Das erfuhren wir kürzlich in einem Webinar mit Melinda Ballou, Analystin bei IDC und Autorin des IDC MarketScape: Weltweite Cloud PPM und PPM SaaS 2015-2016 Vendor Assessment , dass die Herausforderungen, denen sich Program Management Offices (PMOs) heute stellen müssen, sich ständig ändern. Der Entwicklung voraus zu sein, hat sich als schwieriger denn je erwiesen, da die Technologie schneller voranschreitet, als die meisten Organisationen sie übernehmen können. Das bedeutet, dass ein PMO oder ein Enterprise PMO (ePMO) ausgereift sein muss, um alle Arbeiten von der Anfrage bis zur Auslieferung zu verfolgen und nachzuverfolgen. das Unternehmen durch ausgereifte Prozesse effizient und wettbewerbsfähig zu halten. Um eine höhere PMO-Reife zu erreichen, müssen jedoch sowohl das PMO als auch das Unternehmen kräftig investieren, und zwar nicht nur in Investitionsgelder, sondern auch in Prozesse, die die Investitionen ergänzen, um den Return on Investment (ROI) von Zeit, Geld, Mitarbeitern und Tools sicherzustellen.
Aktuelle Herausforderungen
Externe Faktoren der sich wandelnden Technologielandschaft von heute (Social, Cloud, Big Data, Analytics) spielen eine große Rolle bei der Auswirkung der PMOs auf die Fähigkeit der Organisation, das Geschäft voranzutreiben. Es bleibt abzuwarten, wie sich diese technologische Entwicklung fortsetzen wird und inwieweit sich das PMO anpassen und den Wandel für einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil nutzen kann. Während sich die meisten Unternehmen an die sich ändernden Anforderungen anpassen können, sind nur wenige in der Lage, sich dem Druck der technologischen Veränderungen zu stellen und der Zeit voraus zu sein, indem sie die Vorteile der neuen Technologie vollständig nutzen. Damit ein PMO skalieren und zukunftssicher sein kann, muss es einen Reifeprozess durchlaufen, der zu wiederholbaren Prozessen führt und kontinuierlich angepasst wird, bis die Prozesse optimiert sind. An diesem Punkt wird Agilität zum System und das Unternehmen kann auf eine Weise agieren, wie es die Konkurrenz nicht kann. Das Unternehmen nutzt das PMO, um wettbewerbsfähiger zu werden, und somit ist das PMO wirklich eine wertschöpfende Einheit - und damit strategischer für das Unternehmen.
Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Ein PMO muss einen gewissen Reifegrad aufweisen, damit es sich als zentrale Geschäftseinheit etablieren und einen wichtigen Beitrag zum Geschäftserfolg leisten kann. Dazu muss das PMO feststellen, wo es derzeit steht und sich vorstellen, wo es hin will, bevor es herausfinden kann, wie es dorthin kommt. Um von einem "ad hoc" PMO, wie Ballou es nennt, zu einem "wiederholbaren" und dann "optimierten" PMO zu werden, muss das PMO zunächst eine Phase durchlaufen, die sie "opportunistisch" nennt. Dies erfordert die Unterstützung des PMO durch die Geschäftsleitung und die Akzeptanz des Prozesses durch die Benutzer. Die Entwicklung eines Governance-Prozesses ist der Beginn des Aufbaus einer Grundlage für ein effektives PMO.
Wissen, wo Sie stehen
In dem Webinar Managing the Complexity of Today's PMO , diskutierte Melinda Ballou den MaturityScape und MarketScape in Bezug auf PMOs in ihrem aktuellen Zustand und ihre Vision für die Zukunft. Die MaturityScape zeigt die Entwicklung von einem PMO mit niedrigem Reifegrad durch die Phasen bis hin zu einem leistungsstarken, reifen PMO. Die verschiedenen Phasen der MaturityScape sind:
Ad Hoc: Man tut sein Bestes - typischerweise häufige Misserfolge, kein Spielraum für die Ausführung)
Opportunistisch: Das PMO ist ein lokales Unternehmen mit wenig Autorität oder Unterstützung durch die Geschäftsführung. Diese Phase ist noch nicht sehr nachhaltig, aber es gibt erste Ansätze für eine integrierte Planung und Budgetierung.
Wiederholbar: Beginnen Sie mit bewährten Praktiken und sehen Sie ein konsistentes Verhalten. Das PMO baut Vertrauen innerhalb der Organisation auf und verfügt über ein Exzellenzzentrum, das von den wichtigsten Stakeholdern akzeptiert wird.
Verwaltet: Diese Stufe erfordert eine automatisch konfigurierbare, datengesteuerte Umgebung, in der das PMO aussagekräftige Metriken sammelt, um die Ergebnisse an das Unternehmen weiterzugeben. Diese Stufe ermöglicht ein höheres Wachstum und eine Skalierung nach oben oder unten, um verschiedene Arten von Projekten unterzubringen. In einem gemanagten PMO ist die Effektivität tief verwurzelt und die Teams beginnen, geschäftliche Innovationen zu meistern, indem sie mobile, soziale und kollaborative Systeme zusammenbringen, die den geschäftlichen Wert steigern.
Optimiert: Die letzte Stufe, die jedes PMO anstreben sollte. Das PMO passt sich kontinuierlich an die geschäftlichen Anforderungen an, reagiert auf den dynamischen Wettbewerbsdruck und ist in der Lage, Fähigkeiten, die in andere Bereiche verlagert werden müssen, schneller zu nutzen. Ein optimiertes PMO versetzt das Unternehmen in die Lage, erfolgreich zu sein, indem es das PMO für einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil einsetzt und es zu einem zentralen Motor für die Weiterentwicklung des Unternehmens macht.
IDC skizziert auch den MarketScape, um vertikale Dimensionen zur Ermittlung der PMO-Effektivität in verschiedenen Bereichen festzulegen. Dazu gehören:
Vision - Geschäftsziele und Governance
Portfolio - Metriken und Priorisierung
Planung - Zeitplanung, Qualität und Änderungskontrolle
Prozesse - Ausführung und Projektmanagement
Menschen - Kultur und Zusammenarbeit
Der Weg nach vorn
Zu wissen, wo Sie stehen, ist immer der erste Teil des Weges, aber Sie müssen auch herausfinden, wo Sie gerne sein möchten und was für Ihr Unternehmen realistisch ist. Anhand der MaturityScape-Matrix können Sie eine Vision davon entwerfen, wo das PMO stehen sollte und in welchen Bereichen es sich kurz- und langfristig verbessern kann. Das Setzen von Zielen und der Aufbau von Vertrauen durch das Einhalten von Verpflichtungen versetzt das PMO in die Lage, sich weiterzuentwickeln, die notwendige Unterstützung der Geschäftsleitung zu erhalten und eine Kultur des Zusammenhalts unter den Benutzern aufzubauen. Die Zentralisierung der Daten in einem einzigen System ermöglicht es dem PMO nicht nur, Transparenz zu schaffen, um Unterstützung zu erhalten, sondern erleichtert auch die Kommunikation und die Verantwortlichkeit durch eine zentrale Datenquelle.
Das Ziel eines jeden PMOs sollte es sein, den Reifegrad zu erhöhen, was zu Optimierung, proaktiver Agilität und einer wertschöpfenden Einheit führt, die das Unternehmen vorantreibt. Um dieses Ziel zu erreichen, muss sich das PMO weiterentwickeln und die einzigartigen Faktoren berücksichtigen, die das Wachstum hemmen, wie z.B. politische Agenden oder kulturelle Stereotypen, und einen Plan erstellen, um diese zu überwinden. Durch die Verknüpfung von Prozess- und Organisationsänderungen mit einer angemessenen PPM-Automatisierung und -Anpassung zur Unterstützung der Änderungen kann das PMO einen viel größeren Erfolg und Reifegrad erreichen.
Während die aktuellen Herausforderungen für viele PMOs eine Bedrohung für die Produktivität und das Erreichen eines höheren Reifegrads darstellen, wird die Landschaft immer schwierig sein und macht die Notwendigkeit eines PMOs nur noch dringlicher. Die Realität der meisten PMOs sieht so aus, dass die Kosten für nicht Prozesse und Governance viel höher sind als die Investitionen für deren Umsetzung.
