In unserer Blogserie PMO Spotlight versuchen wir, die Person hinter dem Anwendungsfall zu entdecken. Wir bitten sie, ihre einzigartigen Projektmanagement-Hintergründe, Strategien und Perspektiven mit uns zu teilen. In dieser neuesten Ausgabe steht June Stewart, Leiterin der Abteilung Projekt & Ressourcenmanagement bei ITV, im Mittelpunkt.
Lassen Sie uns mit ein paar Hintergrundinformationen zu Ihrer formalen Ausbildung und Ihrer frühen Karriere beginnen.
Ich bin in London aufgewachsen, aber meine Eltern stammen aus Jamaika und sie zogen mit der Familie zurück auf die Insel, als ich mit der High School begann. Es war wirklich sehr idyllisch und ich denke gerne an meine Zeit dort zurück. Ich besuchte die University of the West Indies - Mona in Kingston, wo ich einen Abschluss in reiner & angewandter Chemie erwarb.
Nach der Schule habe ich eine Zeit lang in Jamaika als Chemiker gearbeitet. Manche wissen es vielleicht nicht, aber neben dem Tourismus ist einer der wichtigsten Wirtschaftszweige Jamaikas die Landwirtschaft, die mir als junger Chemiker viele Möglichkeiten bot. Ich habe in der Zuckerindustrie und für das Jamaica Coffee Board gearbeitet. Danach war ich eine Zeit lang in einem Produktions- und Pharmaunternehmen tätig, bevor ich schließlich nach London zurückkehrte.
Wie sind Sie von einer Karriere in der Chemie zum Projektmanagement gekommen?
Als ich nach Großbritannien zurückkam, wollte ich unbedingt meine Karriere in der Chemie fortsetzen, denn das war wirklich meine Leidenschaft. Ich habe an der Universität ein paar Informatikkurse belegt, aber ich muss sagen, dass mir das damals nicht so viel Spaß gemacht hat. Das mag zum Teil daran gelegen haben, dass es eine so "machohafte" Umgebung war, der Computerraum fühlte sich wie ein "Männerclub" an und es gab nur 2 von uns Mädchen in der Klasse. Damals hatte ich also nicht viel Freude am Programmieren und an der Arbeit im technischen Bereich.
Auf der Suche nach einem Job in London stieß ich jedoch auf ein Angebot, bei dem mein Arbeitgeber mir im Rahmen dieser Stelle das Programmieren beibringen würde. Also ergriff ich diese Gelegenheit und begann damit meinen Wechsel zum IT PMO. Ich stellte fest, dass ich tatsächlich Spaß am Programmieren und an der Arbeit mit Computern hatte. Aspekte dieser Arbeit, wie das Arbeiten mit Formeln, das Erstellen, das Lösen von Problemen und das Erlernen einer neuen Sprache, sprechen mich an.
Wenn ich zurückblicke, sehe ich eine gemeinsame Erfahrung zwischen Chemie und Projektmanagement. Die Begeisterung, die ich empfinde, wenn ich verschiedene Teile miteinander kombiniere, um eine neue Lösung für ein Problem zu finden, zeigt sich in beiden Arbeitsbereichen. Einer meiner ersten Jobs als Chemiker war die Arbeit an der Entwicklung neuer Produkte, und der NPD-Prozess ist ein Paradebeispiel für Projektmanagement. Das ist ein direkteres Beispiel dafür, wie mein Chemie-Hintergrund eine solide Grundlage für eine Karriere im Bereich IT PMO bildet.
In der IT-Welt habe ich als "Techie" angefangen, der neue Arbeitsabläufe und interne Systeme entwickelt und gestaltet hat. Sobald ich genug Erfahrung hatte, um ins Management zu wechseln, musste ich eine schwierige Entscheidung treffen. Bleibe ich in der Technik oder wechsle ich in die Teamleitung? Mir gefiel die praktische Arbeit, aber mir wurde klar, dass ich nicht mit den echten Technik-Enthusiasten mithalten konnte, die viel Zeit hatten, ihre Fähigkeiten zu perfektionieren, vor allem, wenn sie eine junge Familie zu versorgen hatten. Also entschied ich mich für meine erste Führungsposition im IT-Projektmanagement und fand eine faszinierende neue Herausforderung in der Arbeit mit und der Führung von Menschen.
Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen bei der Arbeit für die 2012 Olympischen Spiele in London. An welcher Art von Projekten haben Sie für sie gearbeitet?
Zu Beginn von 2011 arbeitete ich in meiner ersten Vertragsposition und sah eine PMO-Stelle für die 2012 Olympischen Spiele. Ich habe mich schnell beworben und konnte in der Nacht vor lauter Aufregung nicht schlafen. Ich hatte bereits eine Menge Erfahrung in der Liefersicherung und im PM-Bereich gesammelt, so dass ich mich auf die Stelle vorbereitet fühlte. Nach einem ersten Telefoninterview (der Leiter des PMO-Teams befand sich noch in Australien und war noch nicht nach London umgezogen), gefolgt von einem zweiten Interview in Canary Wharf, wurde mir die Stelle angeboten!
Ich hatte Glück, denn das PMO-Team wurde in verschiedene "Schauplätze" oder Einsatzgebiete aufgeteilt und ich wurde dem Olympiapark zugewiesen, dem Herzen der Spiele. Ich war der PMO-Lead und habe das Team für den Veranstaltungsort dabei unterstützt, den Park für die Spiele vorzubereiten, was unglaublich war. Jeder Tag war anders und aufregend. Wir konnten direkt mit den Athleten sprechen, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und sie in den Mittelpunkt unserer Arbeit zu stellen.
In der ersten Woche war ich ganz aufgeregt und dachte: "Das will ich wirklich machen!", aber dann hatte ich schnell einen drastischen Moment, in dem ich den schieren Umfang und die Komplexität der Arbeit sah, die wir in einem so kleinen Zeitrahmen erledigen mussten. Mir wurde gesagt, dass dieses überwältigende Gefühl am Anfang normal ist, aber es war trotzdem sehr schockierend, und außerdem wurde uns mitgeteilt, dass es sehr unwahrscheinlich sei, dass wir Karten für die Spiele bekommen würden!
Aber die olympischen Teams sind absolute Profis und arbeiten hart. Also haben wir, wie bei jedem großen Projekt, alles in eine Reihe von Teilen aufgeteilt und uns an die Arbeit gemacht. Der Aufbau der Infrastruktur des Standorts, die Vorbereitung der Testveranstaltungen und anderer Proben, die Vorbereitungen für die Eröffnungszeremonie selbst und dann die Durchführung des ersten Betriebstages. Der Großteil meiner Arbeit im Vorfeld der Spiele bestand darin, einen integrierten Veranstaltungsplan zu erstellen und mit den verschiedenen Elementen wie Konzessionen, Sponsoren, Ticketing, Akkreditierung, Merchandising, Transport usw. zusammenzuarbeiten - die Liste ist endlos!
Während der Spiele wurde ich als Venue Communications Manager für den Olympiapark eingesetzt. Während der Olympischen Spiele und der Paralympics habe ich etwa 100 Freiwillige koordiniert, um sicherzustellen, dass alle Zwischenfälle oder Ereignisse im Park schnell und sicher gehandhabt wurden. Ob es sich um einen Besucher handelte, der einen Krankenwagen benötigte, oder um verlorene Kinder (so viele verlorene Kinder), all diese Angelegenheiten wurden von meinem Team koordiniert.
Wenn Sie nicht arbeiten, was machen Sie in Ihrer Freizeit?
Meine Familie ist der Ort, an dem ich die meiste Zeit verbringe. Ich habe 3 Söhne und 2 Enkel und eine sehr große Großfamilie und wir stehen uns alle sehr nahe. Am liebsten habe ich alle zu Besuch und koche oder backe für sie. Natürlich hat Covid die Zeit, die wir in diesem Jahr miteinander verbringen können, eingeschränkt, aber wir machen das mit FaceTime und Zoom-Anrufen wieder wett. Da kommt mein Chemie-Hintergrund wieder zum Vorschein. Es ist einfach ein tolles Gefühl zu sehen, wie die Familie miteinander umgeht und gemeinsam ein gutes Essen genießt.
Ich reise auch gerne, obwohl es heutzutage schwer ist, neue Orte zu besuchen. Vor den Abriegelungen sind wir als Familie oft nach Jamaika in den Urlaub gefahren. Ich freue mich darauf, wieder zu reisen, wenn sich die Dinge wieder beruhigt haben.
Bitte erzählen Sie uns, wie Sie in den letzten 3 Jahren bei ITV vom Manager bis zum Leiter des Portfolios aufgestiegen sind & Resource Management.
"Ich glaube, dass man vor allem in der Welt des PMOs das liefern muss, was man verspricht.
Nach den Olympischen Spielen war ich wieder einige Zeit als Auftragnehmer tätig, aber schon bald sah ich die Stelle als Delivery Assurance Manager bei ITV. Ich habe während des Vorstellungsgesprächs einige Zeit mit ihnen verbracht und hatte das Gefühl, dass die Rolle perfekt zu mir passt. Das Tempo des Wandels und die Kreativität in der Medien- & Unterhaltungsbranche machen diese Rolle herausfordernd und spannend. Ich arbeite seit 5 Jahren bei ITV und kann sagen, dass ich jeden Tag gerne zur Arbeit komme und immer wieder neue Dinge über die Branche lerne.
Wie ich schon sagte, habe ich als Delivery Assurance Manager angefangen und an einer Vielzahl von Projekten gearbeitet, einige davon klein, andere groß und für die Geschäftsführung sichtbar. Ich bin jetzt Leiterin der Abteilung Portfolio & Resource Management, und mein Team ist dafür verantwortlich, in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung unsere Projektprioritäten festzulegen und dann die Umsetzung dieser Projekte zu unterstützen.
Ich kann ehrlich gesagt nicht sagen, dass ich eine Master-Strategie im Kopf hatte, wenn es um meinen Karriereweg geht. Meine Einstellung zur Arbeit war jedoch immer einfach: Machen Sie die beste Arbeit, die Sie können, wo immer Sie können. Man hört oft den Satz: "Sei zur richtigen Zeit am richtigen Ort, und die Gelegenheiten werden sich von selbst ergeben." Ich glaube, insbesondere in der Welt des PMO, dass "Sie liefern müssen, was Sie versprechen", denn so bauen Sie Ihren Ruf auf. Wenn Sie gute Arbeit leisten und Ihre Arbeit für sich selbst sprechen lassen, werden die Leute das bemerken. Nun möchte ich noch hinzufügen, dass es hilfreich ist, in einer Organisation zu arbeiten, die gute Arbeit belohnt, denn das ist nicht immer der Fall. Mein Rat für junge PMs lautet daher, bei der Wahl des Unternehmens, für das Sie arbeiten, so wählerisch wie möglich zu sein. Versuchen Sie sicherzustellen, dass die Werte des Unternehmens mit Ihren übereinstimmen und dass Sie sich dort entfalten und entwickeln können. Wenn Sie dann das richtige Unternehmen gefunden haben, liefern Sie Ihre beste Arbeit und Sie werden Ihre Chancen bekommen.
Werte sind wichtig für mich, und ich bin besonders stolz auf ITV für ihre Social Purpose Agenda. Einige Beispiele, die mir in den Sinn kommen, sind unsere speziell für Wohltätigkeitsorganisationen erstellten Werbepakete, ITVs positive Unterstützung der Black Lives Matter-Bewegung und die Tatsache, dass ITV alle Mitarbeiter dazu ermutigt, sich jedes Jahr 3 Arbeitstage zu nehmen, um sich ehrenamtlich für Wohltätigkeitsorganisationen zu engagieren. Ich für meinen Teil spende Zeit für eine Organisation namens Your Future, Your Ambition (YFYA). Eine fantastische Organisation, die jungen Menschen Karrierewege in den Bereichen Wissenschaft, Technologie, Ingenieurwesen, Kunst und Mathematik (STEAM) vorstellt. Einer meiner Lieblingstage bei der Arbeit war die Freiwilligenarbeit für ein Demenzpflegeheim im letzten Jahr, wo wir die Kellner & Kellnerinnen für ihr jährliches Weihnachtsessen waren.
Wie hat sich Covid-19 auf Ihr Team und/oder die Art und Weise, wie Sie das Portfolio & verwalten, ausgewirkt?
Vor der Einführung von Covid-19 arbeiteten wir zu Hause nur ad hoc und sicherlich nicht regelmäßig. Dann wurde das gesamte Unternehmen angewiesen, nur dann ins Büro zu kommen, wenn es unbedingt notwendig war. Plötzlich hatten wir ein ganz neues Projekt, das uns bei der Umstellung auf die Arbeit von zu Hause aus helfen sollte. Besondere Erwägungen oder Herausforderungen sind dabei die Kommunikation und die Verfolgung des Status von allem, um dem Management genau zu berichten, wo die Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt stehen und entsprechend zu reagieren.
Was mein Team betrifft, so war es sicherlich anders, als wenn alle die ganze Zeit von zu Hause aus gearbeitet hätten. Ich habe bemerkt, dass es sich auf die Menschen unterschiedlich auswirkt. Manche lieben es und andere sind aus verschiedenen Gründen nicht so begeistert von der Arbeit von zu Hause aus. Als Manager versuche ich also, mich oft bei allen zu melden und für sie da zu sein. Es ist eine Herausforderung, in diesem Szenario ein Team zusammenzuhalten und die Kameradschaft zu bewahren. Deshalb haben wir ein Komitee gegründet, das Ideen für virtuelle Treffen und Geselligkeit außerhalb der Arbeit erforscht und plant. Sie haben Dinge wie regelmäßige Wein- & käseabende, Kürbisschnitzwettbewerbe, an denen sich die Familien beteiligen können, und andere Dinge veranstaltet, um die Moral und die Vernetzung aufrechtzuerhalten.
Welchen Ansatz/Strategie verfolgen Sie bei ITV, um Ressourcen effektiv zu verwalten?
Ein Teil meiner Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass wir unsere Ressourcen optimieren. Heutzutage arbeitet jeder ständig mit begrenzter Zeit und begrenzten Budgets, so dass wir versuchen, das Beste aus unserer Arbeit herauszuholen. Die termingerechte Durchführung von Projekten, die Einhaltung des Budgets und die Erzielung der vom Unternehmen erwarteten Ergebnisse gehören natürlich zum Standard der Aufgaben eines PMOs, aber heutzutage ist dies ein besonderer Schwerpunkt für die gesamte Organisation.
Wir befassen uns auch mit dem Thema Lernen und Entwicklung. Das PMO übernimmt also eine größere Rolle innerhalb der Organisation, und das ist spannend, denn die Mitarbeiterentwicklung trägt zur Mitarbeiterbindung und zur Moral bei, und es ist großartig, dass wir hier strategischer vorgehen. Wir helfen dem Unternehmen bei der Einschätzung, wo es Wissenslücken & Qualifikationslücken gibt, und helfen dann dabei, diese Lücken mit geeigneten Schulungen & anderen Ressourcen zu schließen. Das wurde zwar auch vorher schon gemacht, aber wir bringen jetzt mehr Struktur in den Prozess.
Für mich ist das eine Frage des Vertrauens. Sie müssen sich Zeit nehmen, um Menschen kennen zu lernen und in sie zu investieren. Das ist eine Eigenschaft, die bei ITV von ganz oben kommt. Zu Beginn des Lockdowns hat unser CEO damit begonnen, wöchentliche Vodcasts für die Mitarbeiter zu veranstalten, um ihre Fragen zu beantworten. Ich versuche, die gleiche offene Kommunikation mit meinem Team zu führen, damit ich über ihre Arbeitsbelastung und ihre persönlichen Ziele Bescheid weiß. Wie ich bereits sagte, haben wir alle mehr Arbeit, als wir bewältigen können. Daher ist die Priorisierung der Arbeit, die wir annehmen, von entscheidender Bedeutung für den Erfolg.
Mit Planview AdaptiveWork beginnen wir, das Modul für die Kapazitätsplanung ins Spiel zu bringen, so dass wir, wenn wir mitteilen, wie ausgelastet wir sind, die Daten haben, um Entscheidungen zu treffen. Dies wird uns auch helfen, die Zeit unseres Teams zu optimieren und für zukünftige Projekte weiter vorauszuplanen. Mit diesem Teil fangen wir gerade erst an, also freue ich mich darauf, die Auswirkungen zu sehen.
Was ist Ihre Lieblingsfunktion von Planview AdaptiveWork? Und warum?
Als ich gerade Planview AdaptiveWork bekam, war meine Lieblingsfunktion der "Widget Link". Es ist eine einfache Sache, aber die Tatsache, dass ich einen schnellen Link zu einem beliebigen Arbeitsobjekt mit jedem teilen kann (unabhängig davon, ob er eine Planview AdaptiveWork-Lizenz hat oder nicht), hat uns geholfen, die Arbeit unseres Teams schnell zu vernetzen und zu teilen.
Zum Beispiel braucht mein Direktor nicht unbedingt eine vollständige Planview AdaptiveWork-Lizenz, und während der Besprechungen können wir Planview AdaptiveWork live auf dem großen Bildschirm sehen. Im Nachhinein konnte ich ihm jedoch problemlos das Widget dessen, was in der Sitzung besprochen wurde, zur Verfügung stellen, und wenn er Fragen zu dem Besprochenen hat, stehen ihm die Daten zur weiteren Prüfung zur Verfügung.
Welchen Influencern folgen Sie, wer inspiriert Sie?
Für mich sind es Menschen, die mutig sind. Ich liebe die Geschichten, in denen Menschen ihre Herausforderungen überwinden, was auch immer die Umstände sein mögen.
Michelle Obama
Letztes Jahr hatte ich die Gelegenheit, Michelle Obama in London sprechen zu sehen. Sie ist einer meiner Lieblingsmenschen und hat einen positiven Einfluss auf mich als Person. Es war inspirierend zu hören, wie ihr in ihrer Jugend immer gesagt wurde: "Das kannst du nicht machen... denk nicht einmal daran, dorthin zu gehen... das ist nichts für Leute wie dich." Doch trotz alledem arbeitete sie weiter hart daran, ihre Ziele zu erreichen. Ich erinnere mich, als ich Baracks erstes Buch las, sagte er (und ich paraphrasiere) Wenn Michelle für das Amt des Präsidenten kandidieren würde, wäre sie nicht mehr zu stoppen, sie ist viel qualifizierter als ich. Ich hatte den Eindruck, dass sie eine sachliche Person ist und die Dinge mit einer positiven Einstellung angeht, die inspirierend ist.
Bill Gates
Es geht auch um Menschen, die etwas bewirken wollen. Es mag wie ein Klischee klingen, aber Bill Gates sticht hier hervor. Mit dem Geld, das er bei Microsoft verdient hat, fragt er sich, was er tun kann, um etwas zurückzugeben und zu helfen - vor allem in den Bereichen Gesundheit und Bildung, die für alle zugänglich sein sollten. Die Bill & Melinda Gates Foundation ist ein Vorbild dafür, wie Einzelpersonen viel bewirken können. Die Projekte, die sie durchführen, und die Mittel, die sie zur Unterstützung von Kindern und unterprivilegierten Gemeinden bereitstellen, sind inspirierend.
Mohamed Ali
Ich liebe die Geschichte eines Außenseiters. Diejenigen, die trotz allem den Mut und die Überzeugung haben, sich zu erheben und dem treu zu bleiben, was sie glauben und wer sie sind, inspirieren mich. Mohamed Ali ist ein gutes Beispiel dafür. Ich habe ihn einmal getroffen, ganz zufällig. Ich war eines Tages zum Mittagessen in London und er gab zufällig eine Buchsignierung in der Nähe. Leider hatte ich zu diesem Zeitpunkt kein Geld bei mir, da ich nicht damit gerechnet hatte, an diesem Tag an einer Buchsignierung teilzunehmen. Wir standen also Schlange, um ihn zu sehen, ohne die Absicht, ein Buch signieren zu lassen! Zum Glück ist er gutmütig und hat meine Freunde und mich herzlich begrüßt und auch umarmt!
Unabhängig von Planview AdaptiveWork, wenn ein Kollege Sie um Rat fragen würde, was er beim Kauf einer PPM-Lösung beachten sollte, was würden Sie ihm sagen?
Es geht darum, Ihre Anforderungen zu kennen. Stellen Sie sich zu Beginn diese Fragen: Was genau brauchen Sie & wollen? Was ist das Problem, das Sie zu lösen versuchen? Denn es gibt viele Tools mit vielen Funktionen und es kann schnell unübersichtlich und kompliziert werden, wenn Sie kein klares Bild von Ihrem Problem und der gewünschten Lösung haben. Ich habe vor kurzem eine Studie darüber gesehen, wie viel Geld Unternehmen für Funktionen verschwenden, die sie nicht nutzen, und zwar in den Systemen, die sie kaufen, und der Betrag ist atemberaubend!
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie gründliche Nachforschungen anstellen. Ich hatte das Glück, dass ich mit meiner Suche begann, als Gartner gerade sein PPM-Symposium in London veranstaltete. Also schaute ich mir den Gartner Magic Quadrant an und sprach dann mit den PPM-Anbietern und meldete mich für Demonstrationen an. Ich würde auch anderen, die sich auf diese Reise begeben, empfehlen, die verfügbaren Tools zu nutzen, z. B. Marktforschungsunternehmen und Websites mit Online-Rezensionen sowie Referenzseiten, wo dies möglich ist, um zu sehen, wie die Anbieter abschneiden.
