Jeden Tag spreche ich mit Menschen, die lernen, wie man Projekte managt, aber nicht mit typischen Projektmanagern, die PMP-zertifiziert sind und einem traditionellen PMO angehören. Es handelt sich dabei um einzigartige Personen, die sich in dieser Rolle wiederfinden - Wissenschaftler, Wirtschaftsprüfer oder Ingenieure, die sich der Herausforderung des Projektmanagements stellen, weil es einfach notwendig ist, auch wenn sie nur wenig oder gar keine Erfahrung haben. Einige werden dazu gezwungen, andere entscheiden sich dafür, ihre Fähigkeiten zu erweitern; aber beide lernen schnell, dass es harte Arbeit ist und mehr sein kann, als sie erwartet haben. Wenn Sie als einer dieser Nicht-Projektmanager ein Projekt leiten, finden Sie hier die Cliffs Notes für den Einstieg von einem erfahrenen Veteranen in diesem Geschäft.
1) Umfang - Machen Sie es ckristallklar
Sobald Sie Einzelheiten über das neue Projekt erhalten haben, sollten Sie sich über den Umfang des Projekts, das erwartete Ergebnis und den Kommunikationsplan im Klaren sein. Treffen Sie sich mit Ihren Stakeholdern, Sponsoren oder internen Kunden, um ein solides Verständnis zu erhalten. Wenn sie zu beschäftigt sind, um sich mit Ihnen zu treffen, könnten Sie sich fragen, wie wichtig diese Arbeit doch ist.
Sie müssen keine formale Projektcharta oder einen Vorschlag verwenden, aber Sie sollten immer dokumentieren, was vereinbart wurde. Das kann so einfach sein wie eine E-Mail nach dem Treffen, in der Sie mitteilen, was besprochen wurde, und dem Gesprächspartner die Möglichkeit geben, etwaige Missverständnisse zu korrigieren. Dies dient als Ihr Projektumfang und sollte von allen beteiligten Parteien verstanden werden. Wenn sich dies ändert, z. B. wenn Sie aufgefordert werden, weitere Leistungen zu erbringen, stellen Sie sicher, dass alle Parteien den Änderungen an der ursprünglichen Vereinbarung zustimmen (auch wenn es nur eine weitere Partei gibt).
2) Es ist eine Zweibahnstraße
Es ist zwar wichtig, dass Sie die Informationen und Anleitungen erhalten, die Sie brauchen, um erfolgreich zu sein, aber ebenso wichtig ist es, dass Sie Ihren Unterstützern und dem Management das geben, was sie brauchen: häufige und regelmäßige Aktualisierungen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erstellung eines Berichts mit Informationen wie den wichtigsten Errungenschaften der Woche, den nächsten Schritten, den anstehenden Meilensteinen und den Risiken/Problemen, auf die Sie achten sollten. Eine andere Möglichkeit ist ein kurzes wöchentliches E-Mail-Update an diejenigen, die Interesse an Ihrem Projekt haben.
Sie fragen sich vielleicht, warum ein Update, wenn sich nichts geändert hat? Selbst ein Projektmanager ohne PMP muss regelmäßig Aktualisierungen vornehmen, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und das Projekt voranzutreiben. Und seien wir ehrlich, Sie müssen sich Gedanken über den Stand des Projekts und die nächsten Schritte machen.
3) Delegieren, um zu liefern
Wenn Sie der Fachexperte sind, ist es verlockend, die Arbeit nicht nur zu verwalten, sondern sie auch selbst zu erledigen. Schließlich sind Sie derjenige, der es am besten und am schnellsten kann, wo ist also das Problem? In Wirklichkeit wird dieser Ansatz einige Probleme für Sie mit sich bringen, die sich leicht vermeiden lassen, wenn Sie Arbeit delegieren. Indem Sie die Arbeit mit einem Team teilen, schaffen Sie ein Gefühl der Gemeinschaft; alle arbeiten auf das gleiche Ziel hin. Außerdem wird die Arbeit schneller und vollständiger erledigt, wenn mehr Leute sie erledigen. Wenn Sie sich die Arbeit teilen, haben Sie mehr Zeit, sich um die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu kümmern und dem Team zu helfen, Hindernisse aus dem Weg zu räumen, wenn sie auftauchen.
4) Nehmen Sie sich Zeit für die Details
Da die Verwaltung dieses Projekts wahrscheinlich nicht Ihre einzige Aufgabe ist, verlieren Sie leicht den Überblick über Kleinigkeiten und bezeichnen es als "gut genug", wenn Sie andere Dinge zu tun haben. Auch wenn Sie sich auf die Einhaltung von Fristen und Budgets konzentrieren, ist es wichtig, auch die Details im Auge zu behalten, die bei der täglichen Arbeit anfallen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Aufmerksamkeit gleichmäßig auf das Endziel und die kleineren Komponenten zu verteilen, wie z.B. sich regelmäßig beim Team zu melden, sicherzustellen, dass es alles hat, was es braucht, um erfolgreich zu sein, und natürlich diese lästigen Statusberichte zu versenden. Wenn Details nicht Ihre Stärke sind, erstellen Sie eine Checkliste, damit Sie nichts übersehen.
5) Machen Sie einen ordentlichen Abschluss
Wenn das Projekt ausläuft, sollten Sie nicht einfach aufgeben! Unmittelbar nachdem Ihr Kunde Ihre Arbeit akzeptiert hat, ist der beste Zeitpunkt für eine Nachbesprechung mit dem Team. Was hat gut funktioniert? Was würden sie beim nächsten Mal gerne anders machen? Dies sind auch Fragen, die Sie Ihrem Kunden stellen sollten, insbesondere wenn Sie in Zukunft wieder mit ihm zusammenarbeiten werden. Haben Sie ihnen mit Ihrem Kommunikationsstil und Ihrer Häufigkeit das gegeben, was sie brauchten?
Feiern Sie inmitten der Auflösung des Teams die gute Arbeit! Kaffee und Donuts für eine Büroparty oder eine E-Mail an den Chef eines jeden Teammitglieds, in der die gute Arbeit des Teams gewürdigt wird, sind beides einfache, aber sinnvolle Möglichkeiten, dem Team für seinen Beitrag zu danken.
Projektmanagement ist eine Kunst, und wie alles andere wird es mit etwas Übung einfacher. Wenn Sie ein paar Versuche brauchen, um es richtig zu machen, ist das normal, also seien Sie nicht zu streng mit sich. Sie müssen selbst herausfinden, welche Methoden für Sie und Ihr Team am besten geeignet sind, aber denken Sie daran, dass es sich um einen Marathon und nicht um einen Sprint handelt. Selbst wenn Sie ein Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich leiten können, gibt es immer noch Raum für Wachstum. Das bedeutet nicht, dass Sie in eine traditionelle Projektmanagerposition wechseln und PMP-zertifiziert werden müssen, sondern eher als Wachstumsmöglichkeit für Ihre berufliche Entwicklung. Die erfolgreichsten Projektmanager sind diejenigen, die Gutes und Schlechtes kommunizieren, die Teammitglieder inspirieren und - was am wichtigsten ist - die gewünschten Ergebnisse konsequent umsetzen.
![Der Wert einer Kombination aus robustem PPM und leichtgewichtiger Arbeitsausführung [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
