widerspiegeln muss. Eine PPM-Lösung kann hier von großem Nutzen sein, da sie nicht nur die benötigten Daten beschafft, sondern auch automatisch alle Beteiligten - von den Ressourcen bis zu den VPs - über erreichte Meilensteine, potenzielle Probleme und Ähnliches informiert. Dadurch werden Projekt- und Ressourcenmanager von vielen sinnlosen Aufgaben befreit, die fehleranfällige Arbeit des Daten-Rollups entfällt und viele Engpässe werden vermieden, bevor sie eintreten.
- Nutzung der Schätzungen von Beitragszahlern. Es ist zwar wichtig, mit den Ressourcen eines Projekts in engem Kontakt zu bleiben, aber die Automatisierung einiger Routineaufgaben kann für alle von großem Nutzen sein. Eines der weniger strategischen Angebote der meisten PPM-Anwendungen ist die Zeiterfassung, die es Projektmanagern ermöglicht, den Überblick über die aktuelle verbleibende Schätzung der Aufgaben zu behalten, für die sie jede Woche verantwortlich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass der Projektplan in Bezug auf die verbleibende Zeit auf dem neuesten Stand ist und unliebsame Überraschungen wie verpasste Meilensteine und die Nichtverfügbarkeit von Ressourcen vermieden werden.
- Strategischer Einsatz von traditionellen und agilen Ansätzen. Agile ist nicht mehr nur ein Schlagwort, sondern eine anerkannte Methode für Unternehmen, Projekte anzugehen - einige Projekte. Aber selbst Unternehmen, die sich für Agile entscheiden, wissen, dass der Wasserfallansatz für andere Projekte richtig ist. Wenn Sie also eine PPM-Lösung suchen, sollten Sie nach einer "beidhändigen" Lösung suchen, die mit beiden Ansätzen austauschbar ist.
Ein PPM-System für Unternehmen kann noch viel mehr leisten; dies sind einige Punkte, die Sie bei Ihren Überlegungen berücksichtigen sollten. Um zu erfahren, wie Planview Ihnen helfen kann, besuchen Sie www.planview.com und registrieren Sie sich für eine kostenlose Demo der Lösung Ihrer Wahl.
Lesen Sie weiter in dieser siebenteiligen Serie, in der wir die Themen Schätzungen und Ressourcenverfügbarkeit, Management und Reserven für Unvorhergesehenes, die Schätzung von Megaprojekten, die Verwendung von Mehrpunktschätzungen und die Gründe für die Verspätung Ihrer Projekte behandeln werden:
- Teil 4: Es ist Zeit, mit der Planung von Ressourcen zu beginnen
- Teil 5: Wie das Risikomanagement für das Projektmanagement entscheidend ist
- Teil 6: 6 Gründe, warum Projekte verspätet sind
- Teil 7: 10 Punkt-Checkliste für bessere Projektabschätzungen
![Machen Sie das PMO zu einem strategischen Partner und nutzen Sie Daten für Ihre Entscheidungen [Webinar].](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/09/Fuel-Decisions-with-Data-by-Making-the-PMO-a-Strategic-Partner.jpg)
![Der Wert einer Kombination aus robustem PPM und leichtgewichtiger Arbeitsausführung [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
