Die Erfüllung der sich ständig ändernden Prioritäten innerhalb einer Regierung kann zu inkonsistenten Prozessen, Abteilungen mit eingeschränktem Einblick in die Arbeit und keiner Möglichkeit zur Überwachung von Investitionen führen. Die neuseeländische Regierung wurde, wie viele andere Regierungsbehörden auch, mit der Aufgabe betraut, diese Hindernisse zu überwinden, um Projekt- und Investitionsportfolios zu entwickeln und zu verwalten, damit die Wirtschaft wachsen und allen Bürgern mehr Wohlstand, Sicherheit und Chancen bieten kann. Dieser Blog bietet eine Zusammenfassung der jüngsten Fallstudie und berichtet über die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert waren, ihren Ansatz zur Verbesserung und einige der Vorteile, die nach der Verbesserung der Portfoliomanagement-Prozesse und der Projektausführung realisiert wurden.
Die neuseeländische Regierung Fallstudie
Die neuseeländische Regierung betreut etwa 4,7 Millionen Menschen. Sie beaufsichtigt Angelegenheiten, die das gesamte Land betreffen, während die lokalen Regierungen, bestehend aus Regionalräten und Gebietskörperschaften, die Gemeinden unterstützen. Die Führer der Zentralregierung werden alle drei Jahre durch eine demokratische Abstimmung bestimmt.
Herausforderungen: Unterschiedliche Systeme und Daten mit sich ständig ändernden Initiativen
Wie die meisten Regierungen bestätigen können, kann es eine langwierige Arbeit sein, Projekte durch das System zu schleusen. Daten werden nur selten ausgetauscht und es gibt kaum Zusammenarbeit bei Projekten. Da die Regierungschefs möglicherweise alle drei Jahre wechseln, und wenn sie wechseln, ändern sich die Prioritäten häufig mit ihnen. Langsamere Projekte sind
wurden oft gestoppt oder zumindest erheblich verzögert, was zusätzliche Kosten verursachte und Ressourcen verschlang.
In 2008 erlebte Neuseeland einen bedeutenden Führungswechsel in der Regierung. Die Neuwahlen brachten eine stärkere Konzentration auf die Verwaltung von Infrastrukturen und großen Projektausgaben mit sich, was mit dem Wachstum von Portfolio Management Offices (PMOs) zusammenfiel.
Das Finanzministerium benötigte ein Tool, um die große Anzahl der von ihm verwalteten Projekte besser zu verstehen und zu verfolgen. Eine Vielzahl von Tools wurde von 40 verschiedenen Abteilungen und über 200 Regierungsbehörden verwendet, aber es gab keine Konsistenz oder Integration. "Wir haben erkannt, dass wir etwas Anspruchsvolleres als Tabellenkalkulationen brauchen, um zu verstehen, welche Projekte wir durchführen", sagt Ricky Utting, ehemaliger Manager Investment Management and Asset Performance im Finanzministerium. "Sie können Hunderte von Projekten in Tabellenkalkulationen verwalten, aber das ist sehr mühsam."
Das Finanzministerium war entschlossen, die Kontrolle über das Investitionsportfolio der Regierung zu erlangen - um Investitionen zu überwachen, zu verstehen, welche Investitionsentscheidungen anstehen, Risiken zu identifizieren und zu verwalten und das Portfolio auszugleichen, um sicherzustellen, dass bestimmte Sektoren nicht zu kurz kommen. Ein gemeinsames Tool würde das Verschieben von Daten erleichtern und für die nötige Transparenz in der gesamten Abteilung sorgen. Darüber hinaus könnte eine flexible, skalierbare Lösung eine Struktur bieten, die den Test der Zeit übersteht und einen wertebasierten Rahmen schafft, der die vielen Veränderungen in der Regierung überdauern kann.
Lösung: Eine konsolidierte Ansicht des Portfolios
Nachdem das Ministerium für soziale Entwicklung eine technische Checkliste mit 400 Anforderungen erstellt hatte, wurde Planview Enterprise ausgewählt. "Die Portfolio-Funktionalität von Planview Enterprise ist beeindruckend", sagt Utting. "Kein anderes Produkt ermöglichte uns eine so detaillierte Analyse unseres Portfolios, und wir wussten, dass unsere Tabellenkalkulationen in diesem Bereich völlig ineffektiv waren."
Planview Enterprise automatisiert das, wofür das Finanzministerium bisher Zeit und Ressourcen aufgewendet hat: die manuelle Bearbeitung. Planview Enterprise wird jetzt als gemeinsame Wissensquelle des Ministeriums für seine mehr als 600 bedeutenden Projekte verwendet. "Unser Finanzminister muss über jedes größere Projekt Bescheid wissen", sagt Utting. "Wie andere Länder auch, hat Neuseeland eine Geschichte bedeutender Projektmisserfolge. Je besser die Regierung ihre Projekte versteht und Kontrollen einführt, desto eher können die Minister das Risiko senken.
Heute kann das Finanzministerium aus Planview Enterprise heraus detaillierte Berichte erstellen, z.B. über den Stand der Pipeline, risikobehaftete Bereiche, damit verbundene aktuelle Finanzen und solche, die im nächsten Haushaltszyklus anstehen. Das Schatzamt verwendet die Berichte auch bei der Prüfung einzelner Projekte.
"Planview Enterprise ist von unschätzbarem Wert", so Utting abschließend. "Ohne Planview Enterprise wären wir zurück im finsteren Mittelalter."
Ergebnisse: Eine Lösung, die Portfoliodaten bereitstellt, um Strategien, Programme und Projekte voranzutreiben
Seit der Einführung von Planview Enterprise hat das Finanzministerium:
- Zuverlässige Daten, die es dem Finanzministerium ermöglichen, effektive Investitionsstrategien zum Nutzen der Menschen in Neuseeland zu entwickeln
- Eine einzige Lösung, die über die strategischen Informationen für die Verwaltung und Durchführung der wichtigsten Projekte verfügt
- Die Fähigkeit, Projekte zu priorisieren und Ressourcen zu maximieren, um den Erfolg zu steigern und das Risiko zu minimieren
- Fortschrittliche evidenzbasierte Berichterstattung zur Rechtfertigung von Investitionen und zum Nachweis von Ergebnissen im Vergleich zu den Zielen zur Verbesserung des Entscheidungsprozesses
Ich war wirklich inspiriert von der Geschichte der neuseeländischen Regierung, die es geschafft hat, durch erfolgreiches Portfoliomanagement die Wirtschaft für ihre Bürger wachsen zu lassen und die Prioritäten der Ministerien zu erfüllen - ich hoffe, Sie waren es auch. Hier ist ein Link zur vollständigen Fallstudie im PDF-Format.
