Willkommen bei der Blog-Serie PMO Spotlight von Planview AdaptiveWork. In diesen Artikeln im Interviewstil werden die einzelnen Projektmanagement-Profis vorgestellt. Ihre Hintergründe, Strategien, Aussichten und Erfahrungen, die die Verwendung unseres Produkts prägen. In diesem Beitrag geht es um Marcia Gipson, Vizepräsidentin des Corporate Project Management Office bei SITA. Viel Spaß!
Bitte erzählen Sie uns etwas über Ihre frühe Karriere und wie Sie zum ersten Mal mit dem Projektmanagement in Berührung kamen?
Ich habe einen einzigartigen Karriereweg hinter mir, der als Friseurin begann. Dann hatte ich das große Glück, für Eastern Airlines zu arbeiten, als sie ein neues Reservierungsbüro in Boston eröffneten, wo ich geboren & aufgewachsen bin. Ich habe im Reservierungsvertrieb in Boston angefangen und bin während des Fluglotsenstreiks in den frühen 1980er Jahren nach Miami gezogen. Das führte mich zu einer speziellen Aufgabe in der Automatisierungsabteilung, die mich für eine Karriere in der IT bereit machte.
Es waren die Anfänge der Automatisierung von Reisebüros und die Chancen waren groß. In den nächsten Jahren führte ich eine Reihe von IT-Projekten für verschiedene Abteilungen der Automation Division durch, bei denen ich sowohl im geschäftlichen als auch im IT-Bereich viel lernen konnte. Meine Ausbildung erfolgte durch eine Art "Schule der harten Schläge" - keine formale Ausbildung, sondern eine, die sich aus der Arbeitserfahrung durch erfolgreiche Aufträge und komplexe Projekte ergab.
Schließlich übernahm ich die Verantwortung für die Management-Informationssysteme und der CIO bat mich, eine Projektmanagement-Organisation aufzubauen. Zu dieser Zeit erstreckte sich unser Geschäft auf Nord- und Südamerika sowie den Pazifikraum. Ich habe etwas mehr als ein Jahr damit verbracht, ein Project Management Office mit 16 Projektmanagern aufzubauen.
Während meiner gesamten Laufbahn wurde ich immer als "Fixer" abgestempelt. Wenn es ein geschäftliches Problem oder ein Prozessproblem gab, ein Teil des Unternehmens nicht optimal funktionierte, haben sie mich angeheuert, um es zu beheben. Das ist schließlich das Herzstück des Projektmanagements... Analyse, Planung, Organisation und Ausführung für Ergebnisse.
Sie haben Ihre Karriere im Bereich Fluggesellschaften/Reisen aufgebaut. Was reizt Sie an dieser Branche?
Ich hatte das Glück, in Boston aufzuwachsen und die Möglichkeit zu haben, in einen Vorort zu ziehen, in dem viele Nationalitäten leben. Ich war schon immer fasziniert von der Sprache, dem Essen und den Traditionen der einzelnen Nationalitäten.
Für eine Fluggesellschaft zu arbeiten, war also ein wahr gewordener Traum. Es gab mir die Möglichkeit, mehr zu reisen und meine natürliche Neugier zu stillen. Ich liebe die Aufregung, die mit dem Abenteuergeist einhergeht, und das Gefühl der Vorfreude, wenn man das Unbekannte erlebt. Es liegt auch eine geheimnisvolle und magische Aura darin, in ein Flugzeug zu steigen und in 8 oder mehr Stunden auf einem anderen Kontinent zu sein!
Je mehr ich an neue und weit entfernte Orte reiste, desto mehr wurde mir bewusst, wie ähnlich wir alle als Menschen sind. Es ist faszinierend für mich, neue Menschen kennenzulernen und etwas über ihre Kultur, ihre Politik, ihre Lebensweise und ihr Streben nach Glück zu erfahren. Meine persönlichen Erfahrungen mögen zwar anders sein, aber letztlich habe ich festgestellt, dass wir uns ähnlicher sind als wir uns unterscheiden. Dass die Welt in Wirklichkeit viel kleiner ist, als sie zu sein scheint.
Es ist also aufregend für mich, Teil dieser Branche zu sein, die das moderne Leben mitgestaltet und die Art und Weise verändert hat, wie die Menschen über ihren Platz in dieser Welt denken. Die Erfindung des Flugzeugs und die Verbreitung von Flugreisen hat zuvor geschlossene Grenzen geöffnet und die Welt wie nie zuvor verbunden. Das ist ein Teil dessen, was mich an meinem Tagesjob begeistert.
In Ihrer Laufbahn sehe ich eine Mischung aus Projektmanagement, Vertrieb und Betrieb. Hat Ihnen Ihre Erfahrung im Vertrieb bei Ihrer Arbeit im Projektmanagement geholfen?
Ich denke, das hat mir geholfen, als ich im Vertrieb anfing und während meiner frühen Karriere operative Funktionen leitete. Als Endnutzer der Systeme hatte ich eine einzigartige Perspektive. Ich liebte es, im Vertrieb tätig zu sein, auch wenn das, ehrlich gesagt, nicht selbstverständlich für mich war. Ich musste viel härter arbeiten, um erfolgreich zu sein, während die IT-Branche viel einfacher zu sein schien. Meine Zeit im Vertrieb hat mir wichtige Einblicke in die Herausforderungen gegeben, denen sich Vertriebsorganisationen täglich stellen müssen. Es hat mir ermöglicht, zu liefern, was sie verkaufen, und sie können dann verkaufen, was ich liefere. Es hängt alles zusammen.
Die Gemeinsamkeit ist hier sicherlich der Kunde. Als Unternehmen bauen wir alle einen Kundenlebenszyklus auf und führen ihn aus, und jedes Team trägt auf seine eigene Weise zu diesem Zyklus bei. Ich glaube fest daran, dass es nur etwa 5 Minuten dauert, einen Kunden zu verlieren, und dass es etwa 5 Jahre dauert, ihn zurückzugewinnen, wenn Sie ein bisschen Glück haben. Ich bin auch der Meinung, dass der Kunde immer Recht hat, selbst wenn er es nicht hat!
Anstatt also "nein" zu sagen, müssen Unternehmen alternative Lösungen anbieten, womit wir wieder beim Projektmanagement wären. In dieser Branche können Sie sich nicht den Luxus leisten, zu sagen: "Das machen wir einfach nicht mehr". Wenn die Dinge schwierig sind, müssen PMOs trotzdem auf die eine oder andere Weise eine Lösung finden... eine lösungsorientierte Mentalität hat mir während meiner gesamten Karriere gute Dienste geleistet.
Wenn Sie nicht arbeiten, was machen Sie in Ihrer Freizeit?
Nun, es wird Sie nicht überraschen, aber ich liebe es, zu reisen und die Welt zu erleben. Im vergangenen Jahr war es schwer, auf dem Boden der Tatsachen zu bleiben. Ich verbringe einen großen Teil meiner Freizeit draußen, in letzter Zeit vor allem im Garten. Ich habe einen Kräutergarten, den ich pflege, und ich habe gebacken und gekocht.
Die Gartenarbeit entspricht genau meiner Persönlichkeit. Es hat diesen planerischen & organisatorischen Aspekt an sich. Aber Backen & Kochen ist eine andere Art der Befriedigung, weil es mehr sofortige Befriedigung bringt und ich mehr mit meinen Händen als mit meinem Kopf arbeite. Ich kann ein Projekt noch am selben Tag beginnen und abschließen und das Ergebnis sofort genießen. Mein Tagesjob ist ganz und gar nicht so. Unsere Projekte können Monate dauern, bevor Sie greifbare Ergebnisse sehen. Da ist es schön, wenn man außerhalb der Arbeit andere Hobbys hat.
In dieser Weihnachtszeit habe ich viele Marmeladen und italienische Kekse für Familie und Freunde gebacken. Am Ende werde ich etwa 50 Dutzend Kekse gebacken haben, darunter auch meine Lieblingskekse - Pizzellas.
Ich hatte dieses Jahr auch das Vergnügen, meinen ersten Enkel kennenzulernen. Ich war also ein wenig mit diesen neuen und aufregenden Aufgaben beschäftigt, wenn auch nicht so sehr, wie ich es mir gewünscht hätte. Es gab einige Heimwerkerprojekte, zu denen auch die Umwandlung eines großen Schranks unter meiner Treppe in ein Spielzimmer für meinen Enkel gehörte.
Bitte erzählen Sie uns, wie Sie bei SITA zum Vizepräsidenten aufgestiegen sind.
In 2000 war ich von Miami nach Atlanta gezogen, um für SITA zu arbeiten. Ich erhielt einen Anruf von einem Headhunter für eine Stelle als Vertriebsleiter. Ich hatte mit einem Kollegen über die Arbeit bei SITA gesprochen, und er war etwas überrascht, weil es damals nicht viele Frauen in Führungspositionen gab. Das war weder in der Industrie noch in der IT-Branche ungewöhnlich.
Ursprünglich wurde ich gebeten, eine Führungsposition im Vertrieb zu übernehmen, aber als ich in das Unternehmen eintrat, fand gerade eine große Umstrukturierung statt. Als sich die Lage etwa 6 Monate später beruhigt hatte, wechselte ich zur Division Passenger, um die Teams für Entwicklung, Projektmanagement und Betrieb zu leiten. Es begann mit einem 90-Tagesauftrag, aus dem 4 Jahre wurden.
Während meiner Amtszeit in dieser Funktion haben wir viele große Veränderungen im Betriebsmodell vorgenommen. Im gesamten Team gab es wenig Übereinstimmung bei den Prioritäten. Unser unmittelbarer Fokus lag auf der Festlegung von Prioritäten und der Anpassung, der Öffnung von Kommunikationskanälen im gesamten Unternehmen und der Verbesserung der Leistung. Alle bewegen sich in dieselbe Richtung.
In den nächsten Jahren wechselte ich in die Commercial Group, wo ich ein Services Operations Team leitete, das für die Verwaltung der internationalen Datennetzwerke für die Fluglinienkunden von SITA in Nord- und Südamerika zuständig war. Dieses Team wurde dann mit der Airport Operations Group zusammengelegt und ich wurde eingeladen, das kombinierte Team zu leiten. Ich habe diese Gruppen mehr als ein Jahrzehnt lang geleitet, und in 2017 bat mich unser neuer CEO, ein PMO innerhalb von SITA zu gründen. Ich habe den Job mit Freude angenommen, und hier sind wir nun!
Welchen Ansatz/Strategie verfolgen Sie bei SITA, um ein kundenorientiertes Serviceteam aufzubauen?
Das ist nicht nur mein Ansatz, sondern auch der von unserem CEO überlieferte Unternehmensansatz von SITA. In jeder internen Besprechung sollte ein leerer Stuhl den Kunden vertreten. Das ist keine Fähigkeit, die Sie lehren können, sondern eine Einstellung, die Sie als Führungskraft vermitteln können. Dinge wie diese helfen uns, das eigentliche Ziel im Auge zu behalten; sie richten unsere Arbeit auf ein gemeinsames Ziel aus.
Eine weitere Taktik bestand darin, eine Bewertung unseres Projektmanagement-Reifegrads durchzuführen. Unser Ausgangspunkt war Stufe 1... völlig reaktiv und überall Feuergefechte. Es war zwar einigermaßen effektiv, aber bei weitem nicht optimal und kostete unsere Teams eine Menge Mühe und Energie.
Auch dank Systemen wie Planview AdaptiveWork befinden wir uns fest auf Stufe 3 und bewegen uns auf Stufe 4 zu. Indem wir die Anzahl der Datenbanken und Systeme, die von verschiedenen Abteilungen genutzt wurden, auf eine PPM-Plattform reduzierten, haben wir einen großen Schritt nach vorne gemacht. Es ermöglichte uns auch, die gemeinsamen Probleme im gesamten Unternehmen bei der Verwaltung unserer Projekte besser zu verstehen. Dies war der Auslöser für Projekte zur Prozessverbesserung, mit denen wir unsere technischen Implementierungs- und Umstellungsaktivitäten rationalisieren konnten.
Als PMO haben wir nicht direkt mit Kunden zu tun, aber unsere Arbeit wirkt sich auf die Art und Weise aus, wie die kundenorientierten Teams bei SITA ihre Arbeit erledigen. Deshalb arbeiten wir mit der Projektmanagement-Community zusammen, insbesondere mit denen, die mit dem Kunden zu tun haben. Daher wird jede unserer Initiativen von denjenigen beraten, die mit den Kunden zu tun haben. Dieser kooperative Ansatz hat dazu beigetragen, ein kundenorientiertes PMO aufzubauen.
Ich habe es bereits erwähnt, aber was dazu beigetragen hat, dass der Kunde im Mittelpunkt unserer Arbeit & steht, ist, dass wir versuchen, nicht nur die Symptome eines Problems zu beheben, sondern die & Ursache des Problems zu identifizieren und zu beheben. Dadurch wird das PMO direkt mit den Bedürfnissen des Kunden in Verbindung gebracht, was letztendlich dazu beiträgt, dass die Organisation reibungsloser funktioniert.
Was sind Ihre Prioritäten auf dem Weg nach 2021? Wie messen Sie den Erfolg dieser Prioritäten?
We have quite a bit of work lined up in 2021. I would say there are three key things we’re looking to accomplish. We’re in the process of deploying a time reporting mechanism throughout the entire company. While that isn’t necessarily in my wheelhouse, it is a predecessor to resource management, so I took it on. We have an aggressive plan to have 50 % of the org using it before the end of January, and the rest to be using it by the middle of the year. So far, we are on track.
Der zweite Teil ist die Entwicklung und Umsetzung unserer Unternehmenspraktiken für die Systemintegration. Heute kommt alles auf die gleiche Weise in unsere Verkaufsleitung, egal ob es sich um einen reinen Produktverkauf handelt oder nicht. Wir versuchen zu verbessern, wie wir die Kundenanforderungen für diese Integrationen definieren, damit wir den Umfang richtig festlegen und die Erwartungen innerhalb des Budgets erfüllen können. Wir haben ein druckfrisches Prozesshandbuch entwickelt, das sofort einsatzbereit ist. Die nächsten Schritte umfassen die Implementierung der unterstützenden Prozesse und die Schulung unserer Mitarbeiter.
Der dritte große Brocken auf unserem Teller in 2021 ist die Implementierung eines Finanzmanagement-Moduls für die Projektmanagement-Community. Dies wird unsere Einnahmen- und Kostenbudgets, Istwerte und Prognosen für alle Projekte automatisieren. Heute verwalten wir dies mit vielen Händen manuell, daher ist dies eine große Veränderungsinitiative.
Unser Vorstandsteam ist der Meinung, und ich stimme dem zu, dass Daten die ultimative Grundlage für die Verbesserung und Optimierung unserer Geschäftsleistung sind. Wir müssen die Qualität & der von uns zur Verfügung gestellten Daten erhöhen und eine einzige Datenquelle für das gesamte Unternehmen sicherstellen. Wir bemühen uns um geschäftliche Klarheit, und aus meiner Sicht kann man das nicht tun, ohne das Wissen und die Informationen und letztlich die Akzeptanz der Benutzer zu erhöhen.
Was ist Ihre Lieblingsfunktion von Planview AdaptiveWork? Und warum?
Dies steht im Zusammenhang mit dem Ziel unserer Abteilung, Datenströme zu konsolidieren. Die Tatsache, dass wir Teams bei SITA haben, die nur ein System verwenden, um ihre Arbeit auszuführen und zu messen, bedeutet alles. Das Executive Team hat dann Zugriff auf die Portfolioansicht, die sehr leistungsstark ist.
Wir haben gerade Risiken und Meilensteine in Planview AdaptiveWork implementiert, so dass die Projektmanager und Portfoliodirektoren jetzt die Daten, die sie benötigen, an einem Ort haben, um auf Kurs zu bleiben. In 2021 werden wir unsere Meilenstein-Performance zugrunde legen, um unsere Fähigkeit, wie geplant Einnahmen zu generieren, weiter voranzutreiben.
Planview AdaptiveWork hat uns geholfen, eine einheitliche Vorgehensweise zu finden, die die Akzeptanz und die notwendigen Kontrollen gefördert hat. Ohne Benutzerakzeptanz erhalten wir nicht die Daten, die wir benötigen. Daher ist es wichtig, ein Tool zu haben, das weit verbreitet ist.
Welchen Influencern folgen Sie, wer inspiriert Sie?
Warren Buffet
Eine der Personen, die ich seit geraumer Zeit verfolge, ist Warren Buffet. Offensichtlich ist er einer der reichsten Männer der Welt, aber was ich an ihm bewundere, ist sein Pragmatismus. Ich bin sicher, dass er mehr als 1 Häuser besitzt, aber er besitzt und lebt immer noch in demselben Haus, das er in 1982 gekauft hat, und er hat erklärt, dass er sein Vermögen nicht an seine Kinder vererben wird. Er drängt sie, ihren eigenen Weg im Leben zu finden und erfolgreich zu werden. Nun, sie werden von Anfang an den Vorteil von Bildung und Reichtum haben, aber es sind diese bodenständigen Dinge, die ich an ihm mag.
Ich mag auch seine Einstellung zu Steuern. Er ist der Meinung, dass man, wenn man so viel Geld verdient wie er, auch etwas zurückgeben und seinen gerechten Anteil an Steuern zahlen sollte.
MacKenzie Scott
Ein weiteres Beispiel dafür ist MacKenzie Scott, die Ex-Frau von Jeff Bezos. Sie ist jetzt die zweitreichste Frau der Welt und hat sich verpflichtet, den größten Teil ihres Vermögens zu Lebzeiten an gemeinnützige Organisationen zu spenden.
Sharyl Sandberg
Seit kurzem verfolge ich Sharyl Sandberg und ich finde es toll, was sie getan hat, um junge Mädchen und Frauen zu inspirieren. Es ist kein leichter Weg für Frauen. Ich glaube, dies ist immer noch eine Männerwelt und wir müssen härter arbeiten, mehr leisten und mit besserer Qualität liefern, um (vielleicht) als gleichberechtigt angesehen zu werden. Sharyl möchte das für die nächste Generation ändern.
Was sind Ihre Lieblingsstädte oder -länder, die Sie besuchen?
Asia at Large
Ich liebe es, Asien zu besuchen, ohne Ende. Wenn ich in den Ruhestand gehe, würde ich gerne eine längere Zeit, mindestens 3 Monate, auf Tournee gehen. Ich würde zum Beispiel gerne nach Vietnam zurückkehren, und ich war schon mehrmals in Peking und Bangkok, aber es gibt dort noch so viel mehr zu sehen.
Palermo, Italien
Ich liebe auch europäische Städte wie Prag, aber wenn ich nur eine Stadt in Europa auswählen müsste, in die ich wieder zurückkehren würde, wäre es Palermo. In meinen Augen ist es wirklich etwas Besonderes. Es ist so alt! Sizilien hat mehr griechische Ruinen als jeder andere Ort außer Griechenland. Es ist eine Verschmelzung von Menschen, Kultur und wunderbarem Essen. Als Insel im Mittelmeer profitiert sie im Laufe ihrer Geschichte von vielen verschiedenen kulturellen Einflüssen. Ganz zu schweigen davon, wie malerisch die Landschaft ist... Ackerland, Weinberge, Strände und der Ätna, der immer im Hintergrund schwebt.
Boston
So viel ich auch in der Welt herumgekommen bin, meine Heimatstadt Boston, MA steht immer noch auf meiner Liste der Städte, die ich unbedingt besuchen möchte. Ich lebe jetzt in Atlanta, bin also eher ein Tourist als ein Einheimischer. Aber ich liebe die Menschen dort, es fühlt sich einfach wie zu Hause an, wenn ich sie besuche. Das Essen ist fantastisch, und weil es direkt am Meer liegt, bekommen Sie so frische Meeresfrüchte, und niemand macht gebratene Muscheln wie Boston.
Haben Sie einen #1 Tipp, den Sie als professioneller Reisender mit uns teilen möchten?
Oh ja! Wenn Sie Ihr Hauptgepäck aufgeben, nehmen Sie immer ein Handgepäck mit. Ihr Handgepäck sollte immer Ihre Toilettenartikel, einen Schlafanzug und Ersatzkleidung enthalten. Auf diese Weise haben Sie etwas zum Anziehen, falls das aufgegebene Gepäckstück verloren geht, und können ein paar Tage überleben, ohne einkaufen zu müssen. Ich habe es auf die harte Tour gelernt. Es ist auch ein einfacher Trick, für den Sie keine ausgefallenen Listen benötigen oder eine Mitgliedschaft in einem Firmenclub.
